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| ERP OnDemand - Mietsoftware für Unternehmen | |
* Nicht in allen Versionen
Collmex plus und Collmex pro umfassen als kaufmännische Komplettpakte die Bereiche Verkauf, Warenwirtschaft und Buchhaltung.
Collmex plus deckt die Branchen Dienstleistung, Handel und Handwerk ab, während Collmex pro mit seinem integrierten Produktionsmodul auch für kleinere Hersteller geeignet ist.
Collmex plus ist für Einzelunternehmer ausgelegt. Collmex pro dagegen eignet sich für Firmen mit mehreren Mitarbeitern. Die uneingeschränkte Mehrbenutzerfähigkeit von Collmex pro erlaubt das gleichzeitige Arbeiten von bis zu 10 Benutzern, das Bestellen über den integrierten Shop sowie die parallele Nutzung des Collmex API.
Die Software zeichnet sich durch übersichtliche Dialoge, eine praxisgerechte Benutzerführung sowie eine intuitiv bedienbare Oberfläche aus. Für eine maximale Zeitersparnis wurden alle Programmteile voll integriert und greifen ohne Schnittstellen ineinander.
Nachdem Sie den Testzugang angefordert haben, erhalten Sie direkt per E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten bestehend aus Ihrer Kundennummer, der Benutzernummer für den Hauptbenutzer und das zugehörige Kennwort. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um sich am Programm anzumelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie aus Sicherheitsgründen das Kennwort ändern unter Verwaltung → Eigenes Kennwort ändern. Beachten Sie, dass der Benutzername des Hauptbenutzers nicht geändert werden kann. Das Anlegen von Benutzern mit frei wählbarem Benutzernamen ist möglich in den Mehrbenutzerversionen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro.
Sie können das Programm 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren prüfen. Die Daten, die Sie in dieser Zeit eingeben, bleiben nach Ablauf der Testphase erhalten. Das heißt, Sie können gleich von Beginn an produktiv arbeiten.
Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden, aktivieren Sie den Dauerzugang über den Link in der Menüleiste. Es spielt dabei keine Rolle, wann Sie den Dauerzugang aktivieren. Die ersten 30 Tage sind auf jeden Fall kostenfrei. Wenn Sie den Dauerzugang während der Testphase nicht aktivieren, bleiben die Daten noch zwei Monate erhalten bevor sie gelöscht werden.
Wenn Sie eine andere Version testen möchten, wechseln Sie die Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
Zum Löschen Ihrer Testdaten verwenden Sie die Funktion Verwaltung → Daten → Daten löschen.
Siehe auch: Kennwort ändern, Daten löschen, Version
Dies sind alle wichtigen Bedienelemente im Programm:
| Element | Funktion |
|---|---|
| 1. Schaltflächen | Durch Klicken auf die Schaltfläche wird die Aktion ohne weitere Rückfrage ausgeführt (z.B. Beim Klick auf die Schaltfläche 'Speichern' werden die Eingaben gespeichert). |
| 2. Link | Beim Klick auf einen Link wird zu der Funktion gesprungen, ohne dass Änderungen in den Feldern übernommen wurden. Die Links ermöglichen die Navigation innerhalb des Programms. |
| 3. Reiter | Umfangreiche Funktionen wurden auf mehrere Seiten aufgeteilt. Über die Reiter gelangen Sie zu den verschiedenen Seiten. |
| 4. Eingabefeld | Hier geben Sie Text oder Zahlen ein. Einige Felder verfügen zur Erleichterung der Eingabe über eine Suchfunktion. |
| 5. Auswahlfeld | Beim Klick auf den Pfeil wird eine Liste angezeigt, aus der Sie die gewünschte Option auswählen können. |
| 6. Kontrollfeld | Beim Klick auf dieses Feld wird eine Option ein- oder ausgeschaltet. |
| 7. Suchfunktion | Wenn Sie auf das kleine Fernglas klicken, öffnet sich ein Fenster mit der Eingabemaske für die Suche. |
| 8. Statusinformation | Sind Mussfelder nicht ausgefüllt, erscheint ein entsprechender Hinweis als roter Text. Ist das Dokument in Ordnung, erscheint 'Ok'. |
Um ein neues Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen dann Link im neuen Fenster öffnen. Der Text kann je nach Browser etwas variieren. Auf die gleiche Art öffnen Sie auch einen neuen Tab-Reiter im Browser. Sie können beliebig viele Fenster oder Tab-Reiter öffnen.
Im Verkauf verwalten Sie Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen:
| Warenkorb, Angebot |  | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
 | 
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Für Warenlieferungen verwenden Sie Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Beim Anlegen von Angebot, Kundenaufträge, Lieferung, Rechnung und Gutschrift werden die Daten aus dem Vorgänger-Dokument oder den Produkten und dem Kunden in das Dokument übernommen. So müssen die Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
| Siehe auch: | Verkaufsdokumente, Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Rechnungen, Projekte, Adressverwaltung, Produkte, Kunden |
Alle Verkaufsdokumente (Angebot*, Kundenauftrag*, Rechnung, Lieferung*) können Sie entweder auf Basis zuvor angelegter Produkte erstellen oder Sie erfassen die einzelnen Positionen manuell. Die manuelle Erfassung ist dann sinnvoll, wenn eine Ware oder eine Dienstleistung einmalig verkauft wird. Damit vergrößern Sie nicht unnötig den Produktstamm.
| Siehe auch: | Verkauf |
* Nicht in allen Versionen
Damit in den Verkaufsdokumenten für Ihre ausländischen Kunden die Besteuerung, Kennzeichnung und Buchung* korrekt erfolgt, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen auch die Ausführungen in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Waren
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | mit Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: steuerfrei ohne Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt: 7/19% | 7/19% | steuerfrei | steuerfrei |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Ware Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Produktart ist Ware Kunde bzw. Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) |
Sonstige Leistungen
- Leistung nach §3a Abs 2 (z.B. Bauleistungen, künstlerischen Tätigkeiten)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar | je nach Ort der Leistungserbringung 7/19% oder nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Leistung nach §3a Abs 3/4 (z.B. Ingenieure, Datenverarbeitung)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | nicht steuerbar | 7/19% | nicht steuerbar | nicht steuerbar |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Umsatzsteuer-ID ist beim Kunden hinterlegt Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist innerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist innerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
Produktart ist Dienstleistung Kunde ist außerhalb der EU (Feld Land) Lieferadresse ist außerhalb der EU (Feld Land) falls abweichend vom Kunden |
- Andere sonst. Leistungen gelten als am Firmensitz ausgeführt (§3a Abs 1)
| Firmenkunde EU | Privatkunde EU | Firmenkunde Drittland | Privatkunde Drittland | |
|---|---|---|---|---|
| Steuer | 7/19% | 7/19% | 7/19% | 7/19% |
| Voraussetzungen |
Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) | Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) | Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) | Produktart ist Dienstleistung Land bei der Lieferadresse ist DeutschLand (DE) |
Siehe auch: Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente
* Nicht in allen Versionen
Bei Positionen mit den Typen Text und Summe werden die Positionsnummern in der Pdf-Datei nicht mit ausgegeben. Um eine unvollständige Nummerierung zu verhindern, nummerieren Sie in 10er-Schritten (10, 20, 30) und verwenden für die Typen Text und Summe die dazwischen liegenden Zahlen (31, 32 ..):
In der Nummervergabe können Sie einstellen, dass die Positionsnummerierung immer in 10er-Schritten erfolgen soll.
Siehe auch: Verkaufsdokumente, Nummervergabe
Im Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu vergeben:
Rabattgruppen*: Sie legen eine oder mehrere Rabattgruppen an und können diese dann den verschiedenen Kunden (z.B. 10 % für Stammkunden und 3 % für Barzahler) zuordnen. Der Vorteil: Wenn sich an der Rabattierung etwas ändert, nehmen Sie die Änderung nur in der Rabattgruppe vor und nicht bei jedem Kunden.
Einzelrabatt auf Positionsebene: Sie können (zusätzlich) jede Position einzeln rabattieren. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung gesondert rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Schlussrabatt auf die gesamte Rechnung: Den Schlussrabatt verwenden Sie, wenn Sie nicht generell, sondern nur eine bestimmte Rechnung rabattieren möchten (Reiter Verkauf).
Damit der Rabatt im Verkaufsdokument als Prozentsatz angezeigt wird, fügen Sie in das Verkaufsdokument die Spalte Rabatt.
Siehe auch: Rabattgruppen, Verkaufsdokumente
*Nicht in allen Versionen
Mit einem Angebot reagieren Sie auf die Anfrage eines Kunden und legen die Bedingungen fest, unter denen Sie bereit sind Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen.
Angebote werden über einen Kundenauftrag zur Lieferung und Rechnung weitergeführt:
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Üblicherweise werden die Angebote in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Ein Angebot kann später in eine Rechnung überführt werden. Kundenaufträge bzw. Auftragsbestätigungen, die normalerweise das Nachfolgedokument eines Angebots darstellen, sind in den Basic-Versionen und dier Light-Version nicht verfügbar. Wenn Sie diese Dokumente benötigen, wechseln Sie auf eine Plus- oder die Pro-Version unter Verwaltung → Vertrag → Version.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Verkaufsdokumente, Angebot anlegen, Angebot bearbeiten, Angebot senden*, Wikipedia: Angebot |
* Nicht in allen Versionen
Zum Anlegen eines Angebots füllen Sie die Felder aus und klicken auf Angebot anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot anlegen | Das Angebot wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Angebot bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Angebot weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für das Angebot. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer des Kunden, für den das Angebot angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Kopieren von Angebot | Um ein Angebot zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Angebot übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten, Verkaufsdokumente, Nummernvergabe
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Angebot wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Angebotsnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot | Angebotsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Angebot. |
| Noch offene | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Angeboten suchen,
|
| Kunde | Kundennummer. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Angebotsdatum von ... Angebotsdatum bis | Wenn Sie nur nach Angeboten aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Angebots- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Angebote, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Angebote anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Einführung Angebote
*Nicht in allen Versionen
Die Angebotsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde, an den das Angebot gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Angebotsdatum | Das Angebotsdatum erscheint im Ausdruck des Angebots. |
| Angebotstext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Angebot". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten
Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas  . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern.In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
| Firma | Absender des Angebots. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des
Angebots vom Kunden übernommen. Sie erscheinen im gedruckten Angebot nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp Angebot aktiviert haben unter Druckausgabe → Dokument-Einstellungen. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Angebotsposition gemeint. |
| → Normal | Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und -
falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
|
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Hiermit können Sie zwischen den Angebotspositionen einen Text einfügen. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| → Alternativ | Alternativ-Positionen werden zwar mit Preis angezeigt, sie fliessen aber in eine Zwischen- und in die Endsumme nicht mit ein. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
 Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Angebotes vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann im Angebot geändert werden. |
| Schluss-Rabatt | Der Rabatt gilt für alle Positionen und wird entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der das Angebot erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. |
| Gelöscht | Um das Angebot zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Das Angebot wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache* | Wählen Sie die Sprache aus, in der das Angebot gedruckt werden soll. |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, werden beim Drucken die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende des Angebot (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
* Nicht in allen Versionen
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferdatum | Zur Information für den Kunden. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | In den Versandarten legen Sie fest wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis
Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.
Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners wird beim Anlegen des Angebots dann automatisch übernommen. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details
Nicht in allen Versionen
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. |
| Typ | Positionstyp |
| → Normal | Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. |
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben. |
| → Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Produktnummer |
| Produktart | Damit im Angebot Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche
Lieferung) korrekt ausgewiesen werden, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Baudienstleister"). |
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis
enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis ein. |
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). |
| Menge | Menge der Produkte |
| Einheit | Mengeneinheit |
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis oder den vom Produktstamm abweichenden Preis ein. |
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Rabatt oden vom Kundenstamm abweichenden Rabatt in Prozent ein. |
Siehe auch: Einführung Angebote, Verkausdokumente für ausländische Kunden, Angebot bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um das Angebot an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Emailadresse der Firma und die des aktuell angemeldeten Benutzers. (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
Siehe auch: Einführung Angebot, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
Beauftragt Sie ein Kunde Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen, legen Sie dafür einen Kundenauftrag an. Dem Kundenauftrag kann ein Angebot vorangegangen sein, muss aber nicht. Rechtlich entspricht der Kundenauftrag einem Kaufvertrag.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Für einen Kundenauftrag besteht die Möglichkeit, eine Auftragsbestätigung im PDF-Format zu erzeugen. Sofern dies erforderlich ist, werden die Auftragsbestätigungen üblicherweise in Papierform oder als PDF-Datei an den Kunden übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Ein Kundenauftrag kann in eine Rechnung überführt werden. Für Waren stellt der Kundenauftrag die Basis für die Lieferung dar.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Kundenauftrag anlegen, Kundenauftrag bearbeiten, Auftragsbestätigung senden, Kundenauftrag mit Vorkasse, Wikipedia: Kaufvertrag |
Bei Kundenaufträgen mit Zahlungsbedingung Vorkasse bezahlt der Kunde vor der Lieferung. Vorkasse ist ein Spezialfall einer Anzahlung, wobei der volle Betrag angezahlt wird.
Sowohl bei Vorkasse als auch bei einer Anzahlung wird die Umsatzsteuer schon bei Erhalt der Zahlung fällig, und muss entsprechend als Anzahlung gebucht werden unter Belege buchen → Kunden → Anzahlung von Kunde.
Beim Buchen der Anzahlung zu einem Vorkasse-Kundenauftrag ordnen Sie der Anzahlung den Kundenauftrag zu. Der Kundenauftrag ändert damit seinen Status in 'Vorkasse bezahlt' und wird automatisch frei gegeben für die Belieferung unter Lieferung → Fällige anlegen*. So wird sicher gestellt, dass nur bezahlte Kundenaufträge beliefert werden.
Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, werden die Auftragsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.
| Kundenauftrag | | 2. Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
| |
| ||||
| 1. Anzahlung | | 3. Rechnung | | ggfs. offener Posten über Differenz | | Mahnung, Zahlungseingang oder Zahlungsausgang |
In der Buchhaltung stellt eine Anzahlung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dar. Nachdem Sie geliefert und die Rechnung angelegt haben, wählen Sie in der Rechnung die vom Kunden geleistete Anzahlung unter Anzahlungen aus. Mit dem Buchen der Rechnung wird die Verbindlichkeit dann wieder aufgelöst.
Hat der Kunde mehr angezahlt, als in der Rechnung berechnet, wird der Endbetrag der Rechnung negativ. Nach dem Buchen der Rechnung bleibt eine Verbindlichkeit übrig, die über eine Zahlung ausgeglichen werden kann.
Die Zahlungsbedingung Paypal ist eine Sonderform von Vorkasse. Bezahlt der Kunde nach einem Kauf im Collmex shop* über Paypal, erfolgt die Buchung der Anzahlung automatisch über die Paypal IPN. Beim Anlegen von Kundenaufträgen zu eBay-Verkäufen* werden Paypal-Zahlungen ebenfalls automatisch gebucht, sofern der Käufer die Zahlung über die eBay-Kaufabwicklung auslöst. Wenn Sie den Collmex shop* oder die eBay-Schnittstelle* nicht verwenden, muss die Anzahlung dagegen manuell gebucht werden (s.o.).
Benötigt der Kunde schon für die Vorkasse eine Rechnung, legen Sie zum Verwalten der Anzahlung eine Abschlagsrechnung an (s. Rechnungsarten → Abschlagsrechnung).
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge
* Nicht in allen Versionen
Zum Anlegen eines Kundenauftrags füllen Sie die Felder aus und klicken auf Kundenauftrag anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenauftrag anlegen | Der Kundenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kundenauftrag weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Kundenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie einen Kundenauftrag für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie den Kundenauftrag anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie den Kundenauftrag erfasst haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer des Kunden, für den der Kundenauftrag angelegt werden soll. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Angebot | Bezieht sich der Kundenauftrag auf ein Angebot, geben Sie in das Feld Angebot die Nummer des Angebots ein. Die Daten werden dann aus dem Angebot übernommen und der Kundenauftrag mit dem Angebot verknüpft. |
| Kopieren von Kundenauftrag | Um ein Kundenauftrag zu kopieren, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein, das kopiert werden soll. Beachten Sie, dass beim Kopieren der Kunde nicht aus dem Kundenauftrag übernommen wird, sondern in das Eingabe-Feld eingetragen werden muss. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten, Nummernvergabe
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kundenauftrag wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundenauftragsnummer klicken.
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenauftrag | Auftragsnummer. Zur Suche nach einem einzelnen Kundenauftrag. |
| Noch nicht |
Optionen:
|
| Nur offene | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nach Kundenaufträgen suchen, die noch nicht komplett abgerechnet sind. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Kundenaufträgen gesucht. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Auftragsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Kundenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Liefertermin von ... bis | Es werden nur Kundenaufträge gefunden, bei denen mindestens eine Position in den angegebenen Lieferzeitraum fällt. |
| AuftragsNr. beim Kunden | Bestell- oder Lieferantenauftragsnummer des Kunden. Die Nummer, unter der bei Ihrem Kunden der Auftrag geführt wird. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie in der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Kundenaufträge die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Kundenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge
* Nicht in allen Versionen
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status |
Folgende Stati sind möglich:
|
| Kunde | Der beauftragende Kunde. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Auftragsdatum | Tag der Auftragserteilung. |
| Firma | Ihre Firma als Auftragnehmer. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen des Kundenauftrags vom Vorgängerdokument übernommen oder vom Kunden, falls kein Vorgänger existiert. Sie erscheinen im gedruckten Kundenauftrag nur, wenn Sie dies für den Auftragstyp 'Kundenauftrag' aktiviert haben unter Verwaltung → Einstellungen Druck. Für Kundenaufträge mit Zahlungsbedingung Vorkasse oder Paypal s. Kundenauftrag mit Vorkasse |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Auftragsposition gemeint. |
| → Normal | Möglichkeit 1: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Möglichkeit 2: Kommt zur Anwendung, wenn ein Produkt nicht im Produktstamm hinterlegt ist:
|
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Hiermit können Sie zwischen den Auftragspositionen einen Text einfügen. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → ändern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → ändern). |
| Liefertermin | Zur Information für den Kunden. Wird in die Rechnung übernommen. Collmex pro: Ist relevant für das automatische Anlegen von Lieferungen (Warenwirtschaft → Lieferung → Fällige anlegen) und, wenn der Mindestbestand unterschritten wird, für das automatische Anlegen von Lieferantenaufträgen (Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen) |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| AuftragsNr b. Kunde | Auftragsnummer bei Kunde: Legt der Kunde in seinem System einen Lieferanten-Auftrag an, wird diese Nummer hier hinterlegt. |
| Rabattgruppe | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen des Auftrags vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann geändert werden. |
| Schluss-Rabatt | Der Rabatt gilt für alle Positionen und wird entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Kundenauftrag erstellt werden soll. Um das richtige Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie den Kundenauftrag zu einem Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Angebot übernommen, damit im Auftrag dieselben Preise ermittelt werden wie im Angebot. |
| Gelöscht | Um den Kundenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Kundenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. |
| Abgesagt am | Tragen Sie das Datum ein, an dem der Kunde den Auftrag abgesagt hat. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der der Kundenauftrag gedruckt werden soll. |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, werden beim Drucken die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Bestätigungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Er erscheint unter dem Titel "Kundenauftrag". Sie können ihn entweder manuell eingeben
oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung →
Textbaustein
können Sie Textbausteine anlegen und ändern..
Neben eigenen Textbausteinen können Sie auch variable Textbausteine verwenden. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende der Kundenauftrag (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Versandkosten | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch eingefügt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite. |
| Versandkosten manuell | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart | In den Versandarten legen Sie fest wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis
Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.
Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden. |
| Nachnahme-Gebühr | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck. Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Angebot übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. |
| Typ | Positionstyp |
| → Normal | Mit Produkt: Sie geben die Produktnummer und die Menge an. Es werden die Daten aus dem Produktstamm und - falls
vorhanden - aus der Kundenvereinbarung übernommen. Ohne Produkt: Wenn Sie eine Rechnungsposition erfassen, bei der Sie nicht auf Produktdaten zurückgreifen, geht das Programm davon aus, dass es sich um ein Produkt mit 19 % Umsatzsteuer handelt. EINGABE
Wenn Sie Dienstleistungen ins Ausland berechnen, müssen Sie deshalb entweder auf ein vorhandenes Produkt mit der Produktart Dienstleistung zurückgreifen, bei dem Sie in der Rechnung Bezeichnung und Preis ändern oder Sie legen ein neues Produkt an. |
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben. |
| → Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Produktnummer |
| Produktart | Damit die Rechnungen bei der automatischen Buchung korrekt gebucht werden können, muss dem Produkt eine Produktart
zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Baudienstleister"). |
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis
enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. |
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). |
| Lieferrelevant | Wenn markiert, wird die Kundenauftragsposition in Lieferungen übernommen. |
| Menge | Menge der Produkte |
| Einheit | Mengeneinheit |
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis oder den vom Produktstamm abweichenden Preis ein. |
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Rabatt oden vom Kundenstamm abweichenden Rabatt in Prozent ein. |
Siehe auch: Einführung Kundenaufträge, Kundenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Auftragsbestätigung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Emailadresse der Firma und die des aktuell angemeldeten Benutzers. (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
Siehe auch: Einführung Kundenauftrag, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
Eine Rechnung ist eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder Dienstleistung. Sie enthält Angaben über die Leistung (Produkt, Beschreibung, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse) sowie über den Kunden.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Bei Warenlieferungen geht der Rechnung normalerweise ein Kundenauftrag sowie eine Lieferung voraus. Bei Projekt-Rechnungen dagegen erfolgt die Abrechnung auf Basis der eingegebenen Tätigkeiten. Mit der periodischen Rechnung erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen für Abo- oder Wartungsverträge.
Der Gesetzgeber stellt gewisse Anforderungen an die in der Rechnung enthaltenen Angaben. Das Programm stellt sicher, dass diese Angaben auf den Rechnungen enthalten sind.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Rechnung anlegen, Rechnungsarten, Rechnung bearbeiten, Rechnung senden*, Abrechnungslauf*, Sammelausgabe*, Umsatzlisten*,Wikipedia: Rechnung |
* Nicht in allen Versionen
Im Programm stehen Ihnen mehrere Rechnungsarten zur Verfügung.
Reguläre Rechnung.
Mit Hilfe einer Gutschrift erstatten Sie einen bereits erhaltenen Betrag zurück (z.B. bei Reklamation). Bei der Buchung* wird eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt, die Sie z.B. über das integrierte Online-Banking* bezahlen können.
| Kundenauftrag | | Gutschrift | | Offener Posten | | Zahlungsausgang |
Hat der Kunde dagegen noch nicht gezahlt, erstellen Sie keine Gutschrift sondern korrigieren die existierende Rechnung und lassen dem Kunden diese zukommen. Der Kunde muss dann nur noch die korrigierte Rechnung bezahlen.
Die Retourengutschrift verwenden Sie, wenn ein Kunde bereits bezahlte Ware zurückschickt. Wie bei der normalen Gutschrift, wird bei der Buchung* eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erzeugt. Zusätzlich wird bei Buchung der Retourengutschrift jedoch der Lagerbestand erhöht (Wareneingang). Wenn Sie keinen Lagerbestand verwalten, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsart Gutschrift.
Eine Barverkaufs-Rechnung verwenden Sie für Verkäufe, bei denen der Kunde die Ware direkt mitnimmt und bezahlt. Die Buchung* der Rechnung erfolgt bei Zahlungsbedingung Bar auf das Konto Kasse, der Warenbestand wird automatisch reduziert. Das Anlegen einer Lieferung sowie das Verwalten des offenen Postens entfällt.
Mit der Abschlagsrechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, ein Anzahlung zu leisten. Abschlagsrechnungen erscheinen unter einem eigenen Punkt in der Offenen-Posten-Liste und können auch angemahnt werden.
| Abschlagsrechnung | | Offener Posten | | Mahnung | ||
|
| ||||||
| 1. | Anzahlung | |||||
|
| ||||||
| Kundenauftrag, Lieferung | 2. | Rechnung | | Offener Posten über Rest | | Mahnung, Zahlungseingang |
Vorgehensweise
Bei Collmex rechnung plus: Erfassen Sie den Zahlungseingang unter Verkauf → Offene Posten + M... → Zahlungseingang verwalten.
| Siehe auch: | Verkauf, Verkaufsdokumente, Rechnungen |
*Nicht in allen Versionen
Mit Hilfe der periodischen Rechnung erzeugen Sie wiederkehrende Rechnungen z.B. für Abo- oder Wartungsverträge. Die Stammdaten für die periodische Rechnung hinterlegen Sie unter Kunde → Verkauf. Die Rechnungen selbst legen Sie über den Abrechnungslauf an.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Verkauf
* Nicht in allen Versionen
Hier können Sie nach den unter Kunde → Verkauf hinterlegten Abos, Wartungs- und Service-Verträgen u.ä. suchen. Bereits erstellte Rechnungen zu diesen Verträgen finden Sie unter Verkauf → Rechnung → Anzeigen und ändern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr. | Kundennummer, wenn Sie nach der oder den periodischen Rechnungen eines einzelnen Kunden suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, wenn Sie nur nach einem bestimmten Produkt suchen möchten. |
| Nur aktuell gültige | Ist das Feld aktiviert, werden nur die angezeigt, die momentan gültig sind. |
| Nächste Rechnung von ... bis | Periodische Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum |
| Sortieren nach | Ergebnisliste kann sortiert werden nach Kunde, Produkt oder dem Datum der nächsten Rechnung. |
Siehe auch: Periodische Rechnung, Kunde: Verkauf
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Rechnung, Gutschrift, Barrechnung*, Abschlagsrechnung* oder Retourengutschrift* an. Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Rechnung → Abrechnungslauf*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungen anlegen | Die Rechnungen wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Rechnung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Rechnung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Rechnung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Neuen Kunde anlegen | Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen möchten, klicken Sie zuerst auf diese Schaltfläche, bevor Sie die Rechnung anlegen. Sie können den Kunden dann auch erst ergänzen, nachdem Sie die Rechnung erfasst haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungsart | Ist eine Rechnung anlegt, kann die Rechnungsart nicht mehr geändert werden. Mehr Informationen zu Rechnungsarten. |
| Kunde | Kundennummer. Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Kunden anlegen. |
| Für Auftrag* | Soll ein Kundenauftrag abgerechnet werden, geben Sie hier die Nummer des Kundenauftrags ein. Der Inhalt des Kundenauftrags wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Nur offene Positionen* | Wenn das Feld aktiviert ist, werden nur die Positionen des Kundenauftrags berechnet, die bereits geliefert, aber noch nicht berechnet worden sind. |
| Basiert auf Angebot | Wenn Sie die Rechnung aus einem Angebot erstellen möchten, geben Sie hier die Nummer des Angebots ein. Der Inhalt des Angebots wird dann in die Rechnung kopiert und kann bei Bedarf verändert werden. |
| Kopieren von Rechnung | Geben Sie die Nummer der Rechnung ein, die Sie kopieren möchten |
| Projekt, Datum von, Datum bis* | Projekt mit Abrechnungszeitraum. Beim Anlegen der Rechnung werden die rechnungsrelevanten Tätigkeiten und Reisen für das Projekt ermittelt und in die Rechnung eingefügt. Die Rechnung erhält einen Tätigkeitsnachweis als Anhang, sofern dies unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen ausgewählt ist.
Haben Sie Tätigkeiten oder Reisekosten für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfasst, legen Sie keine neue Rechnung an, sondern aktualisieren Sie die bestehende in der Rechnung unter Verkauf → Rechnungspositionen neu ermitteln. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten, Nummernvergabe
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Rechnung wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Rechnungsnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung | Rechnungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Rechnung. |
| Rechnungsart | Wählen Sie eine Option aus, wenn Sie nur nach einer bestimmten Rechnungsart suchen möchten. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Rechnungen/Gutschriften gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Rechnungsdatum von ... Rechnungsdatum bis | Wenn Sie nur nach Rechnungen/Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die von einem bestimmten Mitarbeiter angelegt oder geändert worden sind. |
| Text | Sucht nach Worten im Rechnungs- oder Schlusstext. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Projekt* | Projektnummer. Selektiert Rechnungen/Gutschriften zu dem ausgewählten Projekt. |
| Noch nicht gebucht* | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur solche Rechnungen/Gutschriften suchen möchten, die noch nicht gebucht wurden. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Rechnungen/Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Sortierung | Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Rechnungen
* Nicht in allen Versionen
Die Rechnungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Verrechnen mit* | Nur bei Gutschriften und offenen Rechnungen für den Kunden. Ist die Gutschrift noch nicht gebucht, wählen Sie hier optional einen offenen Posten aus, gegen den die Gutschrift verrechnet werden soll. |
| Kunde | Rechnungsadresse, Zahlungsbedingungen und Preise aus Kundenvereinbarungen werden übernommen. |
| Rechnungsdatum | Tag der Rechnungsstellung. Erscheint in der Rechnung. Daraus ergibt sich in Zusammenhang mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsziel. |
| Rechnungstext | Hier können Sie einen eigenen Text eingeben. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbausteine können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Firma | Absender der Rechnung. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder vom Vorgängerdokument übernommen. Sie können in der Rechnung geändert werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
* Um die Rechnung/Gutschrift in die Buchhaltung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Möchten Sie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnungen verrechnen, wählen Sie zuvor die Rechnung im Feld Verrechnen mit aus. Über den Link Buchen gelangen Sie in die Buchungsmaske und können bei Bedarf abweichende Konten bebuchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Typ | Damit ist die Art der Rechnungsposition gemeint. |
| → Normal | Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. |
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet. Eingabe von Produktnummer usw. sind nicht möglich |
| → Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Wert | Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Verkauf, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Rabattgruppe* | Die Rabattgruppe bestimmt den gewährten Rabatt. Sie wird beim Anlegen der Rechnung vom Kunden oder Vorgängerdokument kopiert und kann in der Rechnung geändert werden. |
| Schluss-Rabatt | Der Rabatt gilt für alle Positionen und wird entsprechend beim Druck im Summen-Abschnitt ausgewiesen. |
| Rabatt-Grund* | Der Rabatt-Grund (z.B. Rabatt für Vorkasse) wird beim Druck mit ausgegeben. |
| Anzahlung ... %
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Wenn ein bestimmter Prozentsatz der Rechnung bezahlt werden soll, geben Sie hier den Prozentsatz ein. |
| Anzahlungsbetrag
(nur für Abschlagsrechnungen)* | Soll ein fester Betrag angezahlt werden, geben Sie in dieses Feld den Bruttobetrag ein. |
| Währung* | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Rechnung erstellt werden soll. Um das richtige
Kürzel zu finden, klicken Sie auf das Fernglas.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Preisgruppe* | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise gelten. |
| Preisdatum* | Mit diesem Datum werden die Preise aus dem Produkt ermittelt und die Währung umgerechnet. Wenn Sie die Rechnung für einen Kundenauftrag oder ein Angebot angelegt haben, wird das Preisdatum aus dem Vorgänger-Dokument übernommen, damit in der Rechnung dieselben Preise ermittelt werden wie im Vorgänger-Dokument. |
| Projekt* | Wenn für einen bestimmten Zeitraum bereits eine Rechnung angelegt wurde und später für denselben Zeitraum noch Tätigkeiten oder Reisen nacherfasst wurden oder der Abrechnungszeitraum verändert werden soll, können Sie die bestehende Rechnung aktualisieren, indem Sie eventuell den Abrechnungszeitraum verändern und dann auf die Schaltfläche Rechnungspositionen neu ermitteln klicken. |
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Rechnung der Tätigkeitsnachweis beigefügt. |
| Gelöscht | Um die Rechnung zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Rechnung wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Rechnung gedruckt werden soll. |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, werden beim Drucken die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Schlusstext | Der Schlusstext wird am Ende der Rechnung (unter der Bankverbindung) eingefügt. Sie können ihn entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen.
Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details, Anzahlungen* |
* Nicht in allen Versionen
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferdatum | Pflichtangabe in der Rechnung, wenn die Rechnung nicht z.B. den Hinweis enthält, dass das Lieferdatum gleich dem Rechnungsdatum ist. Bei Projektrechnungen wird der Abrechnungszeitraum automatisch eingefügt, so dass dieses Feld leer bleiben kann. |
| Versandkosten* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen.
Ist eine Versandart definiert, werden die Versandkosten automatisch ermittelt, können aber manuell geändert werden. Umsatzsteuer bei Versandkosten Versandkosten sind eine sogenannte Nebenleistung. Nebenleistungen werden gleich besteuert, wie die Hauptleistung (Abschn 29, Abs 5 UStR). Wenn Sie in einer Rechnung Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen abrechnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie die Umsatzsteuer der Nebenleistung berechnet werden kann. Bei Collmex haben wir die gängigste und einfachste Variante gewählt: Die Versandkosten werden immer mit dem höchsten Umsatzsteuersatz berechnet, der in der Rechnung enthalten ist. Damit ist man auf der sicheren Seite. |
| Versandkosten manuell* | Das Feld wird aktiviert, wenn manuell Versandkosten eingegeben worden sind. Damit die Versandkosten automatisch ermittelt werden, entfernen Sie den Haken. |
| Versandart* | In den Versandarten legen Sie fest wie (z.B. DHL-Paket) und zu welchem Preis
Produkte versendet werden. Definiert werden die Versandgruppen unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen.
Abweichend von der Versandgruppe können die Versandkosten auch manuell im Feld Versandkosten eingegeben werden. |
| Nachnahme-Gebühr* | Diese Kosten werden im Summenabschnitt ausgewiesen. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Abweichende Lieferadresse | Die abweichende Lieferadresse wird auf die Rechnung gedruckt. |
| Übernehmen von Kunde Nr. | Wenn Sie die Lieferadresse von einem anderen Kunden übernehmen möchten, geben Sie hier die Kundennummer ein. |
| Berechnete Lieferungen* | Hier können Sie der Rechnung weitere Lieferungen hinzufügen oder einzelne Lieferungen löschen. Die Nummern der Lieferungen werden auf die Rechnung gedruckt. Die Daten aus den Lieferungen werden nicht automatisch in die Rechnungspositionen eingefügt bzw. gelöscht. Die Rechnungspositionen müssen manuell angepasst werden. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Positions-Details, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. |
| Typ | Positionstyp |
| → Normal | Mit diesem Positionstyp werden Lieferungen oder Leistungen berechnet. |
| → Summe | Es wird eine Zwischensumme aus den davorliegenden Positionen gebildet, ab der Position, von der Sie die Nummer eingegeben haben. |
| → Text | Diesen Typ verwenden Sie, wenn Sie freien Text eingeben möchten. Die Felder Produkt, Menge, Einheit und Wert werden ausgeblendet. |
| → Kostenlos | Für den Fall, dass Sie dem Kunden Leistungen oder Waren zukommen lassen, für die Sie nichts berechnen. |
| Produkt | Produktnummer |
| Produktart | Damit in der Rechnung Umsatzsteuer und Umsatzsteuerkennzeichnung (z.B. innergemeinschaftliche
Lieferung) korrekt ausgewiesen werden und die Buchung* auf die korrekten Konten erfolgt, muss dem Produkt eine Produktart zugewiesen werden.
Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um einen eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt. Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf →Feld "Baudienstleister"). |
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis
enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kennzeichen korrekt und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in die Rechnung ein. |
| auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch an Kunden im Ausland berechnet (§ 3a Umsatzsteuergesetz). |
| Menge | Menge der Produkte |
| Einheit | Mengeneinheit |
| Preis manuell | Hier geben Sie den Preis oder den vom Produktstamm abweichenden Preis ein. |
| Rabatt manuell in % | Hier geben Sie den Rabatt oden vom Kundenstamm abweichenden Rabatt in Prozent ein. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Anzahlungen* |
*Nicht in allen Versionen
Bei Schlussrechnungen zu Abschlagsrechnungen und Rechnungen mit Anzahlungen ordnen Sie hier die zu verrechnenden Abschlagsrechnungen bzw. Anzahlungen zu. Die Beträge werden gesondert ausgewiesen und vom Rechnungsbetrag der Schlussrechnung abgezogen.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Rechnung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Verkauf, Versand, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Rechnung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Emailadresse der Firma und die des aktuell angemeldeten Benutzers. (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck |
Im Abrechnungslauf legen Sie mehrere fällige Rechnungen in einem Schritt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Fällige anzeigen (Vorschau) | Wenn Sie sich nur sehen möchten, was aktuell abzurechnen wäre. |
| Abrechnungslauf starten | Legt die Rechnungen an und bucht die Rechnungen in der Buchhaltung. |
| Feld | Bedeutung |
| Belieferte Aufträge | Es werden alle Auftragspositionen abgerechnet, deren gelieferte Menge größer als die bereits abgerechnete Menge ist. Sind für den Auftrag Teilrechnungen erlaubt, werden auch Rechnungen für noch nicht komplett belieferte Aufträge angelegt. |
| Fällig seit | Die Rechnungen für belieferte Aufträge werden erst eine bestimmte Anzahl von Tagen nach erfolgter Lieferung angelegt. |
| Periodische Rechnungen | Es werden alle periodischen Rechnungen abgerechnet, bei denen das Feld Kunde → Verkauf → Periodische Rechnung → Nächste Rechnung früher oder gleich dem Heute-Datum ist. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung wird das Feld Nächste Rechnung um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. Für eine detaillierte Beschreibung der periodischen Rechnung siehe Kunde → Verkauf |
| Projekte | Es werden alle Projekte abgerechnet, für welche in dem angegebenen Zeitraum rechnungsrelevante Tätigkeiten erfasst wurden. |
Nach dem Anlegen der Rechnungen können Sie die Dokumente über die Sammelausgabe in einem Schritt an die Kunden senden.
Wird der Abrechnungslauf abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!).
Siehe auch: Einführung Rechnungen, Sammelausgabe Rechnungen, Einzelne Rechnung anlegen
Mit der Sammelausgabe drucken Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt oder senden diese direkt an Ihre Kunden.
1. Schritt: Selektion der Rechnungen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgabe erforderlich | Es werden nur Rechnungen selektiert, die seit der letzen Ausgabe neu angelegt oder geändert wurden. |
| Kunde | Wenn Sie nur Rechnungen eines bestimmten Kunden ausgeben wollen, geben Sie hier die Kundennummer ein. |
| Rechnungsdatum von, bis | Schränken Sie über diese Felder den Zeitraum bezüglich des Rechnungsdatums ein. |
2. Schritt: Ausgeben der Rechnungen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgewählte Rechnungen ausgeben | Die in der Spalte 'X' markierten Rechnungen werden ausgegeben. |
| Medium auf 'Druck' setzen | Setzt das Medium für alle selektierten Rechnungen auf 'Druck'. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Rechnungen alle ausdrucken möchten. |
| Feld | Bedeutung |
| Rechnungen buchen | Wenn die Rechnung noch nicht gebucht ist, wird sie bei der Ausgabe gebucht. Diese Option stellt sicher, dass Sie nur Rechnungen an Kunden senden, die auch in die Buchhaltung übernommen wurden. |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, werden beim Medium 'Druck' die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Selektierte Rechnungen | |
| X | Markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausgeben möchten. |
| Medium | Wählen Sie das Medium. Das Standardmedium hinterlegen Sie bei Kunde → Empfänger. Möchten Sie eine Rechnung nicht ausgeben, wählen Sie als Medium Keine Ausgabe. Die Rechnung erscheint dann auch bei späteren Sammelausgaben nicht mehr. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Kunden ermittelt unter Kunde → Empfänger. |
Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Siehe auch: | Einführung Rechnungen, Kunde: Empfänger, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur, Einstellungen Druck |
Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, wird die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
Siehe auch: Einführung Rechnungen
* Nicht in allen Versionen
In der Projektverwaltung erfassen Sie Tätigkeiten zu externen und internen Projekten. Diese übernehmen Sie dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Die Stundensätze werden dabei aus den Tätigkeiten und aus dem Projekt in die Rechnung übernommen. Das Programm erstellt direkt einen PDF-Tätigkeitsnachweis. Auf dem Tätigkeitsnachweis aufgelistet ist jede in der Rechnung enthaltene Tätigkeit mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Beschreibung.
Für jedes Projekt können Sie beliebig viele Projektsätze (=Produkte) definieren. Diese können Sie entweder für jedes Projekt einzeln festlegen, oder Sie übernehmen die Projektsätze per Kopfdruck aus dem Produktstamm. Bei der Erfassung der Tätigkeiten greifen Sie dann auf die im Projekt hinterlegten Sätze zurück.
Die Tätigkeiten werden pro Mitarbeiter, Projekt und Monat erfasst. Über Auswertungen haben Sie stets den Überblick, welcher Mitarbeiter wie lange für welches Projekt gearbeitet hat. In der Anzeige sehen Sie, welche Tätigkeiten dem Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden.
Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
Die Erfassung von Material-Verbrauch bei Projekten ist in den Plus- Versionen und in der Pro-Version möglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter die Tätigkeiten selbst erfassen sollen, nutzen Sie das Mitarbeiterportal von Collmex pro. Darüber erfassen Mitarbeiter ihre Reisen und ihre projektbezogenen Tätigkeiten selbst mit einem darauf eingeschränkten Benutzer.
| Siehe auch: | Verkauf, Projekt anlegen, Projekt bearbeiten, Projekte zum Festpreis, Tätigkeiten erfassen, Tätigkeiten anzeigen, Verbrauch erfassen* |
*Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie ein Projekt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt anlegen | Das Projekt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Projekt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Projekt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Projekt Nr | Die Projektnummer des neuen Projekts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. |
| Firma | Die Firma, für die das Projekt angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
Die hier hinterlegten Projektsätze und die Reisekostenpauschale werden später zur Rechnungsstellung verwendet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde |
|
| Bezeichung | Geben Sie einen Namen für das Projekt ein. Der Name wird in der Rechnung verwendet. |
| Abrechnung manuell* | Wenn dieses Feld markiert ist, wird das Projekt im Abrechnungslauf nicht abgerechnet. Zur Abrechnung legen Sie manuell eine einzelne Rechnung an. |
| Abgeschlossen | Markieren Sie dieses Feld, wenn keine Tätigkeiten mehr für das Projekt erfasst werden sollen. |
| Reisekostenpauschale | Ist eine Pauschale pro Reisetag vereinbart, geben Sie den Betrag ein. Das Programm ermittelt bei der Abrechnung den Betrag aus der Pauschale und den für das Projekt erfassten Reisetagen. |
| Mögliche Mitarbeiter* | Hier legen Sie fest, welche Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet sind. Das verhindert, dass z.B. ein Mitarbeiter versehentlich Tätigkeiten für ein Projekt erfasst, für das er nicht arbeitet.
Wenn Sie die Option nur angegebene Mitarbeiter auswählen, öffnet sich eine Maske, mit der Sie einzelne Mitarbeiter dem Projekt zuordnen können. |
| Währung | Standardmässig wird hier die Firmenwährung angezeigt. Möchten Sie das Projekt in einer anderen Währung abgerechnet wird, dann geben Sie die entsprechende Abkürzung ein.
Damit die Rechnung korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Projektsätze | Hier legen Sie die Tätigkeiten mit Sätzen und Einheiten fest. Für die einzelnen Tätigkeiten können Sie im Produktstamm Produkte anlegen (Verkauf bzw. Übersicht -> Produkt). Das ist dann sinnvoll, wenn Sie dieselben Tätigkeiten bei mehreren Projekten durchführen.
Wenn Sie die Tätigkeit nicht als Produkt angelegt haben, lassen Sie das Feld leer. Gehen Sie dann so vor, wie in den nächsten beiden Punkten beschrieben.
Ändern sich Projektsätze während des Projekts, erfassen Sie die Sätze neu und kennzeichnen die alten Sätze entsprechend (Feld Bezeichnung: z.B. nicht mehr verwenden.). Sofern Sie Produkte verwenden, legen Sie für die Sätze neue Produkte an. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Projekt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Projektnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Projektnummer zur Anzeige eines einzelnenen Projekts |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bezeichnung | Name des Projekts |
| Status |
|
| Kunde | Kundennummer, wenn Sie nur Projekte zu einem Kunden suchen möchten. |
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
Bei Festpreisprojekten wird das Projekt zu einem pauschalen Preis abgerechnet, d.h. unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden. Der Festpreis kann nicht im Projekt hinterlegt werden, sondern muss direkt in der Rechnung eingegeben werden. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:
Siehe auch:Verkauf, Einführung Projekte
Hier erfassen Sie Tätigkeiten für Projekte. Die Erfassung erfolgt für pro Mitarbeiter und Monat für jeden Tag einzeln. Erfassen Sie die Tätigkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Neue Mitarbeiter legen Sie im Menü Buchhaltung bzw. im Menü Übersicht an. |
| Sortierung | optional auf- oder absteigend |
| Monat | Monat, für den die Tätigkeiten erfasst werden sollen. |
| KW | Kalenderwoche: Wenn Sie sehr viele Tätigkeiten erfassen, geben Sie auch die Kalenderwoche ein. Die Liste bleibt dann in einer übersichtlichen Länge. |
| Jahr | Geschäftsjahr |
| Projekt | Projektnummer |
| Satz | Projektsatz. Wird im Projekt definiert. |
| Datum | Tag der Tätigkeit |
| Von ... Bis | Tätigkeitszeitszeitraum. Der kleinste Zeitraum darf nicht kleiner als eine Viertelstunde sein. |
| Pausen | Die Pausenzeiten werden von der gesamten Zeitdauer abgezogen (z.B. von 07:00 bis 14:00 / 1 Stunde Pause = 6 Stunden). Der kleinste Zeitraum darf nicht kleiner als eine Viertelstunde sein. |
| Beschreibung | Hier können Sie einen ergänzenden Text eingeben. |
Tätigkeiten für einen Zeitraum erfassen, der bereits abgerechnet wurde
Siehe auch: Einführung Projekte
*Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.
Zum Drucken des Tätigkeitsnachweises klicken Sie auf Tätigkeitsnachweis drucken. Soll der Tätigkeitsnachweis immer automatisch an die Rechnung angehängt werden, aktivieren Sie unter Verwaltung → Druckausgabe → Dokument-Einstellungen das Feld Tätigkeitsnachweis anhängen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Das Projekt, für das die Tätigkeiten angezeigt werden sollen. |
| Nicht berechnet | Ist das Feld aktiviert, werden alle Tätigkeiten angezeigt, für die noch keine Rechnung erstellt wurde. |
| Rechnungsrelevant | Wenn das Feld aktiviert ist, werden alle Tätigkeiten angezeigt, die zu Kundenprojekten gehören und deren Betrag größer Null ist. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Wenn Tätigkeiten für alle Mitarbeiter angezeigt werden sollen, lassen Sie das Feld leer. |
| Datum von ... Datum bis | Zeitraum, für den die Tätigkeiten ausgegeben werden sollen. |
| Ausgabe-Sprache | Bestimmt die Sprache, in der der Tätigkeitsnachweis gedruckt werden soll. |
| Beschreibung | Sucht nach Text im Feld Beschreibung. |
Siehe auch: Einführung Projekte
Hier erfassen Sie den Materialverbrauch zu einem Projekt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ändern | Nachdem Sie die erste Zeile ausgefüllt haben, klicken Sie auf Ändern. Es wird eine weitere Zeile eingefügt. |
| Buchen | Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, klicken Sie auf Buchen. Der Verbrauch wird dann mit dem Projekt verknüpft und bei Bedarf wird die Warenentnahme gebucht (wenn das Feld Bestand reduzieren aktiviert ist). |
| Feld | Bedeutung |
| Projekt | Projektnummer |
| Datum | Tag des Verbrauchs |
| Produkt | Nummer des Produktes. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden . Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. |
| Menge | Anzahl der verbrauchten Produkte |
| Bestand reduzieren | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Buchung des Verbrauchs der Lagerbestand automatisch reduziert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Projekte
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Projekt | Projektnummer. Es wird nur der Verbrauch zu dem ausgewählten Projekt angezeigt. |
| Produkt | Produktnummer. Es wird der Verbrauch zu dem gewählten Produkt angezeigt. |
| Datum von ... bis | Zeitraum des Verbrauchs |
| Nicht berechnet | Es werden alle Verbräuche angezeigt, für die noch keine Rechnung existiert. |
| Rechnungsrelevant | Es werden nur die Verbräuche für Kundenprojekt angezeigt. |
Siehe auch: Einführung Projekte
Mit der Adressverwaltung bearbeiten Sie die Adressen von Kunden, Lieferanten oder allgemeine Adressen (z.B. Interessenten). Die Wiedervorlage-Funktion erinnert an wichtige Termine. Jede Adresse können Sie mehreren Adressgruppen zuordnen, nach denen Sie beliebig auswerten können.
Zu jeder Adresse steht eine Kontakthistorie zur Verfügung, in der Sie Gesprächsnotizen hinterlegen können. So sehen Sie auf einen Blick, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Geschäftspartner Kontakt hatte.
Versenden Sie regelmäßig Informationen an Ihre Kunden. Die personalisierten Mailings versenden Sie direkt aus dem Programm heraus im Text- oder HTML-Format. Für die Erstellung von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm exportieren Sie die Adressen im CSV-Format.
Sparen Sie Zeit mit dem automatischen Verbindungsaufbau über Skype. In der Auftragsverwaltung werden dazu Telefonnummern und Skype-Teilnehmer als Links angezeigt. Mit einem Klick rufen Sie eine normale Telefonnummer oder den Skype-Teilnehmer über die Skype-Software an.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Adresse anlegen, Adresse bearbeiten, Mailing bearbeiten |
Klicken Sie auf Adresse anlegen, um eine neue Adresse anzulegen. Sie gelangen direkt zu Adresse bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Adresse weiter.
Wenn eine Adresse bereits als Kunde oder Lieferant angelegt ist, muss sie hier nicht erfasst werden.
Siehe auch: Adressverwaltung
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dieser Person oder Unternehmen gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie die Adresse nochmals bearbeiten möchten. Über Adresse suchen finden Sie alle zur Wiedervorlage fällige Adressen. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf ändern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Adresse
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Details zur Adresse |
| Gruppen | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Sucht nach Adressen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechend. |
| Anlegen | Es wird direkt eine neue Adresse angelegt. |
| Exportieren | Exportiert die den Suchkriterien entsprechenden Adressen als CSV-Datei. |
| Feld | Bedeutung |
| Text | Freitextsuche. Das Programm durchsucht die folgenden Felder inklusive der Ansprechpartner: Vorname, Nachname, Firma, Ort, Bemerkung, Telefon, Telefon2 und E-Mail-Adresse. |
| Gruppe | Gruppe, der die Adresse oder der Ansprechpartner zugeordnet ist. |
| PLZ | Um Adressen aus einem bestimmten Postleitzahlen-Bereich zu suchen, geben Sie mindestens die ersten Stelle der Postleitzahl ein. |
| Fällig zur Wiedervorlage | Wenn Sie sich nur Adressen anzeigen lassen möchten, die bis zum aktuellen Tag zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Adresse Nr. | Geben Sie die Nummer der Adresse ein, die Sie suchen möchten. |
| Ansprechpartner anzeigen | Wenn Sie zusätzlich zu den Adressen auch die Ansprechpartner anzeigen lassen möchten. |
Siehe auch: Adressverwaltung, Adresse bearbeiten: Kontakte
Durch das Festlegen von Adressgruppen können Sie Ihre Adressen in Gruppen organisieren und somit Ihre Mailings und Newsletter gezielt adressieren.
Jede Adresse (Kunde, Lieferant, Adresse) kann einer oder mehreren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt jeweils unter dem Reiter Adresse.
Wenn ein Besucher Ihrer Homepage einen Newsletter abonniert, wird er als Adresse im Programm angelegt. Beachten Sie, dass der Abonnent die Möglichkeit haben muss den Newsletter wieder abzubestellen. Dazu geben Sie in Ihrem Mailing einen Link mit. Den Link finden Sie in der Hilfe zu der Funktion Mailing.
* Nicht in Collmex verein
Beim Löschen der Adressgruppe werden noch zugeordnete Adressen aus der Gruppe entfernt und die Adressgruppe gelöscht. Es wird nur die Adressgruppe gelöscht. Die ursprünglich zugeordneten Adressen bleiben erhalten.
Wählen Sie die Firma aus, für die das Mailing angelegt werden soll und klicken Sie dann auf Mailing anlegen. Sie gelangen direkt zu Mailing bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Mailing weiter.
Siehe auch: Adressverwaltung
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Testmail senden | Die Mail wird an die in der Firma hinterlegte Adresse gesendet. Nutzen Sie diese Funktion um die Mail zu prüfen, bevor Sie das Mailing letztendlich verschicken. |
| Senden | Sendet das Mailing im Hintergrund an alle Adressen der Gruppe.
Mehrfaches Senden: Wird ein Mailing mehrmals versendet, geht das Mailing immer nur an die E-Mailadressen, an die das Mailing bisher noch nicht verschickt wurde. Nutzen Sie diese Funktion um:
|
| Löschen | Löscht das Mailing. |
| Feld | Bedeutung |
| Von | Wählen Sie die Mailadresse aus, die Absender des Mailings sein soll. Die Absender-Mail-Adresse für Mailings bestimmen Sie unter Verwaltung → Firma anzeigen und ändern → Feld 'Email-Absender-Adresse für Mailings'. Außerdem wird die Mailadresse des Benutzers zur Auswahl angeboten, der aktuell am Programm angemeldet ist. |
| Gruppe | Das Mailing wird an die Adressen versendet, die dieser Adressgruppe zugeordnet sind. Sie können das Mailing auch nacheinander an mehrere Gruppen senden (s.o. 'Mehrfaches Senden'). |
| Betreff | Geben Sie einen Titel für das Mailing ein. |
| Html-Mail | Standardmäßig wird das Mailing als Text-Mail versendet. Wenn Sie Formatierungen vornehmen möchten oder Graphiken eingefügt werden sollen, dann klicken Sie dieses Feld an.
Die HTML-Mail können Sie mit einem HTML-Editor ganz dem gewünschten Erscheinungsbild anpassen. Dieser ist kein Bestandteil des Programms. Wenn Sie Graphiken einarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden Dateien auf Ihrem Webserver hinterlegen. |
| Text | Folgende Bausteine können automatisch in das Mailing eingefügt werden:
|
Mailing mit Anhang
Aus dem Programm heraus ist es im Moment nicht möglich Mailings mit Anhängen zu versenden. Diese können Sie aber relativ einfach mit Ihrem Mailprogramm versenden:
Siehe auch: Adressverwaltung
* Nicht in allen Versionen
Hier können Sie nach Mailings suchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mailing | Nummer des Mailings |
| Text | Sucht nach Text im Betreff oder im Text des Mailings. |
| Mailingdatum vom ... Mailingdatum bis | Sucht Mailings, die in dem angegebenen Zeitraum erstellt wurden. |
Siehe auch: Adressverwaltung
Kunden sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen oder Rechnungen.
In den Kundendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Kunden erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Kunden hinterlegen Sie z.B. Preis- und Rabattgruppe des Kunden oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Kunden lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Kunde in der Adressverwaltung beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden. Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise für den Kunden gültig sind (z.B. Endverbraucherpreise oder Wiederverkäuferpreise). Die Rabattgruppe bestimmt, auf welche Produkte der Kunde einen Rabatt erhält.
Ebenfalls im Kunden geben Sie an, welche Leistungen periodisch abgerechnet werden sollen, z.B. für Abonnements oder andere Dauerleistungen wie Wartungsverträge.
Wenn Sie mit einem Kunden spezielle Preise für bestimmte Produkte vereinbart haben, legen Sie diese in der Kundenvereinbarung fest.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Kunde anlegen, Kunde bearbeiten, Kundenvereinbarung, Rabattgruppen, Preisgruppen |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie einen Kunden an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde anlegen | Der Kunde wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kunde bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Kunde weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Kundennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.
Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Kundennummern zwischen 10.000 und 69.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Möchten Sie Kundennummern verwenden, die größer als 70.000 sind, deaktivieren Sie dazu die Einstellung unter Verwaltung → Nummernvergabe → Lieferanten Nr ab 70000. Andernfalls wird die nächste freie Kundennummer nicht richtig ermittelt. Soll ein Kunde mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Lieferant, ersetzen Sie die vorgeschlagene Kundennummer durch die schon bestehende Lieferantennummer. Der neue Kunde erhält dann die gleiche Nummer wie der Lieferant und teilt sich mit diesem die Adresse. (Nicht möglich bei Verwendung des Datev-Exports). |
| Firma* | Die Firma, für die der Kunde angelegt werden soll.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Kunde einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Kundennummer durch die schon bestehende. Der existierende Kunde wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Vorlage Kunde Nr | Für den neu angelegten Kunden werden die Verkaufsdaten vom Vorlage-Kunden kopiert (Zahlungsbedingung, Rabatt, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Kunden 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Kunden übernommen. |
| Adresse in Kunde wandeln | Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Kunden wandeln (z.B. wenn ein Interessent zum Kunde wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Kunden übernommen und die alte Adresse gelöscht. |
Siehe auch: Einführung Kunden
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Kunde wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Kundennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr | Kundennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Kunden mit der Kundennummer. |
| Text | Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Strasse, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Kundennummer. |
| Rechnungs Nr | Sucht den Kunden zu einer Rechnungsnummer |
| PLZ | Findet Kunden, deren Postleitzahl mit der eingegebenen Nummer beginnt. Beispiel: Geben Sie 66 ein, um alle Kunden zu finden, deren Postleitzahl mit 66 beginnt. |
| Adressgruppe* | Findet nur dieser Adressgruppe zugeordnete Kunden. |
| Fällig zur Wiedervorlage* | Findet nur Kunden, bei denen das Datum unter Kunde → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist. |
| Preisgruppe* | Findet nur dieser Preisgruppe zugeordnete Kunden. |
| Rabattgruppe | Findet nur dieser Rabattgruppe zugeordnete Kunden. |
| Vermittler* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Suche nach von diesem Mitarbeiter vermittelten Kunden. |
Siehe auch: Einführung Kunden
* Nicht in allen Versionen
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser
Reihenfolge:
Firma Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür bitte das Feld Abteilung. Wenn Sie von dieser Adresse abweichende Adressaten für die verschiedenen Dokumenttypen erfassen möchten (z.B. abweichende Lieferanschrift), klicken Sie auf den Link Empfänger.Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
| Bankverbindung | Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden und wird bei ausländischen Kunden auf die Dokumente gedruckt. |
| Steuer | Die Felder USt-IdNr. und Privatperson haben nur für Kunden aus dem EU-Ausland eine Bedeutung.
Bei Warenlieferungen sind nur dann von der USt. befreit, wenn die USt-IdNr. im Kunden angegeben ist. Die USt-IdNr. wird bei innergemeinschaftlichen Lieferungen automatisch auf die Rechnung gedruckt. Bei Dienstleistungen fordert der Gesetzgeber nicht den Nachweis über USt-IdNr, dass es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Setzen Sie deshalb das Kennzeichen Privatperson, wenn es sich bei dem Kunden um eine Privatperson handelt. Ist der Kunde eine Privatperson, wird für im EU-Ausland erbrachte Dienstleistungen die Umsatzsteuer berechnet, andernfalls nicht. Mehr Informationen über Verkaufsdokumente für ausländische Kunden |
| Gruppen* | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Verkauf, Kontakte, Empfänger
* Nicht in allen Versionen
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche im Produkt hinterlegten Preise für den Kunden gelten. |
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Lief-Nr. bei Kunde | Die Lieferantennummer, unter der Ihre Firma beim Kunden geführt wird. |
| Kostenstelle* | Rechnungs-Erlöse für den Kunden werden in der Buchhaltung auf die angegebene Kostenstelle gebucht. |
| Rabattgruppe | Die Rabattgruppe bestimmt den dem Kunden gewährten Rabatt. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Rabattgruppe in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Kundenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Liefersperre | Ist das Kennzeichen gesetzt, können keine Lieferungen mehr für diesen Kunden angelegt werden. |
| Währung | Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Baudienstleister | Setzen Sie hier einen Haken, wenn Ihr Kunde Baudienstleister ist. Damit Baudienstleistungen, die Sie für Ihren Kunden z.B. als Subunternehmer erbringen (§ 13b Umgekehrte Steuerschuld), korrekt berechnet und verbucht werden können, legen Sie außerdem ein Produkt mit der Art Baudienstleistung an. |
| Periodische Rechnung | Zur automatischen Erstellung von periodischen Rechnungen über den Abrechnungslauf (z.B. für Abonnements, Wartungsverträge) |
| Gültig ab - bis | Die Rechnung wird nur angelegt, wenn das Feld Nächste Rechnung innerhalb der Gültigkeit liegt. Wenn Sie eine neue Zeile anlegen, setzen Sie Gültig ab auf den Beginn des ersten Abrechnungszeitraums. Sofern bekannt, tragen Sie in Gültig bis das Ende des letzten Abrechnungszeitraums ein, andernfalls den 31.12.9999. |
| Produkt | Die Produktnummer wird in die Rechnung übernommen. Das Produkt muss die Mengeneinheit Jahr oder Monat haben, da nur Dauerleistungen abgerechnet werden können. Wenn Sie in der Produkt-Beschreibung die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> verwenden, werden diese durch Beginn und Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ersetzt. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung wird bei Eingabe des Produkts von der Produktbeschreibung übernommen, kann hier aber geändert werden. Auch stehen die variablen Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> zur Verfügung. Diese werden beim Anlegen der Rechnung durch den jeweiligen Abrechnungszeitraum ersetzt. |
| Indiv.Preis | Wurde mit dem Kunden ein individueller Preis vereinbart, geben Sie den Preis hier ein. Dieser Preis wird dann in die Rechnung übernommen. |
| Intervall | Wählen Sie das Intervall aus, in dem die Abrechnung erfolgt und ob die Abrechnung rückwirkend oder im Voraus erstellt wird. Bei der nachträglichen Abrechnung endet der Abrechnungszeitraum einen Tag vor Nächste Rechnung und beginnt ein Intervall davor. Bei der Abrechnung im Voraus, beginnt der Abrechnungszeitraum am Datum Nächste Rechnung und endet ein Intervall später.
Beispiel: Nächste Rechnung ist der 1.1.2010, das Intervall ist Jahr. Der Abrechnungszeitraum ist dann der 1.1.2009 - 31.12.2009. Ist das Intervall dagegen Jahr im voraus, ist der Abrechnungszeitraum vom 1.1.2010 - 31.12.2010. |
| Nächste Rechnung | Im Abrechnungslauf werden alle Zeilen abgerechnet, bei denen das Datum Nächste Rechnung früher oder gleich dem Heute-Datum ist. Das Feld bestimmt zusammen mit dem Intervall den Abrechnungszeitraum (s.o.).
Beim Anlegen der Rechnung wird das Rechnungsdatum auf das Heute-Datum gesetzt. Das Rechnungsdatum hat keinen Einfluss auf den Abrechnungszeitraum, d.h. Sie können den Abrechnungslauf auch beliebig später als Nächste Rechnung machen - es wird trotzdem der gleiche Abrechnungszeitraum abgerechnet. Ist das Feld Nächste Rechnung für mehrere Zeilen eines Kunden identisch, werden die Zeilen zusammen in einer Rechnung mit mehreren Positionen abgerechnet. Nach dem Anlegen der Rechnung im Abrechnungslauf wird das Feld um ein Intervall in die Zukunft gesetzt. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Abrechnungslauf, Kunde bearbeiten: Adresse, Kontakte, Empfänger
* Nicht in allen Versionen
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Kunden gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Kunden nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Kunde suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Kunden anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Empfänger
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgabemedium | Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist. |
| Ausgabesprache | Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen. |
| CC | Ist als Ausgabemedium 'E-Mail' ausgewählt, wird beim Senden von Dokumenten die eingetragene E-Mailadresse als Kopie (CC) übernommen. Mehrere E-Mailadressen können durch Kommata getrennt werden. |
| Abweichende Empfänger | |
| Dokument | Der Dokumenttyp, für den ein abweichendes Ausgabe-Medium oder ein abweichender Ansprechpartner festgelegt werden soll. |
| Medium | Das Ausgabe-Medium für diesen Dokumenttyp. |
| Ansprechpartner | Optional, falls das Dokument an einen abweichenden Empfänger adressiert werden soll. |
Siehe auch: Einführung Kunden, Kunde bearbeiten: Adresse, Verkauf, Kontakte
In einer Kundenvereinbarung hinterlegen Sie den Preis, den Sie mit einem Kunden für ein bestimmtes Produkt vereinbart haben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenvereinbarung anlegen | Die Kundenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Kundenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Kundenvereinbarung weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Kundenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde Nr | Der Kunde, für den die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Kundenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Auch gelöschte | Findet auch als gelöscht gekennzeichnete Kundenvereinbarungen. |
Siehe auch: Einführung Kunden
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
| Preis | Brutto- bzw. Nettopreis für das Produkt. |
| Gelöscht | Wenn eine Kundenvereinbarung nicht mehr gültig ist, akivieren Sie dieses Feld. |
Siehe auch: Einführung Kunden
Preisgruppen verwenden Sie, wenn Sie für verschiedene Kundengruppen unterschiedliche Preise für dasselbe Produkt berechnen möchten (z.B. wenn für Endverbraucher andere Preise gelten als für Wiederverkäufer). Die Preisgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Preisgruppe im Dokument aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Preisgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Preisgruppe. |
| Bezeichnung | Wählen Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B. "Endverbraucher" oder "Wiederverkäufer". |
| Bruttopreise | Wenn markiert, sind die Preise für diese Preisgruppe inklusive Umsatzsteuer.
Bei Lieferungen in Drittländer sowie bei Lieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU wird bei Bruttopreisen jetzt die Umsatzsteuer aus dem Preis heraus gerechnet. Da in diesen Fällen keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, reduziert sich der im Verkaufsdokument ausgewiesene Preis automatisch auf den Nettopreis. |
| Inaktiv | Preisgruppe wird nicht mehr verwendet. Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Preisgruppe nicht mehr verwenden möchten, das Löschen aber nicht möglich ist. |
| Löschen | Um eine Preisgruppe zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb neben der Preisgruppe. Das Löschen ist nur möglich, wenn die Preisgruppe von keinem Produkt oder Kunden verwendet wird. In diesem Fall aktivieren Sie das Feld Inaktiv. |
Siehe auch: Einführung Kunden
In der Rabattgruppe legen Sie den Rabatt fest. Der Rabatt wird im Verkaufsdokument unter Positions-Details ausgewiesen und kann dort auch manuell übersteuert werden.
Beachten Sie: Rabatte auf Kopfebene sind mit Rabattgruppen nicht möglich. Dazu erfassen Sie manuell einen Schlussrabatt im Verkaufsdokument unter Verkauf.
Rabattgruppen haben den Vorteil, dass Sie bei Rabatt-Änderungen nur den Rabatt in der Rabattgruppe, nicht jedoch den Rabatt bei jedem einzelnen Kunden ändern müssen. Die Rabattgruppe hinterlegen Sie entweder beim Kunden oder Sie wählen die Rabattgruppe im Dokuments aus.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Rabattgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Rabattgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung kann auf das Verkaufsdokument gedruckt werden (s.u.). Wählen Sie deshalb eine sprechende Bezeichnung. (z.B. "2% bei Bankeinzug" oder "5% für Premium-Kunden" ) |
| Rabatt | Rabatt in Prozent. Der Rabatt wird in jeder Position im Verkaufsdokument unter Positions-Details berücksichtigt, sofern das Produkt nicht über die Produktgruppe ausgeschlossen ist (s.u.).
Beim Druck des Verkaufsdokuments wird der Rabatt in einer eigenen Spalte ausgegeben, sofern dies für das jeweilige Verkaufsdokument unter Verwaltung → Druck und Mail → Druckausgabe konfiguriert ist. |
| Hier bestimmen Sie, ob die Bezeichnung der Rabattgruppe beim Druck des Verkaufsdokuments im Referenzblock ausgegeben wird. Damit kann Ihr Kunde den Grund für den Rabatt erkennen. | |
| Inaktiv | Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls Sie die Rabattgruppe nicht mehr verwenden möchten. Die Rabattgruppe bleibt in bestehenden Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen erhalten. Falls Sie die Rabattgruppe noch nicht in Kunden oder Angeboten/Kundenaufträgen/Rechnungen verwendet haben, kann die Rabattgruppe auch gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf den Mülleimer. |
| Gültige Produktgruppen* | Wenn Sie hier keine Angaben machen, gilt der Rabatt für alle Produktgruppen.
Soll der Rabatt dagegen nur für bestimmte Produktgruppen gelten oder sollen Produktgruppen vom Rabatt ausgeschlossen werden, geben Sie diese hier an. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden
*Nicht in allen Versionen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültigkeit | Sie können wählen, ob der Rabatt nur für die angegebenen Produktgruppen gewährt wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen ein abweichender Rabatt gilt. |
| Produktgruppe | Wählen Sie die Produktgruppe, für welche der Rabatt einzeln festgelegt werden soll. |
| Auch Untergruppen | Wenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe. |
| Abweichender Rabatt | Der Rabatt, der für Produkte dieser Produktgruppe gewährt wird. Wenn für diese Produktgruppe kein Rabatt gewährt wird, tragen Sie eine Null ein. |
Siehe auch: Rabatte, Einführung Kunden, Rabattgruppen
Die Produkte (Artikel, Material, Teil) sind ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufs und der Warenwirtschaft. Viele wichtige Daten, wie z.B. die Produktnummer und -bezeichnung, die Verkaufspreise oder die Lieferantenvereinbarungen können hier eingestellt werden.
Ordnen Sie den Produkten eine Produktgruppe zu, um die Produkte nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Die Produktgruppen lassen sich als Hierarchie anlegen mit beliebig vielen Untergruppen.
Mit Hilfe von Set-Stücklisten* verwalten Sie Set-Produkte (Bundles, Pakete). Sets bestehen aus mehreren Einzelprodukten, haben jedoch einen eigenen (Paket-)Preis sowie eigene Bezeichnungen.
Sofern Sie den Shop* aktiv haben, ordnen Sie die Produkte direkt in der Produktbearbeitung beliebig vielen Shops zu und legen die Texte sowie die Bilder für den Shop fest. Die Produktpreise für den Shop werden direkt aus den Verkaufsdaten des Produkts übernommen.
| Siehe auch: | Einführung Verkauf, Einführung Warenwirtschaft, Produkt anlegen, Produkt bearbeiten, Lieferantenvereinbarung, Produktgruppen, Preisliste,Stücklisten* |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie ein Produkt an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt anlegen | Das Produkt wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Produkt bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte Produkt weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt Nr | Die Produktnummer des neuen Produkts. Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Als Nummern sind neben Zahlen beliebige Zeichen möglich (z.B. toskana-rot-1176). Diese Produkte werden bei der Ermittlung der nächsten freien Nummer allerdings nicht berücksichtigt. |
| Firma* | Die Firma, für die das Produkt angelegt werden soll. Sie können dasselbe Produkt auch in mehreren Firmen anlegen. Die allgemeinen Daten wie Beschreibung und Mengeneinheit ist dann für alle Firmen gleich, während die Daten in den Reitern Verkauf und Warenwirtschaft je nach Firma unterschiedlich sein können. |
| Kopieren von Produkt | Geben Sie hier ein ähnliches Produkt ein, um die Felder aus der Vorlage in das neue Produkt zu übernehmen. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Das vollständige Produkt wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Produktnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Die Produktnummer des gesuchten Produkts. |
| Text | Zeigt nur Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, Bemerkung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe* | Es werden nur Produkte dieser Produktgruppe gefunden. |
| auch inaktive | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch Produkte anzeigen möchten, bei denen das Kennzeichen Inaktiv gesetzt ist. |
Siehe auch: Einführung Produkte
*Nicht in allen Versionen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mengeneinheit | Die Einheit, in der das Produkt geführt wird (z.B. Stück, Kilogramm, Flasche). |
| Produktart | Hier wählen Sie aus, ob es sich bei dem Produkt um eine Ware, um eine Dienstleistung oder einen Mitgliedsbeitrag (für Vereine) handelt.
Die Produktart Baudienstleistung kann nur in den Versionen plus und pro verwendet werden. Damit die berechneten Baudienstleistungen korrekt verbucht werden, muss der Kunde als Baudienstleister gekennzeichnet sein (Kunde ändern → Verkauf → Baudienstleister). Die Produktart wird verwendet für die Ermittlung der Erlösarten bei |
| Produktgruppe | Sie können jedes Produkt einer Produktgruppe zuordnen. Über die Produktgruppe sind z.B. Umsatzauswertungen möglich (Verkauf → Auswertungen → Umsatzlisten). Auch Rabatte und Provisionen* können in Abhängigkeit der Produktgruppe festgelegt werden. |
| Gewicht* | Das Gewicht ist erforderlich, wenn die Versandkosten in Abhängigkeit vom Gewicht automatisch berechnet werden sollen. Versandarten und -kosten definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Versandarten → Gewichtsstaffeln. Bei der Versandübergabe der Lieferungen an den Paketdienstleister wird das Gesamtgewicht der Lieferung aus dem Gewicht der einzelnen Produkte ermittelt. |
| EAN | International gültige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Sie besteht aus 13 Stellen, die ohne Leerzeichen eingegeben werden.
Die EAN kann im Feld Produkt statt der Produktnummer eingegeben werden. Geben Sie die Nummer immer an, wenn Sie das Programm mit einem Barcode-Lesegerät verbinden. |
| Hersteller | Name des Hersteller. Wird im Webauftritt für den Export für Preissuchmaschinen verwendet. |
| Bezeichnung/Description | Name des Produktes oder der Leistung. Ist in den Dokumenten die Ausgabesprache Englisch eingestellt, wird das Feld Description statt der Bezeichnung in das Dokument übernommen.
Periodische Rechnung: Der abgerechnete Zeitraum wird automatisch eingefügt, wenn Sie in die Bezeichnung die Felder <<PeriodeVon>> und <<PeriodeBis>> einsetzen. Siehe Kunde bearbeiten: Verkauf → Periodische Rechnung. |
| Inaktiv | Wenn Sie ein Produkt nicht mehr benötigen, es aber nicht löschen können, weil es in Dokumenten (z.B. Rechnungen) verwendet wird, aktivieren Sie dieses Feld. Das Produkt wird dann nicht mehr angezeigt und nicht mehr ausgewertet. |
| Bemerkung | Zur freien Verwendung für Anmerkungen. Bei der Text-Suche wird dieses Feld mit berücksichtigt. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Verkauf, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
Im Reiter Verkauf bearbeiten Sie die für den Verkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuersatz: Bei der Verwendung von Bruttopreisen ist er im angegeben Preis enthalten. Bei Nettopreisen wird er zum angegebenen Betrag hinzugerechnet.
Wählen Sie den Umsatzsteuersatz aus, den Sie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands verwenden. Wird das Produkt an einen ausländischen Kunden berechnet bzw. ins Ausland geliefert, ermittelt das Programm den Steuersatz anhand von verschiedenen Kriterien und fügt den entsprechenden Hinweis (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung) in das Verkaufsdokument ein. |
| Auch im Ausland | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn als Produktart Dienstleistung oder Baudienstleistung ausgewählt ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Umsatzsteuer auch bei einer ausländischen Lieferadresse berechnet, d.h. der Ort der sonstigen Leistung ist für dieses Produkt immer im Inland. (s. Verkaufsdokumente für ausländische Kunden). |
| Preise pro | Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen. |
| Versandgruppe* | Die Versandgruppe legt fest, mit welchen Versandarten ein Produkt versendet werden darf. Die Versandgruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versandarten → Versandgruppen. Wenn Sie keine spezielle Versandgruppe auswählen, kann das Produkt mit jeder Versandart versendet werden. |
| Verkaufspreis | Verkaufspreis in Abhängigkeit der Preisgruppe* und des Zeitraums |
| Preisgruppe | Den Preis legen Sie für jede Preisgruppe einzeln fest. Preisgruppen verwenden Sie, wenn unterschiedlichen Kundengruppen verschiedene Preise für dasselbe Produkt berechnet werden sollen (z.B. Endverbraucher Brutto- und Wiederverkäufer Nettopreise). Unter Verkauf → Kunde → Preisgruppe legen Sie die Preisgruppen an. |
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. Wenn sich Ihre Preise mit der Zeit ändern, fügen Sie eine neue Zeile ein und beschränken die Gültigkeit des alten Preises. Damit kann die Preisermittlung in Abhängigkeit des Datums sowohl auf den alten als auch auf den neuen Preis zugreifen. |
| Preis | Brutto- oder Nettopreis für das Produkt. Ob die Preise inklusive oder exklusive Umsatzsteuer sind, definieren Sie in der Preisgruppe.
Preise haben immer genau zwei Nachkommastellen. Ist eine höhere Genauigkeit erforderlich, legen Sie den Preis pro einer bestimmten Menge fest (z.B. 100 St). |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Warenwirtschaft, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kostenermittlung und Kosten | Hier geben Sie an, wie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten ermittelt werden. Bei der automatischen Ermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt.
Für Produkte mit der Beschaffungsart → Produktion* werden die Herstellungskosten automatisch ermittelt aus den Kosten der in der Stückliste enthaltenen Komponenten und den Lohn- und Gemeinkosten (s.u.). Weicht der automatisch ermittelte Wert von den tatsächlichen Kosten ab, ändern Sie die Kostenermittlung auf 'manuell'. In diesem Fall geben Sie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Produktes pro Stückmenge direkt an. Die Kosten werden verwendet für die Bestandsbewertung unter Warenwirtschaft → Bestand → anzeigen. |
| Lieferrelevant* | Nur für Dienstleistungen: Wenn markiert, werden Kundenauftragspositionen mit diesem Produkt in Lieferungen übernommen. |
| Mindestbestand und Beschaffungsmge* | Ist die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) niedriger als der angegebene Mindestbestand, erzeugt die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen automatisch einen Lieferantenauftrag in Höhe der angegebenen Beschaffungsmenge. Wenn Sie nur im Bedarfsfall beschaffen, d.h. die Ware normalerweise nicht auf Lager liegt, lassen Sie den Mindestbestand und die Beschaffungsmenge leer. In diesem Fall wird der Lieferantenauftrag in Höhe des aktuellen Bedarfs (Kundenauftragsposition, Komponente eines Produktionsauftrags) angelegt. |
| Lieferanten-Vereinbarungen | Es werden alle vorhanden Lieferanten-Vereinbarungen zu dem Produkt an gezeigt. Wenn Sie eine neue anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.
Lieferanten-Vereinbarungen verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Lieferantenvereinbarung. |
| Nur in Collmex pro | Die folgenden Felder werden nur in Collmex pro angezeigt. |
| Chargenpflicht* | Wenn gesetzt, erfordert jede Warenbewegung für das Produkt die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.
Die Chargenpflicht kann nur gesetzt werden, wenn es keinen Bestand gibt. Falls schon Bestände existieren, muss zuerst der Bestand auf Null gesetzt, und dann die Bestände mit Angabe einer Charge neu erfasst werden. |
| Beschaffungsart* | Wählen Sie, ob das Produkt eingekauft oder selbst produziert wird. Für die Beschaffungsart Produktion werden die folgenden Felder eingeblendet: |
| Produktionsdauer* | Die Produktionsdauer in Arbeitstagen wird beim Anlegen eines Produktionsauftrags übernommen. |
| Lohn- und Gemeinkosten* | Die variablen Lohn- und Gemeinkosten werden zur Berechnung der Herstellungskosten verwendet (s.o.). Sollen neben den Lohnkosten noch weitere variable Kosten in die Berechnung der Herstellungskosten eingehen (z.B. Material- oder Fertigungsgemeinkosten) addieren Sie diese Kosten zu den Lohnkosten und tragen das Ergebnis in das Feld ein. |
| Stücklisten* | Es werden alle vorhanden Stücklisten-Versionen für das Produkt angezeigt. Wenn Sie eine neue Stückliste anlegen möchten, klicken Sie auf den Link Neue anlegen.
Stücklisten verwalten Sie unter Warenwirtschaft → Stücklisten. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Verfügbarkeit, Shop*, Shop-Texte*, Lieferantenvereinbarung, Stücklisten*, Wikipedia: Herstellungskosten |
* Nicht in allen Versionen
Die Verfügbarkeit gibt einen Überblick über die zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbare Menge. In der Liste enthalten ist der aktuelle Bestand, sowie alle zukünftigen Bedarfe und Zugänge mit ihrem jeweiligen Termin.
| Feld | Bedeutung | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Termin | Bedarfs- oder Zugangstermin (s.u.). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Typ |
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Nr | Die Nummer des Dokuments | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Menge | Die für die Verfügbarkeit wirksame Menge des Dokuments. Ob die Menge positiv oder negativ gezählt wird, hängt vom Typ des Dokuments ab (s.o.) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Verfügbar | Zu diesem Termin verfügbare Menge. Ergibt sich aus Addition der Einzelmengen. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft, Shop*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt hochladen | Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.
Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden. |
| Bildergrößen ermittlen | Für die Erzeugung der Produkt-Seite muss das Programm die Größe der Bilder kennen. Wenn Sie ein Bild eintragen, wird automatisch die Größe des Bildes ermittelt und intern gespeichert. Wenn Sie die Bilder auf Ihrem Webspace ändern, muss die Bildgröße neu ermittelt werden. Sie können auch die Größen aller Bilder Ihres Webauftritts in einem Schritt ermitteln über die Funktion Webauftritt → Weitere Funktionen → Bilder prüfen. |
| Feld | Bedeutung |
| Dateiname | Name der Datei für die Produkt-Seite auf Ihrem Webspace. Die Datei wird immer unter der Upload-URL abgelegt. |
| Keywords | Schlüsselworte für die Produkt-Seite. Die richtigen Schlüsselworte sind wichtig, damit Ihr Produkt in Suchmaschinen gefunden wird. Sie sollten darauf achten, nicht zu viele Schlüsselworte für eine Seite zu definieren und dass die Schlüsselworte auch in der Produktbeschreibung in ausreichender Zahl vorkommen (Keyword-Dichte). |
| Titel | Der Titel der Produkt-Seite. Die richtige Wahl des Titels ist wichtig für die Platzierung in Suchmaschinen. |
| Abweichendes Template | Wenn für Generierung der Produkt-Seite ein abweichendes Template verwendet werden soll, geben Sie das Template hier an. Andernfalls wird das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template hinterlegte Template verwendet. |
| Bild-URL | Die URL auf das Produkt-Bild. Sie können entweder nur den Dateinamen angeben (z.B. bild4711.jpg), wenn sich die Bild-Datei in Ihrem Wurzelverzeichnis ihrer Basis-URL befindet oder einen absoluten Pfad (z.B. http://www.meine-bilder.de/bild4711.jpg).
Die Bild-Dateien müssen Sie selbst auf Ihren Webspace übertragen, z.B. mit einem FTP-Programm. In der Software selbst können keine Bilder abgelegt oder hochgeladen werden. |
| Umrechnung für Grundpreis | Wenn Sie Waren an Endverbraucher verkaufen, müssen Sie die Preise nach den Richtlinien der Preisangabenverordnung angeben. Dazu gehört auch die Angabe des Grundpreises, also der Preis pro einer vom Gesetzgeber festgelegten Mengeneinheit (z.B. Preis pro Kg, Preis pro Liter). Geben Sie hier die Umrechnung in den Grundpreis an. Beim Hochladen wird der Grundpreis dann entsprechend errechnet. |
| Preis auf Anfrage | Wenn markiert, wird statt des Preises 'Preis auf Anfrage' angezeigt. |
| Inaktiv in diesem Shop | Wenn markiert, wird das Produkt nicht hoch geladen. Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie das Produkt temporär nicht im Shop anbieten möchten. Wenn Sie das Produkt komplett aus dem Sortiment nehmen und gar nicht mehr verwenden wollen, setzen Sie stattdessen das Kennezeichen Produkt → Allgemein → Verwaltung → Inaktiv. |
| Kategorien | Jedes Produkt kann in beliebig vielen Kategorien erscheinen. Wählen Sie hier die Kategorien aus. |
| Zusätzliche Bilder | Zusätzliche Bilder werden im Standard-Template in Form einer Slide-Show angezeigt. Wie bei der Bild-URL kann entweder der Dateiname oder die komplette URL angegeben werden. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop-Texte* |
* Nicht in allen Versionen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt hochladen | Erzeugt für jede Kategorie, in der das Produkt enthalten ist sowie für das Produkt selbst, eine Datei und lädt diese auf den Webspace in die Upload-URL des Webauftritts. Zusätzlich werden alle Kategorien, in der das Produkt enthalten ist hoch geladen.
Nachdem Sie ein Produkt geändert haben (z.B. Preise, Texte usw), muss es auf den Webspace hochgeladen werden, damit die Änderungen für die Kunden sichtbar werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Kurztext | Im Standard-Template erscheint der Kurztext in der Auflistung der in einer Kategorie enthaltenen Produkte sowie im Warenkorb. |
| Texte sind HTML | Markiern Sie diese Option, wenn der Kurz- und Langtext in HTML statt reinem Text formuliert ist. In diesem Fall werden HTML-eigene Zeichen (z.B. < oder >) beim Hochladen nicht maskiert.
HTML ermöglicht die Verwendung von Auszeichnungen (z.B. Fett, Kursiv) und Strukturierungen (z.B. Tabellen, Grafiken). Verwenden Sie einen HTML-Editor Ihrer Wahl, um den HTML-Code zu erstellen und kopieren Sie das Ergebnis dann in den Kurz- oder Langtext. Statt HTML ist es auch möglich, Source-Code für Scriptsprachen wie z.B. PHP anzugeben. |
| Langtext | Der Langtext wird im Standard-Template als Produktbeschreibung in der Produkt-Seite verwendet. |
| Siehe auch: | Produkte, Produkt bearbeiten: Allgemein, Verkauf, Warenwirtschaft*, Verfügbarkeit*, Shop* |
* Nicht in allen Versionen
Mit Produktgruppen können Sie Ihre Produkte hierarchisch gruppieren (z.B. Getränke → Wein → Weißwein).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
| Details | Klicken Sie auf Details um die Untergruppen für diese Gruppe anzugeben. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppe Details
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Die interne Nummer der Produktgruppe wird vom Programm automatisch vergeben. Sie dient beim Datenimport zur eindeutigen Identifikation der Produktgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Produktgruppe |
| Untergruppe von | Durch ändern des Feldes Untergruppe von kann die Produktgruppe unter eine andere Produktgruppe umgehängt werden. |
| Untergruppen | Die Untergruppen der Produktgruppe. Tragen Sie die Bezeichnung ein, und klicken Sie auf Speichern, um eine neue Untergruppe anzulegen. |
Siehe auch: Einführung Produkte, Produktgruppen
Es wird zwischen Set-Stücklisten und Produktions-Stücklisten unterschieden.
Set-Stücklisten
Sets werden im Verkauf verwendet. Es sind Produkte, die aus mehreren Einzelprodukten bestehen. In der Set-Stückliste legen Sie fest, welche Produkte in welcher Menge in dem Set enthalten sind.
Sobald eine Set-Stückliste für ein Produkt existiert, wird das Produkt als Set-Produkt behandelt. Ein Set-Produkt kann nicht beschafft oder gelagert werden, sondern nur die im Set enthaltenen Produkte. Ein Set-Produkt hat wie ein normales Produkt einen eigenen Preis sowie eine eigene Beschreibung.
Ein Set-Produkt wird wie ein normales Produkt in Angebot, Kundenauftrag, Lieferung und Rechnung aufgenommen. Allerdings wird bei Bestandsänderungen automatisch die im Set enthaltenen Produkte vom Bestand entnommen bzw. dazu gebucht. Für das Set-Produkt selbst kann es keinen Bestand geben.
Produktions-Stücklisten
In der Produkions-Stückliste legen Sie fest, welche Komponenten-Produkte bei der Herstellung des Produkts in welcher Menge verwendet werden.
Beim Anlegen eines Produktionsauftrags wird die Stückliste aufgelöst, d.h. die Komponenten aus der Stückliste werden in den Produktionsauftrag übernommen.
Zu einem Produkt kann es mehrere Stücklistenversionen geben. Beim Anlegen einer Produktions-Stückliste wird die Versionsnummer beginnend mit eins hoch gezählt. Jede Stücklistenversion hat ein Gültigkeitsdatum, ab dem sie verwendet werden kann. Nutzen Sie mehrere Stücklistenversionen wenn sich die Zusammensetzung des Endprodukts mit der Zeit ändert.
Siehe auch: Stückliste anlegen, Stückliste bearbeiten, Produktionsaufträge
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Die Stückliste wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Produktnummer des Sets bzw. des Endprodukts bei Produktions-Stücklisten. |
| Komponente | Findet nur Stücklisten, welche die eingegebene Komponente enthalten. |
| Verwendung | Wählen Sie, ob Stücklisten für Verkaufs-Set oder Produktions-Stücklisten gesucht werden sollen. |
Siehe auch: Einführung Stücklisten
Über diese Funktion legen Sie eine Stückliste an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Stückliste anlegen | Die Stückliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Stückliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Stückliste weiter.
Existiert bei Produktions-Stücklisten bereits eine Stückliste, wird automatisch eine neue Version angelegt. Die Stücklistenpositionen der neuen Version werden aus der vorherigen Stücklistenversion übernommen und können dann bearbeitet werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Produkt, für das die Stückliste angelegt werden soll. Bei Set-Stücklisten darf für das Produkt kein Bestand existieren, da bei Sets nur für die im Set enthaltenen Produkte Bestand geführt wird. |
| Verwendung | Wählen Sie die Verwendung der Stückliste: Verkaufs-Set oder Produktion. |
Siehe auch: Einführung Stücklisten
In der Stückliste werden die in der Stückliste enthaltenen Komponenten-Produkte aufgelistet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig ab | Nur bei Produktions-Stücklisten: Datum ab dem die Stücklistenversion zum Anlegen eines Produktionsauftrags verwendet werden kann. |
| Text | Nur bei Produktions-Stücklisten: Beschreibungstext für die Produktion. Der Text wird beim Anlegen des Produktionsauftrags übernommen. |
| Komponenten | |
| Pos | Die Nummer der Stücklisten-Position kann frei vergeben werden. |
| Produkt | Produktnummer der Komponente |
| Menge | Menge des enthaltenen Produkts bezogen auf eine Mengeneinheit des Stücklisten-Produkts |
Siehe auch: Einführung Stücklisten
Zu den Auswertungen im Verkauf gehören die Umsatzlisten und die Preisliste.
Bei der Umsatzliste werden die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien ausgewertet.
Die Preisliste erstellt ein Verzeichnis aller Preise für eine bestimmte Preisgruppe zu einem bestimmten Zeipunkt.
Siehe auch: Einführung Verkauf, Umsatzlisten*, Preisliste*
* Nicht in allen Versionen
Auf Basis der verbuchten Rechnungen wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgewertet.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsätze werden angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Umsatzliste | Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
|
| Kunde | Geben Sie den Namen oder die Nummer des Kunden ein, wenn Sie nach den Umsätzen eines bestimmten Kunden suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen. |
| Produktgruppe | Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln. |
| Adressgruppe | Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden). |
| Rechnungsdatum von ... bis | Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum |
| Nur ausgeglichene | Gibt nur die Umsätze zu Rechnungen aus, die nicht mehr in der offenen Posten Liste enthalten sind. |
| Ausgeglichen von .. bis* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Das Datum, an dem der offene Posten ausgeglichen wurde. |
| Vermittler* | Nur bei aktivierter Provisionsabrechnung: Der in der Rechnung als Vermittler hinterlegte Mitarbeiter. |
Siehe auch: Auswertungen Verkauf
* Nicht in allen Versionen
Es werden die Preise für eine bestimmte Preisgruppe als Liste ausgegeben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Preisliste wird angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Preisliste weiter verarbeiten möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Datum | Das Datum, mit dem der Preis ermittelt wird. |
| Druckansicht | Die Menüleiste wird ausgeblendet für den Druck. |
| Produktgruppe | Um die Preisliste für Produkte einer bestimmten Produktgruppe anzuzeigen. |
| Sortieren nach | Sortiert nach Nummer oder Name des Produkts. |
| Siehe auch: | Auswertungen Verkauf |
Aufgabe der Warenwirtschaft ist es, den Warenfluss zu koordinieren zwischen Lieferanten, Kunden, der Produktion und dem Lager.
| Kunde | ||||||
|
| ||||||
| Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang | ||
|
| |||||
| Zu wenig Bestand? |  | Entnahme für Komponente* | |||
| |
| ||||
| Lieferantenauftrag | Produktionsauftrag* | |||||
|
| |||||
| Wareneingang | Lagerzugang* | |||||
|
| ||||||
| Lieferant |
Organisatorisch gliedert sich die Warenwirtschaft in den Versand, den Einkauf und die Produktion.
| Siehe auch: | Lieferungen, Lieferantenaufträge, Gutschrift an Lieferanten, Bestand, Inventurliste, Produktionsaufträge*, Produkte, Kunden, Lieferanten |
* Nicht in allen Versionen
Mit Lieferungen verwalten Sie den Versand der Ware an den Kunden. Eine Lieferung wird üblicherweise als Nachfolgedokument eines Kundenauftrags angelegt. Die Lieferungen übergeben Sie optional mit der Versandübergabe an die Software Ihres Paketdienstleisters für den Druck der Paketscheine.*
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
In Collmex pro haben Sie zudem die Möglichkeit, alle fälligen Lieferungen in einem Schritt anzulgen und auszugeben.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferung anlegen, Lieferung bearbeiten, Warenausgang, Fällige anlgen*, Sammelausgabe*, Versandübergabe |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie eine einzelne Lieferung an. Wenn Sie Lieferungen zu mehreren Kundenaufträgen anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Lieferung → Fällige anlegen*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferung anlegen | Die Lieferung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferung weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Lieferung. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Kundennummer |
| Kundenauftrag | Zum Anlegen einer Lieferung für einen Kundenauftrag. |
| Nur wenn Bestand verfügbar | Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
|
Siehe auch: Lieferung, Fällige anlgen*
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferschein wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferungsnummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferung | Lieferungsnummer. Zur Suche nach einer einzelnen Lieferung. |
| Kunde | Kundennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Kunden mit der höchsten Kundennummer nach Lieferung gesucht. |
| Liefertermin von ... Liefertermin bis | Wenn Sie nur nach Lieferungen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten in Positionsbezeichnung, Kopf- und Schlusstext sowie internem Memo. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Lieferungen, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferung anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Lieferung
* Nicht in allen Versionen
Die Lieferungsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde, an den die Lieferung gerichtet ist. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Kunden ermittelt. |
| Firma | Absender der Lieferung. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Liefertermin | Geplanter Liefertermin. |
| Versandart | Die Versandart wird beim Anlegen der Lieferung vom Kundenauftrag bzw. vom Kunden übernommen. |
| Kopftext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferung". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten
Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
Siehe auch: Einführung Lieferung, Lieferung bearbeiten: Übersicht, Versand, Lieferadresse, Positions-Details
*Nicht in allen Versionen
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden. |
| Menge | Anzahl der gelieferten Produkte. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Versand, Lieferadresse, Positions-Details
Im Reiter Versand bearbeiten Sie die für den Versand relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Gelöscht | Um den Lieferschein zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferschein wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. o |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Lieferung gedruckt werden soll. |
| Warenausgang erledigt | Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn der Warenausgang erledigt ist, auch wenn noch nicht für alle Positionen ein Warenausgang erfasst wurde. |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, werden beim Drucken die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine verwalten. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details
Wenn die Lieferadresse von der Kundenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Kundenadresse im Ausdruck.
Soll für einen Kunden immer an eine abweichende Lieferadresse geliefert werden, hinterlegen Sie diese unter Kunde → Empfänger → Dokument → Lieferung. Sofern die Lieferadresse beim Anlegen nicht vom Kundenauftrag übernommen wurde, setzt das Programm automatisch die Adresse des hinterlegten Ansprechpartners als Lieferadresse.
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Positions-Details
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Kunde, Liefertermin usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Pos | Über die Pfeile können Sie von einer Position zur nächsten 'blättern'. |
| Auftrag-Pos | Die mit der Lieferposition verknüpfte Kundenauftragsposition. Beim Anlegen von weiteren Lieferungen oder von Rechnungen zu dem Kundenauftrag wird über diese Verknüpfung geprüft, in welcher Menge eine Kundenauftragsposition schon beliefert ist. |
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Name des Produktes |
| Menge | Menge der Produkte |
| Einheit | Mengeneinheit |
Siehe auch: Einführung Lieferungen, Lieferung bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Versand, Lieferadresse
Über diese Funktion legen Sie mehrere fällige Lieferungen in einem Schritt an. Damit eine Lieferung angelegt werden kann, muss ein Kundenauftrag vorhanden sein.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die zur Lieferung fälligen Kundenaufträge werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Lieferungen nicht anlegen, entfernen Sie das X. |
| Lieferungen anlegen | Die Lieferungen werden angelegt. Bei Bedarf können Sie vorher die Liefermenge verändern. |
| Feld | Bedeutung |
| Nur wenn Bestand verfügbar | Es werden nur Lieferpositionen in der Menge angelegt, wie Bestand verfügbar ist. Kann eine Lieferung nicht vollständig erfolgen, wird entweder
|
| Kunde | Falls Sie nur Lieferungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten. |
| Liefertermin bis | Es werden für alle Produkte in Kundenaufträgen Lieferungen angelegt, deren Liefertermin ≤ dem eingegebenen Datum ist. |
Die nächsten Schritte sind: Warenausgang, Sammelausgabe, Versandübergabe
Siehe auch: Lieferung
* Nicht in allen Versionen
Der Warenausgang zur Lieferung reduziert den Bestand. Die Bestandsentnahme wird in einer Bestandsänderung festgehalten.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht komplett Warenausgang gebuchten Lieferungen werden angezeigt. |
| Warenausgang buchen | Die Bestandsentnahme mit Bezug zur Lieferung wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Entnahmemenge reduziert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferung | Wenn Sie den Warenausgang nur zu einer bestimmten Lieferung buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden buchen möchten. |
| Produkt | Wenn Sie den Warenausgang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Siehe auch: Lieferung
Geben Sie mehrere Lieferungen in einem Schritt aus.
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die Lieferungen werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Lieferungen nicht ausgeben, entfernen Sie das X. |
| Ausgewählte Lieferungen ausgeben | Es wird eine PDF-Datei mit allen Lieferscheinen erzeugt. Soll das im Programm hinterlegte Briefpapier verwendet werden, setzen Sie den Haken aus dem Feld Briefpapier bei Druck. |
| Feld | Bedeutung |
| Ausgabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferungen ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferscheine eines Kunden ausdrucken möchten. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Siehe auch: Lieferung
Die Versandübergabe erzeugt CSV-Dateien zur Weiterverarbeitung im Programm Ihres Paketdienstleisters.
| Warenkorb, Angebot | | Kundenauftrag | | Lieferung | | Warenausgang, Versandübergabe* | ||
|
| |||||||
| Projekt- Tätigkeiten, Verbrauch | | | | Rechnung | | Offener Posten | | Mahnung, Zahlungseingang |
|
| ||||||||
| Periodische Rechnung |
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Versandübergabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur für die Lieferungen exportiert, für die noch kein Export erfolgt ist. Sollte Ihnen z.B. eine Exportdatei abhanden gekommen sein, können Sie die Lieferdaten noch einmal exportieren, indem Sie das Feld deaktivieren. |
| Versandübergabe | Im Moment sind folgende Arten Möglich:
In der Versandart der Lieferung muss die ausgewählte Versandübergabe hinterlegt sein. |
| Kunde | Kundennummer: Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferdaten eines Kunden exportieren möchten. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Wenn Sie einzelne Lieferdaten nicht ausgeben möchten, entfernen Sie das x. Um die Daten zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferungen übergeben. Es wird dann eine CSV-Datei erzeugt, die Sie in das Programm Ihres Versenders importieren können.
Siehe auch: Lieferung, Versandart, Einstellungen Versandübergabe
Sie nutzen Lieferantenaufträge, um Lieferanten zu beauftragen Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. Rechtlich entspricht der Lieferantenauftrag einem Kaufvertrag.
Bei Warenbeschaffungen wird der Lieferantenauftrag üblicherweise angelegt, sobald die verfügbare Menge (Produkt → Verfügbarkeit) kleiner ist als der Mindestbestand. In Collmex pro besteht die Möglichkeit, über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen die fälligen Lieferantenaufträge automatisch anzulegen.
| Zu wenig Bestand? | | Lieferantenauftrag | | Wareneingang | ||||
|
| ||||||||
 | | Lieferantenrechnung | | Offener Posten | | Zahlungsausgang |
In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen des Lieferantenauftrags automatisch in das Dokument übernommen werden.
Üblicherweise werden die Lieferantenaufträge in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
Lieferantenrechnungen erfassen Sie direkt in der Buchhaltung unter Belege buchen → Lieferanten → Lieferantenrechnung. Die Buchung erzeugt einen offenen Posten, den Sie automatisch über eine Zahlung ausgleichen können. Die daraus erzeugte Zahlungsanweisung wiederum übermitteln Sie per DTA oder direkt über HBCI an die Bank.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenauftrag anlegen, Lieferantenauftrag bearbeiten, Lieferantenauftrag senden, Fällige anlegen, Wareneingang, Lieferantenauftrag auswerten |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie einen einzelnen Lieferantenauftrag an. Wenn Sie alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anlegen möchten, verwenden Sie die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenauftrag anlegen | Der Lieferantenauftrag wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferantenauftrag weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant | Lieferant, für den der Lieferantenauftrag angelegt werden soll. |
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für den Lieferantenauftrag. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen am Lieferantenauftrag vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Lieferantenauftrags-Nummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenauftrag | Lieferantenauftrags-Nummer. Zur Suche nach einem einzelnen Lieferantenauftrag. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Auftragsdatum von ... Auftragsdatum bis | Wenn Sie nur nach Lieferantenaufträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Lieferantenaufträge, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Lieferantenaufträge anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Lieferungen, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten
* Nicht in allen Versionen
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant | Der beauftragte Lieferant. Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt. |
| Auftragsdatum | Tag der Auftragserteilung. |
| Firma* | Ihre Firma als Auftraggeber. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen. |
| Kopftext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Lieferantenauftrag". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt,
kann dieses Feld leer gelassen werden.
ACHTUNG: In der Eingabemaske wird zwar die Produktnummer von Collmex angezeigt, beim Ausdruck erscheint aber die Produktnummer des Lieferanten. Diese wird in der Lieferantenvereinbarung hinterlegt. Ist dort nichts eingegeben, erscheint im Druck auch keine Nummer. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Menge | Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Liefertermin | Tag, an dem die Anlieferung erfolgen soll. |
| Wert | Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der der Lieferantenauftrag erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden.
Damit das Dokument korrekt weiter verarbeitet werden kann, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Gelöscht | Um den Lieferantenauftrag zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Der Lieferantenauftrag wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. |
| Endgeliefert | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn der Lieferant nur einen Teil der beauftragten Menge geliefert hat und keine weitere Lieferung erfolgt. Der Lieferantenauftrag erscheint dann nicht mehr unter Wareneingang zum Lieferantenauftrag. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der der Lieferantenauftrag gedruckt werden soll. |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, werden beim Drucken die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Bestätigungs- und Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Lieferadresse, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
Wenn die Lieferadresse von der Firmenadresse abweicht, wird diese hier erfasst. Sie erscheint dann satt der Firmenadresse im Ausdruck.
Wenn Sie direkt an einen Kunden liefern lassen möchten, übernehmen Sie die Lieferadresse vom Kunden mit Lieferadresse übernehmen
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Position | Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen. |
| Typ | Art der Auftragsposition |
| Produkt | Produktnummer |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten: Diese Nummer ersetzt im Ausdruck die Collmex-Produktnummer |
| Liefertermin | Datum der gewünschten Anlieferung |
| Lieferzeit | Voraussichtliche Lieferzeit in Tagen |
| Menge | Anzahl und Mengeneinheit |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit |
| Einzelpreis | Preis pro x Stück |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Siehe auch: | Einführung Lieferantenaufträge, Lieferantenauftrag bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, Lieferadresse |
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Lieferantenauftrag an den Lieferanten zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Emailadresse der Firma und die des aktuell angemeldeten Benutzers. (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenauftrag, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur
Nutzen Sie diese Funktion um alle fälligen Lieferantenaufträge in einem Schritt anzulegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die zur Beschaffung fälligen Produkte und Menge werden angezeigt. Möchten Sie einzelne Positionen nicht anlegen, entfernen Sie das X.
Damit fällige Produkte gefunden werden, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
|
| Lieferantenauftrag anlegen | Sind die Bedingungen für ein Produkt alle erfüllt, dann:
|
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Beschränken Sie die Funktion auf ein einzelnes Produkt. |
| Lieferant | Beschränken Sie den Lauf auf einen einzelnen Lieferant. |
Nach dem Anlegen können Sie die angelegten Lieferantenaufträge über die Sammelausgabe in einem Schritt ausgeben.
| Siehe auch: | Lieferantenauftrag allgemein, Lieferantenvereinbarung, Sammelausgabe |
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Um die Lieferantenaufträge auszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben.
Wird die Sammelausgabe abgebrochen, starten Sie die Aktion neu (Benutzen Sie aber nicht die Zurück-Taste!). Das Programm schlägt dann nur die Objekte zur Ausgabe vor, die noch nicht ausgegeben wurden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Es werden die den Suchkriterien entsprechenden Lieferantenaufträge angezeigt. |
| Ausgewählte Lieferantenaufträge ausgeben | Die Aufträge werden ausgegeben. |
| Medium auf 'Druck' setzen | Bei allen markierten Aufträgen wird das Medium auf Druck gesetzt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle Lieferantenaufträge drucken möchten, auch wenn im Lieferant ein anderes Sendemedium hinterlegt ist. |
| Feld | Bedeutung |
| Ausgabe erforderlich | Ist das Feld aktiviert, werden nur Lieferantenaufträge ausgegeben, die noch nicht ausgegeben wurden oder seit der letzten Ausgabe geändert wurden. |
| Lieferant | Die Eingabe ist nur erforderlich, wenn Sie ausschließlich Lieferantenaufträge eines Lieferanten ausgeben möchten. |
| Auftragsdatum von ... bis | Die Eingabe des Auftragsdatums ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
| Briefpapier hinterlegen beim Medium Druck | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn das Briefpapier beim Ausdruck verwendet werden soll, dass Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Druckausgabe hinterlegt haben. |
| X | Soll ein Auftrag nicht ausgegeben oder das Medium geändert werden, entfernen Sie den Haken aus dem Feld. |
| Medium | Medium, über das der Auftrag ausgegeben wird. |
Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein
Auf Basis der Lieferantenaufträge wird der Umsatz nach Produkt, Produktgruppe, Lieferant oder Adress-Gruppe für einen beliebigen Zeitraum ausgegeben.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsätze werden angezeigt. |
| Exportieren | Wenn Sie die Listen weiter verarbeiten oder ausdrucken möchten, verwenden Sie die Exportfunktion. Die Daten werden dann in eine CSV-Datei (Excel) exportiert. |
| Feld | Bedeutung |
| Umsatzliste | Wählen Sie die Option aus, für die Sie die Umsatzliste ausgeben möchten:
|
| Lieferant | Geben Sie den Namen oder die Nummer des Lieferanten ein, wenn Sie nach den Umsätzen bei einem bestimmten Lieferanten suchen möchten. |
| Produkt | Produktnummer, um nach den Umsätzen zu einem bestimmten Produkt zu suchen. |
| Produktgruppe | Um die Umsätze einer bestimmten Produktgruppe zu ermitteln. |
| Adressgruppe | Wenn Sie nach den Umsätzen einer bestimmten Adressgruppe suchen möchten (z.B. Privatkunden). |
| Auftragsdatum von ... bis | Zur Suche nach Umsätzen in einem bestimmten Zeitraum |
Siehe auch: Einführung Lieferantenaufträge
* Nicht in allen Versionen
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Lieferung zu einem Lieferantenauftrag erhalten haben. Der Wareneingang erhöht den Bestand und der Zugang wird in einer Bestandsänderung festgehalten.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht komplett Wareneingang gebuchten Lieferantenaufträge werden angezeigt. |
| Wareneingang buchen | Der Bestandszugang mit Bezug zum Lieferantenauftrag wird gebucht. Vor dem Buchen kann bei Bedarf die Zugangsmemenge reduziert werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferantenauftrag | Wenn Sie den Warenausgang nur zu einem bestimmten Lieferantenauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Lieferant | Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein, von dem Ware angekommen ist. |
| Produkt | Wenn Sie den Wareneingang nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
| Liefertermin von ... bis | Die Eingabe des Liefertermins ist nur dann erforderlich, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum selektieren möchten. |
Siehe auch: Lieferantenauftrag allgemein
Eine Gutschrift an einen Lieferant ist nichts anderes, als eine selbst ausgestellte Lieferantenrechnung. Anstatt dass Ihr Lieferant eine Rechnung für eine von ihm erbrachte Leistung erstellt, legen Sie diese 'Rechnung' selbst an in Form einer Gutschrift und übermitteln diese an den Lieferant. An die Gutschrift stellt der Gesetzgeber die gleichen Anforderungen, wie an eine normale vom Lieferant ausgestellte Rechnung (z.B. muss die Steuernummer des Lieferanten aufgedruckt werden).
Der Einsatz von solchen Gutschriften ist dann sinnvoll, wenn Sie als Kunde den Umfang oder den Preis der erbrachten Leistung leichter ermitteln können, als Ihr Lieferant. Ein typisches Beispiel sind Provisionszahlungen, bei denen in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz an einen externen Vertreter oder Vermittler Zahlungen zu leisten sind.
Gutschriften an Lieferanten sind nicht zu verwechseln mit Gutschriften an Kunden (hier zahlen Sie einem Kunden einen zuvor erhaltenen (Teil-) Betrag wieder zurück), oder mit Gutschriften von Lieferanten (hier erhalten Sie vom Lieferant einen zuvor gezahlten Betrag (teilweise) wieder zurück).
In Lieferant, Produkt und Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die erforderlichen Stammdaten (z.B. Anschrift, Lieferzeit, Preise), die beim Anlegen der Gutschrift automatisch in das Dokument übernommen werden.
Üblicherweise werden die Gutschriften in Papierform oder als PDF-Datei an den Lieferant übermittelt. Die Einstellungen für den Druck nehmen Sie im Menü Verwaltung vor.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Gutschrift anlegen, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie eine Gutschrift an einen Lieferanten an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschrift anlegen | Die Gutschrift wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Gutschrift bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Gutschrift weiter.
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe ein. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant | Lieferant, für den die Gutschrift angelegt werden soll. |
Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für dir Gutschrift. Wenn Sie mit einer speziellen Nummer beginnen möchten, geben Sie diese ein unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe.
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten, Gutschrift senden |
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Um Änderungen der Gutschrift vorzunehmen, klicken Sie auf Anzeigen oder auf die Gutschrifts-Nummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gutschrift | Gutschrifts-Nummer. Zur Suche nach einer einzelnen Gutschrift. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Alternativ können Sie auch den Namen eingeben. Existiert der Name mehrfach, wird bei dem Lieferanten mit der höchsten Lieferantennummer nach Lieferantenaufträgen gesucht. |
| Firma* | Wählen Sie die Firma aus. |
| Gutschriftsdatum von ... bis | Wenn Sie nur nach Gutschriften aus einem bestimmten Zeitraum suchen möchten, geben Sie Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein. |
| Text | Sucht nach Worten im Auftrags- und Schlusstext sowie der Positionsbezeichnung. |
| Produkt | Produktnummer. Selektiert Gutschriften, die das ausgewählte Produkt enthalten. |
| Auch gelöschte | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie auch die Gutschriften anzeigen möchten, die als gelöscht markiert sind. |
| Noch nicht gebucht* | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie nur solche Gutschriften suchen möchten, die noch nicht gebucht wurden. |
| Bearbeiter* | Mitarbeiternummer oder Name. Selektiert Gutschriften, bei denen der Mitarbeiter als Bearbeiter eingetragen ist. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
Die Auftragsbearbeitung ist auf mehrere Reiter aufgeteilt. Die hier beschriebenen Kopfdaten sind in allen Reitern sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant | Die Empfängeradresse wird beim Druck aus dem Lieferant ermittelt. |
| Gutschriftsdatum | Datum der Gutschrift |
| Firma* | Ihre Firma als Aussteller. Die Absenderadresse wird beim Druck aus der Firma ermittelt. |
| Zahlungsbedingungen | Die Zahlungsbedingungen werden beim Anlegen vom Lieferanten übernommen. |
| Gutschriftstext | Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben. Die maximale Länge des Textes beträgt 1024
Zeichen. Der Text erscheint im Ausdruck unter dem Titel "Gutschrift". Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein* übernehmen. Um die vorhandenen Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas . Unter dem Menüpunkt Verwaltung → Textbaustein können Sie Textbausteine anlegen und ändern. In den Textbausteinen können Sie auch variable Felder* verwenden. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Übersicht, Einkauf, Positions-Details |
* Nicht in allen Versionen
In der Übersicht bearbeiten Sie die wichtigsten Daten auf einer Seite. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Positionsnummer (Pos) | Die Positionsnummern werden zwar automatisch vergeben, die Reihenfolge kann aber geändert werden. Geben Sie dazu in das Feld die Nummer der Position an, an die die Position verschoben werden soll. |
| Produkt | Nummer des Produktes. Ist erforderlich, wenn ein Produkt aus dem Produktstamm betroffen ist. Wurde das Produkt nicht angelegt, kann dieses Feld leer gelassen werden. |
| Bezeichnung | Name des Produktes. Wird automatisch eingesetzt, wenn eine Produktnummer eingegeben wurde. Kann aber geändert bzw. manuell eingegeben werden (Änderung eingeben → Speichern). Die Zeichenmenge ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mehr Zeichen benötigen, fügen Sie eine neue Position mit dem Typ Text und setzen dort ihre Beschreibung fort. |
| Menge | Anzahl der bestellten Produkte oder Leistungen. |
| Einheit | z.B. Stück, Stunde, Kilogramm. Wird automatisch eingesetzt, kann aber geändert werden (Änderung eingeben → Speichern). |
| Preis | Der Betrag wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. Um Änderungen am Preis vorzunehmen, klicken Sie auf den Betrag. |
| Löschen | Zum Löschen einer Position. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Einkauf, Positions-Details |
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Lieferdatum | Das Datum, an dem die Lieferung erfolgt ist. |
| Währung | Hier wählen Sie die Währung aus, in der die Gutschrift erstellt werden soll. Die Währung kann auch direkt beim Lieferanten unter Einkauf hinterlegt werden. |
| Gelöscht | Um die Gutschrift zu löschen, markieren Sie das Kontrollfeld. Die Gutschrift wird dann nicht mehr angezeigt, bleibt aber im Hintergrund erhalten. |
| Bearbeiter* | Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Damit der Bearbeiter auf das Dokument gedruckt wird, muss der Benutzer als Mitarbeiter angelegt werden und der Mitarbeiter dem Benutzer zugeordnet werden. Unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter legen Sie fest, wie der Bearbeiter beim Anlegen des Dokuments vorbelegt wird. |
| Ausgabe-Sprache | Wählen Sie die Sprache aus, in der die Gutschrift gedruckt werden soll. |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, wird die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Schlusstext | Sie können den Text entweder manuell eingeben oder einen zuvor festgelegten Textbaustein verwenden. Um die Textbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf das Fernglas. Unter dem Menüpunkt Verwaltung können Sie Textbausteine anlegen und ändern. |
| Internes Memo | Hier können interne Informationen eingegeben werden, die nicht im Ausdruck bzw. in der Pdf-Datei erscheinen. Bei der Textsuche wird auch das Memofeld durchsucht. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Positions-Details |
In den Positions-Details sehen Sie alle Felder der Position. Klicken Sie auf << oder >>, um zur vorigen oder zur nächsten Position zu gelangen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kopfdaten (Lieferant, Zahlungsbedingung usw.) | Siehe Kopfdaten |
| Position | Durch klicken auf einen der Pfeile können Sie in die vorherigen oder die nächste Position springen. |
| Typ | Art der Auftragsposition |
| Produkt | Produktnummer |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten. Wird aus der Lieferantenvereinbarung übernommen. |
| Menge | Anzahl und Mengeneinheit |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit |
| Einzelpreis | Preis pro x Stück |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Gutschrift bearbeiten: Kopfdaten, Übersicht, Einkauf, |
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Gutschrift an den Lieferanten zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus dem Lieferant ermittelt. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Lieferanten ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Emailadresse der Firma und die des aktuell angemeldeten Benutzers. (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
| Siehe auch: | Einführung Gutschrift, Lieferant: Adresse, Einstellungen Mail, Einstellungen Brief Fax Signatur |
Lieferanten sind eine wichtige Grundlage für Dokumente wie Lieferantenaufträge oder Gutschriften an Lieferanten.
In den Lieferantendaten wird nicht nur die Adresse Ihres Lieferanten erfasst, es werden auch viele zusätzliche Einstellungen vorgenommen, die später in die Dokumente übernommen werden und diese beeinflussen. Im Lieferanten hinterlegen Sie z.B. die Währung des Lieferanten oder die Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Die Lieferanten lassen sich nach verschiedenen Kriterien gruppieren. So kann ein Lieferant in der Adressverwaltung* beliebig vielen frei definierbaren Adressgruppen zugeordnet werden.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferant anlegen, Lieferant bearbeiten, Lieferantenvereinbarung |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie einen Lieferant an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant anlegen | Der Lieferant wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferant bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Lieferant weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant Nr | Das Programm schlägt automatisch die nächste freie Lieferantennummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Lieferantennummer muss eine Ziffernfolge sein. Buchstaben oder andere Zeichen sind nicht möglich.
Sofern Sie den Datev-Export verwenden, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten in Datev nicht korrekt weiter verarbeitet werden. Soll ein Lieferant mit der gleichen Nummer angelegt werden, wie ein schon existierender Kunde, ersetzen Sie die vorgeschlagene Lieferantennummer durch die schon bestehende Kundennummer. Der neue Lieferant erhält dann die gleiche Nummer wie der Kunde und teilt sich mit diesem die Adresse. (Nicht möglich bei Verwendung des Datev-Exports). |
| Firma* | Die Firma, für die der Lieferant angelegt werden soll.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Lieferant einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll, ersetzten Sie die vorgeschlagene neue Lieferantennummer durch die schon bestehende. Der existierende Lieferant wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Vorlage Lieferant Nr | Für den neu angelegten Lieferanten werden die Einkaufsdaten vom Vorlage-Lieferanten kopiert (Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, usw.), das Ausgabe-Medium, sowie die Zuordnung zu den Adressgruppen. Die Adresse selbst wird nicht kopiert. Per Voreinstellung wird vom allgemeinen Geschäftspartner 9999 kopiert. Pflegen Sie Ihre Standard-Einstellungen beim Lieferanten 9999 (z.B. Zahlungsbedingung oder Ausgabe-Medium). Dann werden diese auf neu angelegte Lieferanten übernommen. |
| Adresse in Lieferant wandeln | Möchten Sie eine Adresse aus der Adressverwaltung in einen Lieferanten wandeln (z.B. wenn ein Anbieter zum Lieferant wird), geben Sie hier die Nummer der Adresse ein. Es werden alle Adressdaten inklusive Ansprechpartner und Kontakte in den neuen Lieferanten übernommen und die alte Adresse gelöscht. |
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Lieferant wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Lieferantennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant Nr | Lieferantennummer. Zur Suche nach einem bestimmten Lieferanten mit der Lieferantennummer. |
| Text | Der Text muss vorkommen in Vorname, Nachname, Firma, Strasse, Ort, Bemerkung, E-Mail, Telefon oder Telefon2. |
| Sortieren nach | Sortierung des Ergebnisses entweder nach Name (Firmenname oder falls dieser leer Nachname) oder nach Lieferantennummer. |
| PLZ | Findet Lieferanten, deren Postleitzahl mit der eingegebenen Nummer beginnt. Beispiel: Geben Sie 66 ein, um alle Lieferanten zu finden, deren Postleitzahl mit 66 beginnt. |
| Fällig zur Wiedervorlage* | Findet nur Lieferanten, bei denen das Datum unter Lieferant → Kontakte → Wiedervorlage am erreicht ist. |
* Nicht in allen Versionen
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Diese Angaben erscheinen im Adressfeld der Dokumente. Die Felder erscheinen in dieser
Reihenfolge:
Firma Hinweis zu ausländischen Adressen: Bei Adressen in Ländern wie z.B. Japan wird unter Umständen eine zusätzliches Adressfeld (z.B. für das Gebäude) benötigt. Verwenden Sie hierfür das Feld Abteilung. Sofern Sie für Ihren Benutzer die Telefonanbindung Skype hinterlegt haben, erscheint hinter der Telefonnummer ein Telefon-Symbol. Bei Klick auf das Symbol wird die Verbindung hergestellt. |
| Bankverbindung | Die inländische Bankverbindung wird für Überweisungen und Lastschriften verwendet. Die internationale Bankverbindung kann zur Information hinterlegt werden. |
| Steuer | Die Felder USt-IdNr. und Steuernummer sind für die korrekte Erstellung von Gutschriften an Lieferanten erforderlich. Das Feld Privatperson dient bei Lieferanten zur Information |
| Gruppen* | Zum Versand von Newslettern oder für Auswertungen können Sie jeder Adresse eine oder mehreren Gruppen zuordnen. Gruppen legen Sie an unter Verkauf → Adresse |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Einkauf, Kontakte, Buchhaltung
* Nicht in allen Versionen
Im Reiter Einkauf bearbeiten Sie die für den Einkauf relevanten Daten. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Lieferbedingung | International genormte INCOTERMS. Klicken Sie auf das Fernglas, um die Lieferbedingung auszuwählen. Im zweiten Feld erfassen Sie den Ort. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Lieferbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Kunde-Nr. bei Lieferant | Die Kundennummer, unter der Ihre Firma beim Lieferanten geführt wird. |
| Währung | Die Währung wird beim Anlegen von Dokumenten übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. Damit die Dokumente korrekt weiter verarbeitet werden können, muss der Wechselkurs in die Firmenwährung gepflegt sein unter Verwaltung → Wechselkurse. |
| Ausgabemedium | Standard-Ausgabemedium. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen, sofern für das Dokument kein abweichender Empfänger festgelegt ist. |
| Ausgabesprache | Standard-Ausgabesprache. Wird beim Anlegen eines Verkaufsdokuments in das Dokument übernommen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Kontakte, Buchhaltung
* Nicht in allen Versionen
Verwalten Sie hier die Kontakte, die Ihre Firma mit dem Lieferant gehabt hat.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie den Lieferanten nochmals bearbeiten möchten. Über die Funktionen Lieferant suchen bzw. Adresse suchen können Sie alle Lieferanten anzeigen lassen, die zur Wiedervorlage fällig sind. |
| Kontakte | Geben Sie ein Datum und wählen Sie einen Kontakttyp aus. Erfassen Sie dann die Beschreibung zu dem Kontakt. |
| Ansprechpartner | Zu jeder Adresse können Sie diverse Ansprechpartner definieren. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen an einem Ansprechpartner vorzunehmen. Möchten Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ansprechpartner anlegen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Buchhaltung
Die unter dem Reiter Buchhaltung hinterlegten Daten verwendet das Programm automatisch, wenn Sie in der Standard-Buchungsvorlage Lieferantenrechnung den Lieferanten eingeben. Das hat den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Buchungsvorlagen für Lieferantenrechnungen benötigen.
ACHTUNG! Die Daten können nicht in selbst angelegten Buchungsvorlagen verwendet werden.
Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungsbedingungen | Aus den Zahlungsbedingungen ergibt sich das Zahlungsziel und der mögliche Skonto. Beim Anlegen von Angebot/Lieferantenauftrag/Rechnung wird die Zahlungsbedingung in das Dokument übernommen und kann dort bei Bedarf geändert werden. |
| Aufwandskonto | Geben Sie ein Konto aus der Kontengruppe Ausgaben ein. |
| Vorsteuer | Wählen Sie den Steuersatz aus. |
| Belegtext | Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichert später die Belegsuche. |
| Kostenstelle* | Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Ausgaben zu diesem Lieferanten zugeordnet werden sollen. |
Siehe auch: Einführung Lieferanten, Lieferant bearbeiten: Adresse, Einkauf, Kontakte
*Nicht in allen Versionen
In der Lieferantenvereinbarung hinterlegen Sie die zur Beschaffung eines Produkts bei einem bestimmten Lieferant erforderlichen Daten. Diese sind neben Einkaufspreis, z.B. die Produktnummer beim Lieferanten sowie die Lieferzeit.
Für das Anlegen von Lieferantenaufträgen und Gutschriften an Lieferanten bilden die Lieferantenvereinbarungen eine wichtige Grundlage. Viele Daten werden dabei von der Lieferantenvereinbarung in das Dokument übernommen und müssen nicht mehr im Dokument jedes Mal neu eingegeben werden.
Über den frei konfigurierbaren Import von Lieferanten-Preislisten spielen Sie den Produktkatalog Ihres Lieferanten direkt ein. Die Lieferantenvereinbarungen werden dabei automatisch erzeugt, was bei vielen fremd beschafften Produkten den Pflegeaufwand erheblich reduziert.
| Siehe auch: | Einführung Warenwirtschaft, Lieferantenvereinbarung anlegen, Lieferantenvereinbarung bearbeiten, Einführung Lieferant, Einführung Produkt, Lieferanten-Preisliste importieren |
Über diese Funktion legen Sie eine Lieferantenvereinbarung an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferantenvereinbarung anlegen | Die Lieferantenvereinbarung wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Lieferantenvereinbarung bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Lieferantenvereinbarung weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Lieferant Nr | Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung, Lieferantenvereinbarung bearbeiten
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die vollständige Lieferantenvereinbarung wird angezeigt und kann geändert werden, wenn Sie auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lieferant Nr | Der Lieferant, für den die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll. |
| Produkt | Das Produkt, für das die Lieferantenvereinbarung gesucht werden soll. |
| ProdNr d.Lieferanten | Sucht nach der Produktnummer des Lieferanten. |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung
Bearbeiten Sie die Lieferantenvereinbarung. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Steuer | Umsatzsteuer-Satz für das Produkt im Einkauf. |
| ProdNr d. Lieferanten | Produktnummer des Lieferanten: Wird im Lieferantenauftrag gedruckt. In der Eingabemaske wird aber die eigene Produktnummer angezeigt. |
| Verp.Einh | Verpackungseinheit: Verkauft Ihr Lieferant die Produkte nicht einzeln, sondern in bestimmten Verpackungen zu mehreren Stück, geben Sie hier die Menge ein, die in einer Verpackung enthalten ist. Beim Anlegen des Lieferantenauftrages rundet das Programm dann entsprechend auf.
Beispiel: Ihr Lieferant verkauft Wein im Karton zu 6 Stück. Sie legen einen Lieferantenauftrag über 2 Stück an, rundet das Programm automatisch auf 6 Stück auf. |
| Bezeichnung | Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie im Lieferantenauftrag einen von der Produktbezeichnung abweichenden Bestelltext benötigen. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das Programm den im Produkt hinterlegten Text. |
| Gültig ab/bis | Es wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Preis für das Produkt gültig ist. |
| Nettopreis | Preis ohne Umsatzsteuer pro Einheit. Der Preis ist in der Währung, die beim Lieferanten unter dem Link Einkauf festgelegt ist. |
| Menge | Preise pro eine bestimmte Stückmenge. Damit ist es möglich, z.B. Preise pro 100 Stück festzulegen. |
| Lieferzeit | Lieferzeit in Tagen. Wird nur in Collmex pro verwendet für das Anlegen von fälligen Lieferantenaufträgen (Lieferantenauftrag → Fällige anlegen). |
Siehe auch: Einführung Lieferantenvereinbarung
Aufgabe der Bestandsverwaltung ist es:
Jede Lagerbewegung wird in einer Bestandsänderung protokolliert. Darin enthalten ist neben Produkt, Menge und Bewegungsart auch das Dokument (z.B. Lieferung oder Lieferantenauftrag), auf das sich die die Lagerbewegung bezieht.
Über die Bestandsänderung kann damit jederzeit nachvollzogen werden, wann und in welcher Menge für welchen Vorgang Ware entnommen oder dazu gebucht wurde.
Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Inventurliste sind alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand enthalten. Nach der physischen Bestandsaufnahme erfassen und buchen Sie dort den tatsächlichen Bestand.
| Siehe auch: | Warenwirtschaft, Bestand anzeigen, Wareneingang zum Lieferantenauftrag, Warenausgang zur Lieferung, Bestand buchen allgemein, Bestandsänderung, Inventurliste bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Anzeigen. Die gefundenen Bestände werden in der Ergebnis-Liste angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standort | Firma |
| Produkt | Produktnummer. Es wird nur der Bestand dieses Produkts angezeigt. |
| Text | Zeigt nur Bestand für Produkte an, die den eingegebenen Text enthalten in einem der Felder Produktnummer, Bezeichnung, Englische Bezeichnung, EAN, oder Hersteller. |
| Produktgruppe | Produktgruppe. Es wird nur der Bestand dieser Produktgruppe angezeigt. |
| Nullbestand anzeigen | Wenn markiert, werden auch Produkte ohne Bestand angezeigt. |
Ergebnis
| Ausgabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Produkt-Bezeichnung |
| Typ | Frei: Der Bestand ist verfügbar Gesperrt: Der Bestand ist nicht verfügbar (z.B. beschädigt oder unverkäuflich). |
| Menge | Menge |
| ME | Mengeneinheit |
| Wert | Wert = Menge x Kosten (Feld Produkt → Warenwirtschaft → Kosten).
Die Kosten entsprechen den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Bei der automatischen Kostenermittlung werden die Anschaffungskosten aus der günstigsten aktuell gültigen Lieferanten-Vereinbarung ermittelt. Der Wert entspricht damit den aktuellen Wiederbeschaffungskosten. Eine Bewertung nach gleitendem Durchschnittspreis ist nicht vorgesehen. |
Siehe auch: Einführung Bestand
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf anzeigen. Um sich die Aufträge zu einer Bestandsänderung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Auftragsnummer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Nummer der Bestandsänderung: Jedes Mal, wenn Sie eine Bestandsveränderung buchen, vergibt das Programm eine fortlaufende Nummer. |
| Pos | Position der Bestandsänderung. In einer Bestandsänderung können mehr als eine Bestandsbewegung enthalten sein. |
| Produkt | Produktnummer |
| Bezeichnung | Produktbezeichnung |
| Menge | Bei einer Entnahme ist die Menge negativ, bei einem Zugang positiv. |
| Art | Art der Bestandsänderung oder das Dokument, auf das sich die Bestandsänderung bezieht. |
| Typ | Bestandstyp: Freier oder gesperrter Bestand. |
| Gebucht am | Datum und Uhrzeit, an dem die Bestandsänderung gebucht wurde. |
Siehe auch: Einführung Bestand
Hier werden manuell Buchungen zum Bestand durchgeführt, die unabhängig von Lieferungen, Lieferantenaufträgen oder Inventur sind.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ändern | Nach Eingabe von Produkt und Menge erscheint eine weitere leere Zeile, die bei Bedarf ausgefüllt werden kann. |
| Buchen | Die eingegebenen Warenbewegungen werden gebucht und unter einer Bestandsänderung protokolliert. |
| Feld | Bedeutung |
| Bewegungsart | Grund für die Bestandsänderung
|
| Produkt | Produktnummer |
| Menge | Menge |
| Von-Typ |
|
Siehe auch: Einführung Bestand, Bestandsänderung
Über diese Funktion legen Sie eine Inventurliste an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Inventurliste anlegen | Die Inventurliste wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Inventurliste bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Inventurliste weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Standort | Der Firmenstandort, für den die Inventurliste angelegt werden soll. |
| Produktgruppe | Wenn Sie nur eine bestimmte Produktgruppe inventarisieren möchten, geben Sie diese hier an. In die Inventurliste werden dann nur Produkte dieser Produktgruppe aufgenommen. |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Inventurliste wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Nummer der Inventurliste klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produkt | Findet Inventurlisten, in denen das angegebene Produkt enthalten ist. |
| Bezeichnung | Zur Suche nach der Inventurlisten-Bezeichnung |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste bearbeiten
Nach dem Anlegen enthält die Inventurliste alle Waren-Produkte mit dem im Programm gespeicherten Bestand. Wenn erforderlich, drucken Sie die Liste über die Druck-Funktion Ihres Browsers aus. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in der Inventurliste und passen Sie ihn gegebenenfalls an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Speichern | Speichert den neuen Bestand vorläufig in der Inventurliste. |
| Neuen Bestand übernehmen | Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie mit der Inventur fertig sind. Der neue Bestand wird dann als Bestandsaufnahme gebucht. Erst danach ist der Bestand im Programm geändert. |
| Feld | Bedeutung |
| Bestand neu | Geben Sie hier den physischen Bestand nach der Inventarisierung ein. |
Siehe auch: Einführung Bestand, Inventurliste anlegen
Produktionsaufträge werden verwendet, um die Herstellung von Produkten zu verwalten.
Ein Produktionsauftrag enthält neben dem Produkt das hergestellt werden soll, auch Angaben über Menge und Termine sowie eine Liste der benötigten Komponenten-Produkte.
In der Verfügbarkeitsliste des Endprodukts erscheint der Produktionsauftrag als positive Menge. Die Komponenten dagegen werden in der Verfügbarkeitsliste des jeweiligen Komponenten-Produkts als negative Menge aufgelistet. Dies ermöglicht die einfache und effiziente Beschaffungs-Planung der Komponenten über die Funktion Warenwirtschaft → Lieferantenauftrag → Fällige anlegen.
Der typische Lebenszyklus eines Produktionsauftrags sieht wie folgt aus:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Der Produktionsauftrag wurde neu angelegt. Das Anlegen von Produktionsaufträgen muss manuell erfolgen über die Funktion Produktionsauftrag anlegen. |
| Freigegeben | Wenn der Produktionsauftrag der Fertigung übergeben wurde, setzen Sie zur Dokumentation der Freigabe das Kennzeichen 'Freigegeben'. Vor der Freigabe wird üblicherweise geprüft, ob die Komponenten in ausreichender Menge verfügbar sind. Klicken Sie dazu im Produktionsauftrag auf die jeweilige Komponente, um zur Verfügbarkeitsliste für die Komponenten zu gelangen. |
| Teilrückgemeldet | Als nächstes werden die Warenbewegungen, d.h. Bestands-Entnahmen für die Komponenten sowie die Zugänge für das produzierte Produkt erfasst. Wenn ein Teil der Produktionsmenge als Zugang erfasst ist, bekommt der Produktionsauftrag automatisch den Status 'Teilrückgemeldet'. |
| Abgeschlossen | Sobald die Produktionsmenge komplett als Zugang erfasst ist, gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen. Wurde nicht die geplante Menge produziert (z.B. bei ungeplantem Ausschuss), setzen Sie das Kennzeichen 'Abgeschlossen'. Auch dann gilt der Produktionsauftrag als abgeschlossen und es können keine Warenbewegungen mehr erfasst werden. |
| Siehe auch: | Produktionsauftrag anlegen, Produktionsauftrag bearbeiten, Warenbewegung zum Produktionsauftrag, Stücklisten |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie einen Produktionsauftrag an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Produktionsauftrag anlegen | Der Produktionsauftrag wird angelegt. Damit ein Produktionsauftrag angelegt werden kann, muss eine zum Start-Termin gültige Stücklistenversion existieren. Sie gelangen direkt zu Produktionsauftrag bearbeiten. Bearbeiten Sie dort den neu angelegten Produktionsauftrag weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Produkt, das produziert werden soll. |
| Menge | Die zu produzierende Menge. Die Menge kann auch später noch geändert werden. |
| Start | Der Start-Termin des Auftrags. Über den Start-Termin wird die zu diesem Zeitpunkt gültige Stücklisten-Version ermittelt. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge, Stücklisten
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Produktionsauftrag wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produktionsauftrag | Nummer des gesuchten Produktionsauftrags. |
| Produkt | Produktnummer des produzierten Produkts. |
| Text | Zur Volltextsuche im Beschreibungstext des Auftrags. |
| Komponente | Findet nur Aufträge, welche die eingegebene Komponente enthalten. |
| Datum | Findet Produktionsaufträge, bei denen das eingegebene Datum im Produktionszeitraum, d.h. zwischen Start- und Ende-Datum liegt. |
| Offene | Findet nur Produktionsaufträge, die nicht abgeschlossen sind. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Produktionsdauer | Die Produktionsdauer in Tagen. Beim Ändern der Produktionsdauer wird das Ende-Datum neu errechnet. Dabei wird die Produktionsdauer zum Start-Datum addiert, wobei Samstage und Sonntage als Nichtarbeitstage berücksichtigt werden. |
| Start | Das Startdatum des Produktionsauftrags. Beim Ändern des Startdatums wird es in die Komponenten übernommen, sofern das Bedarfsdatum der Komponente mit dem ursprünglichen Startdatum identisch ist. |
| Ende | Der Endtermin des Produktionsauftrags. Solange der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist, erscheint der Auftrag in der Verfügbarkeits-Liste des zu produzierenden Produkts zu diesem Termin mit positiver Menge. |
| Menge | Die Produktionsmenge. Beim Ändern der Menge werden die Mengen der Komponenten proportional angepasst. |
| Freigegeben | Dient zur Kennzeichnung, dass der Produktionsauftrag für die Fertigung frei gegeben ist. Der Status des Auftrags ändert sich entsprechend. Sonst hat das Feld keine Auswirkungen. |
| Abgeschlossen | Setzen Sie dieses Kennzeichen, falls die Menge nicht komplett produziert werden konnte und keine weiteren Warenbewegungen mehr geplant sind. Für den Produktionsauftrag kann dann keine Warenbewegung mehr gebucht werden. |
| Text | Freitext zur Beschreibung des Produktionsvorgangs oder für Hinweise für die Fertigung. |
| Komponenten | |
| Produkt | Produktnummer der Komponente |
| Menge | Menge des enthaltenen Produkts bezogen auf eine Mengeneinheit des zu produzierenden Produkts |
| Bedarfstermin | Datum, an dem die Komponente für die Fertigung benötigt wird. Der Auftrag erscheint in der Verfügbarkeits-Liste des Komponenten-Produkts zu diesem Termin mit negativer Menge. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge
Nutzen Sie diese Funktion um die Entnahme der Komponenten sowie den Zugang für das Endprodukt zu buchen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Die noch nicht abgeschlossenen Produktionsaufträge werden angezeigt. |
| Warenbewegung buchen | Der Zugang und die Entnahmen mit Bezug zum Produktionsauftrag werden gebucht. Vor dem Buchen können bei Bedarf die Zugangsmenge und die Entnahmemengen angepasst werden. |
| Feld | Bedeutung |
| Produktionsauftrag | Wenn Sie die Warenbewegung nur zu einem bestimmten Produktionsauftrag buchen möchten, geben Sie hier die Nummer ein. |
| Produkt | Wenn Sie die Warenbewegung nur für ein bestimmtes Produkt buchen möchten, geben Sie hier die Produktnummer ein. |
Siehe auch: Einführung Produktionsaufträge
Eine Charge ist eine Teilmenge eines bestimmten Produkts, die einheitlich beschafft oder produziert wurde.
In verschiedenen Branchen ist es erforderlich, durchgängig mit Chargen zu arbeiten. Hierfür kann es u. a. folgende Gründe geben:
Die Chargenverwaltung wird im Produkt mit Setzen der Chargenpflicht im Reiter 'Warenwirtschaft' aktiviert. Für chargenpflichtige Produkte erfordert jede Warenbewegung die Angabe einer Charge, damit eine durchgängige Chargenverfolgung gewährleistet ist.
In den Bestandsänderungen kann mit der Chargennummer gesucht werden, so dass jederzeit ermittelt werden kann, welche Lieferungen und Produktionsaufträge aus der Charge bedient bzw. welche Lieferantenaufträge oder Produktionsaufträge die Charge befüllt haben.
| Siehe auch: | Charge anlegen, Charge bearbeiten |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie einen Charge an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Charge anlegen | Der Charge wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Charge bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Charge weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Produkt | Produkt, für welches die Charge angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Chargen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen. Der Charge wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Charge | Nummer der gesuchten Charge. |
| Produkt | Produktnummer der Charge. |
| Text | Zur Volltextsuche im Bezeichnung der Charge. |
Siehe auch: Einführung Chargen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Freitext. Geben Sie Eigenschaften der Charge ein, wie z.B.
|
Siehe auch: Einführung Chargen
Die Buchhaltung dient der Gewinnermittlung des Unternehmens. Als moderne Buchhaltungssoftware weist das Programm viele Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen auf:
Das Buchen der Belege erfolgt vorlagenorientiert, d.h. je nach Geschäftsvorfall mit spezifischer Unterstützung durch das Programm. Des Weiteren sind keine Split-Buchungen erforderlich, da in einem Beleg beliebig viele Konten gleichzeitig gebucht werden können. An Hand der Kontoauszüge können die Belege halbautomatisch gebucht werden, was zu einer hohen Zeitersparnis führt. Die Salden werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen, wodurch die jährlichen Abschluss- und Eröffnungsbuchungen entfallen und vieles mehr.
Zur Buchhaltung gehören:
Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie folgendes tun:
Diese Einstellungen sollten Sie auf jeden Fall vor dem ersten Buchen vornehmen, da diese die Buchung beeinflussen. Alle anderen Einstellungen können auch noch später vorgenommen werden. Dazu gehört auch die Übernahme der Anfangssalden über die Eröffnungsbuchungen.
| Siehe auch: | Belege buchen, Eröffnungsbuchungen, Offene Posten, Mahnungen, Online-Banking, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten, Firma, Geschäftsjahr |
Auf der linken Seite finden Sie thematisch geordnet eine Liste von Buchungsvorlagen, rechts ist die aktuell ausgewählte Vorlage eingeblendet. Die wichtigsten Werte (Konten, Soll/Haben, Belegtext) sind in den Buchungsvorlagen bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Vorlagengruppe | Wählen Sie eine Vorlagengruppe (Einnahmen, Ausgaben, Kunden, usw.) aus und klicken Sie dann auf die gewünschte Buchungsvorlage (z.B. Kunden → Kundenrechnung). |
| Ändern | Ergänzt den Beleg um fehlende Beträge und prüft die Eingaben. Alternativ drücken Sie die Enter-Taste. |
| Buchen | Bucht den Beleg. Der Beleg kann danach nicht mehr geändert, sondern nur noch storniert werden. Alternativ drücken Sie je nach Browser ALT+B oder ALT+Shift+B. |
| Neue Position | Fügt eine weitere Position in die Buchungsmaske ein. Ein Beleg kann beliebig viele Positionen enthalten. |
| Als Vorlage speichern | Speichert die Buchungsmaske als eigene Vorlage. Die neue Buchungsvorlage erscheint direkt rechts in der aktuellen Vorlagengruppe. Buchungsvorlagen verwalten Sie unter Belege → Buchungsvorlagen. |
| Soll ↔ Haben | Tauscht in allen Positionen Soll und Haben aus. |
| Später buchen** | Ändert den Status des Bankumsatzes auf Später buchen. Der Umsatz wird dann erst wieder zur Buchung vorgeschlagen, wenn Sie die Option Später buchen im Feld Bankumsatz-Status gewählt haben. |
| Feld | Bedeutung |
| Firma | Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt. |
| Belegdatum | Datum des Geschäftsvorfalls (z.B. Rechnungsdatum). Aus dem Belegdatum ergibt sich das Geschäftsjahr sowie der Monat bzw. das Quartal für die Umsatzsteuer-Veranmeldung. Sie können beim Datum jeweils einen Tag weiter springen, wenn Sie den Knopf neben dem Feld betätigen oder die Tastenkombination ALT+Plus bzw. ALT+Shift+Plus verwenden. |
| Belegtext | Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall und kann frei gewählt werden. (z.B. Einkauf Büromaterial). Er erleichert später die Belegsuche. |
| Rechnungsnummer** | Bei Kundenrechnungen geben Sie die eigene Rechnungsnummer ein. Bei Lieferantenrechnungen die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten. Die Nummern werden verwendet für Zahlungen, Mahnungen sowie für den Datev-Export. |
| Zahlungsbedingung** | Beim Auswählen des Kunden bzw. Lieferanten wird die Zahlungsbedingung automatisch vom Kunden bzw. vom Lieferanten übernommen. Sie kann geändert werden, wenn das Feld Rechnungsnummer gefüllt ist. Andernfalls bleibt die Änderung unberücksichtigt.
Die Zahlungsbedinung wird für Zahlungen und Mahnungen verwendet. |
| Soll/Haben | Die Auswahl von Soll oder Haben entscheidet darüber, wie auf das Konto gebucht wird. |
| Konto | Die Kontonummer gibt an, auf welches Konto gebucht werden soll. |
| Betrag | Bei der Verwendung von Buchungsvorlagen geben Sie in der Regel den Bruttobetrag ein. Klicken Sie auf ändern, werden die übrigen Beträge automatisch ergänzt. Bei manchen Vorlagen (z.B. Gehaltszahlung) ist keine automatische Berechnung möglich. Dann müssen alle Beträge eingegeben werden. |
| Kunde/Lieferant** | Geben Sie die Nummer des Kunden oder Lieferanten an. Auch wenn keine Kunden- und/oder Lieferantenverwaltung erfolgt, muß mindestens ein Kunde bzw. Lieferant angelegt werden. |
| Anlage** | Geben Sie die Nummer der Anlage ein. |
| Kostenstelle* ** | Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein, wenn Sie eine Einnahme oder Ausgabe einer Kostenstelle zuordnen möchten. |
| Zuordnung** | Das Feld zeigt die offenen Posten zu einem Kunden bzw. Lieferanten. Es wird nur eingeblendet, wenn es diesem Kunden oder Lieferanten offene Posten gibt. Wie Sie offene Posten verwalten wird hier beschrieben. |
| Bankumsatz-Auswahl** | Wenn Sie Bankauszüge importiert haben und die Umsätze noch nicht gebucht wurden, wird Ihnen der nächste zu buchende Umsatz angezeigt. Über die Statusauswahl können Sie wählen ob und wenn ja welche Umsätze Sie buchen möchten. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Siehe Bankumsatz buchen |
Zur schnelleren Belegerfassung verwenden Sie folgende Tastenkombinationen:
| Taste/n | Funktion |
|---|---|
| Enter | Ändern |
| Alt + 1, 2 ... | Der Cursor springt in die Postion 1, 2 .. |
| Alt + d | Datum |
| Alt + + | Datum springt einen Tag weiter |
| Alt + t | Textfeld |
| Alt + b | Buchen |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege suchen, Beleg stornieren, Bankumsatz buchen, Offene Posten
* Nicht in allen Versionen
**Nicht immer bzw. nicht in allen Vorlagen
Wenn Sie mit dem Programm starten, erfassen Sie mit Eröffnungsbuchungen die momentanen Bestände Ihres Unternehmens. Die Buchungen nehmen Sie vor unter Belege → Belege buchen → Eröffnung. Für Einnahme-Überschuss-Rechner können diese Buchungen entfallen.
In Collmex werden die Salden des Vorjahres bei Bestandskonten automatisch in das Folgejahr übernommen. Deshalb müssen die Eröffnungsbuchungen nicht jedes Jahr neu, sondern wirklich nur einmalig gebucht werden.
Sie können die Eröffnungsbuchungen jederzeit vornehmen, auch nachdem Sie schon andere Belege gebucht haben. Die Eröffnungsbuchungen müssen Sie nicht als erstes buchen.
Als Belegdatum für die Buchungen wählen Sie den 31.12. des Vorjahres, bzw. einen Tag vor dem Tag, an dem Sie mit dem Programm starten. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit eine Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12. zu erstellen, auch wenn Sie am 1.1. schon Geschäftsvorfälle gebucht haben. Eine Ausnahme sind Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese buchen Sie mit dem tatsächlichen Rechnungsdatum.
Folgenden Posten sind im Soll zu buchen:
Alles andere wird im Haben gebucht:
Die Gegenbuchungen erfolgen auf das Konto 9000 - Saldenvorträge. Wenn Sie unterjährig das Buchhaltungsprogramm wechseln, verwenden Sie stattdessen das Summenvortragskonto (9090).
Ausnahme sind Kundenrechnungen bei Ist-Besteuerung im neuen Jahr: Da beim Zahlungseingang im Folgejahr die Umsatzsteuer über das Erlöskonto des zugeordneten Rechnungsbelegs im alten Jahr bestimmt wird, muss die Kundenrechnung zuerst wie eine normale Rechnung über Kunde → Kundenrechnung mit Erlösen und Steuern gebucht werden. Im zweiten Schritt buchen Sie die Summe der Erlöse und Steuern zum 31.12. wieder auf das Konto 9000 um.
Als Ergebnis muss der Saldo des Kontos 9000 Null sein und die Salden aller Konten am 31.12.2006 müssen mit der alten Buchhaltung übereinstimmen.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der vollständige Beleg wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Belegnummer klicken.
Achtung! Stornierte Belege sowie Stornobelege werden NICHT automatisch angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie auf das Feld Stornos.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Beleg Nr | Belegnummer |
| Konto | Konto |
| Kunde | Kundennummer. Um Belege zu einem bestimmten Kunden anzuzeigen. |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Zeitraum, für den die Belege angezeigt werden sollen. |
| Text | Es wird nach Text im Feld Bezeichnung gesucht. |
| Sortiert nach | Legt fest, ob die Liste nach Belegnummer oder Belegdatum sortiert werden soll. |
| Geschäftsjahr | Geschäftsjahr |
| Kontengruppe | Standardmäßig Keine. Es werden nur Belege der ausgewählten Kontengruppe angezeigt. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Um Belege zu einem bestimmten Lieferanten anzuzeigen. |
| Reise Nr | Reisenummer. Zum Suchen von Belegen zu einer bestimmten Reise. |
| Stornos | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Belege mit angezeigt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Betrag | Es werden nur die Belege, die den angegebenen Betrag enthalten, angezeigt. |
| Anlage | Anlagennummer. Sucht Belege zu einer Anlage. |
| Gebucht am | Zeigt alle Belege an, die in dem ausgewählten Zeitraum gebucht wurden. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. alle heute gebuchten Belege noch einmal prüfen möchten. |
| Rechnung | Rechnungsnummer. Sucht alle Belege zu einer Rechnung. |
| Anzeigen | Sie können auswählen, ob in der Liste die kompletten Buchhaltungsbelege angezeigt werden sollen oder als Kurzinfo-Liste. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Belege buchen, Beleg anzeigen, Beleg stornieren
Hier werden alle Informationen zu einem Buchhaltungsbeleg angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Es wird angegeben, für welche Firma die Buchung erfolgt. |
| Belegdatum | Datum des Belegs. |
| Belegtext | Der Belegtext beschreibt den Geschäftsvorfall (z.B. Kauf Briefmarken) und erleichert die Belegsuche. |
| Soll/Haben | Ob das Konto im Soll oder im Haben gebucht wurde. |
| Konto | Das Konto, auf das die Belegposition gebucht wurde. |
| Betrag | Der Betrag, der auf das Konto gebucht wurde. |
| Weitere Angaben | Sie sind abhängig von den Konten, auf die gebucht wird (z.B. Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen). Sie stellen eine Verbindung zwischen dem Beleg und z.B. einem Kunden oder Lieferanten her. |
| Kunde/Lieferant/Anlage | Nummer des Kunden, des Lieferanten oder der Anlage |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Beleg suchen, Beleg stornieren
Buchhaltungsbelege können nach dem Buchen nicht mehr geändert werden, sondern müssen storniert und neu gebucht werden, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Stornieren | Erzeugt einen Storno-Beleg. Beim Storno-Beleg sind Soll und Haben vertauscht. Damit gleichen sich der ursprüngliche Beleg und der Stonro-Beleg aus. |
| Feld | Bedeutung |
| Beleg Nr | Geben Sie Belegnummer, Geschäftsjahr und Firma des Belegs ein, den Sie stornieren möchten. Die drei Felder identifizieren den Beleg eindeutug. |
| Geschäftsjahr | |
| Firma |
Siehe auch: Belege buchen, Beleg suchen, Beleg anzeigen
Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden oder Lieferant.
Typische Fälle sind Kundenrechnungen oder Lieferantenrechnungen. Deren Verwaltung gliedert sich in zwei Schritte:
Nur bei ganz bestimmten Konten ist die offene Posten-Verwaltung aktiv:
| Konto Skr 03/04 | Bezeichnung | Erforderliche Zusatzangabe | Zuordnung |
|---|---|---|---|
| 1400/1200 | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | Kunde | 1. Beim Erzeugen eines offenen Postens wird nichts zugeordnet. 2. Beim Ausgleich des offenen Postens wird der offene Posten zugeordnet. |
| 1600/3300 | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | Lieferant |
Den Zahlungseingang zur Kundenrechnung buchen Sie unter Belege buchen → Kunden → Zahlung Rechnung. Wenn Sie an Hand der Kontoauszüge buchen, wird die Rechnungsnummer und der Kunde über den Verwendungszweck ermittelt. In der Regel brauchen Sie die Buchung dann nur noch zu bestätigen.
Den Zahlungsausgang buchen Sie unter Belege buchen → Lieferanten → Zahlung Rechnung. Bei Verwendung des Online-Banking erfolgt die Buchung automatisch während die Zahlungsanweisung für die Bank erzeugt wird.
Zwei oder mehr Posten heben einander auf, erscheinen aber in der Offenen-Posten-Liste
Es gibt zwei Posten, die einander aufheben, aber trotzdem angezeigt werden. Wie können diese Posten entfernt werden?
Die beiden Posten erscheinen in der Liste, weil bei der Buchung der Zahlung der offene Posten nicht zugeordnet wurde. Stornieren Sie deshalb den Zahlungsbeleg und buchen Sie ihn mit der Vorlage Zahlung Rechnung (Zahlung an Kunden bei Gutschriften) neu. Ordnen Sie dabei den offenen Posten zu (Feld Zuordnung).
Erfolgte die Zahlung zeitlich vor der Rechnungsstellung, stornieren Sie nicht den Zahlungsbeleg sondern den Beleg zur Rechnung und buchen ihn mit der Vorlage Kundenrechnung neu. Dabei ordnen Sie den Zahlungsbeleg zu.
| Siehe auch: | Offene Posten: Sonderfälle, Belege buchen, Offene-Posten-Liste |
Gutschriften an Kunden
Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Kunden. Klicken Sie dann in der Rechnung auf die Schaltfläche Buchen. Wurde die Gutschrift mit einem externen Programm erzeugt, verwenden Sie zu Buchung die Vorlage Gutschrift. Es wird eine negative Forderung erzeugt. Die Zahlung buchen Sie mit der Vorlage Zahlung an Kunde. Wenn Sie die Zahlung über das integrierte Online-Banking* ausführen, erfolgt die Buchung der Zahlung automatisch.
Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Kunden offen. Dann können Sie die Gutschrift mit einer oder mehreren offenen Rechnungen verrechnen. Klicken Sie dazu in der Rechnung auf den Link Buchen und ordnen Sie in der Buchungsmaske die Rechnung/en zu. Haben Sie die Gutschrift extern erstellt, verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.
Lieferanten-Gutschriften
Die Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, wurde bezahlt und es gibt keine anderen offenen Rechnungen des Lieferanten. Für die Buchung verwenden Sie die Vorlage Gutschrift von Lieferant und tauschen dort das Konto Bank gegen das Konto Verbindlichkeiten.
Die Rechnung wurde bezahlt, es sind aber noch andere Rechnungen des Lieferanten offen. Die Gutschrift verrechnen sie mit der/den offenen Rechnung/en. Verwenden Sie die Vorlage Gutschrift und ordnen dort die offenen Rechnungen zu.
Abschlagsrechungen*
Siehe Rechnungsarten
Siehe auch: Offene Posten buchen, Belege buchen, Offene-Posten-Liste
*Nicht in allen Versionen
Mit einer Mahnung fordern Sie Ihren Kunden auf, eine noch nicht beglichene Rechnung zu bezahlen.
Damit eine Mahnung angelegt werden kann, muss eine nicht bezahlte Rechnung vorhanden und gebucht sein, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.
Mahntexte und Mahnstufen hinterlegen Sie im Menü Verwaltung.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten, Mahnung anlegen, Einstellungen Mahnung
*Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Offene Posten suchen. Sie können nun noch Änderungen vornehmen. Sollen einzelne Mahnungen nicht angelegt werden, klicken Sie auf den Papierkorb um den Vorschlag zu löschen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Drucken: einzelne Pdf-Dokumente* | Die Mahnungen werden als einzelne Dateien in einer ZIP-Datei herunter geladen. |
| Drucken: eine Pdf-Datei* | Alle Mahnungen werden zu einem Pdf-Dokument zusammen gefasst. |
| Mahnungen anlegen und ausgeben* | Die Mahnungen werden entsprechend Ihrem Ausgabemedium ausgeben (s.u). |
| Briefpapier bei Druck | Ist das Feld aktiviert, werden beim Medium 'Druck' die in der Druckausgabe hinterlegten Dokumente (Pdf-Briefpapier bzw. Jpg-Logos) verwendet. Möchten Sie das Briefpapier bzw. die Logos nicht verwenden, entfernen Sie den Haken. |
| Feld | Bedeutung |
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie Mahnungen für einen bestimmten Kunden anlegen möchten. |
| Fällig seit ... Tagen | Geben Sie hier eine Zahl, wenn nur Mahnungen zu Forderungen angelegt werden sollen, deren Fälligkeit um diese Anzahl von Tagen überschritten ist. |
| Medium* | Definiert, wie die Mahnung ausgegeben werden soll. Das Medium definieren Sie unter Kunde → Empfänger. |
| Mahndatum | Datum der Mahnung |
| Frist | Zahlungsfrist. Anzahl der Tage, die dem Kunden zur Zahlung bleibt. |
| Gebühr | Mahngebühr. |
| Rechnungsnummer | Rechnungsnummer |
Damit ein offener Posten zur Mahnung vorgeschlagen wird, muss er laut seinen Zahlungsbedingungen oder bereits angelegten Mahnungen für die Mahnung fällig sein.
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anzeigen, Offene Posten
*Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Mahnungen zu drucken, zu senden oder anzuzeigen klicken Sie auf den entsprechenden Link.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Geben Sie die Kundennummer ein, wenn Sie die Mahnungen zu nur einem Kunden anzeigen möchten. |
| Datum von ... Datum bis | Geben Sie das Datum ein, ab dem bzw. bis zu dem Mahnungen angezeigt werden sollen. |
| Nur offene | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nur Mahnungen zu Rechnungen anzeigen möchten, die noch nicht bezahlt sind. |
| Mahnstufe | Geben Sie die Nummer der Mahnstufe ein, die Sie anzeigen möchten. |
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung Mahnung anlegen Offene Posten
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Mahnung an den Kunden zu senden.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Medium | Wählen Sie das Sende-Medium. Das Senden von Dokumenten als signierte Mail, Fax oder Postbrief erfordert ein Kundenkonto bei Pixelletter. Die Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Verwaltung → Druck und Mail → Brief Fax Signatur. |
| An | Der Empfänger wird aus Kunde → Empfänger ermittelt. Wählen Sie den Empfänger, sofern beim Kunden mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind. |
| Nur bei E-Mail | |
| An | Empfänger E-Mailadresse. Wird aus dem Kunden ermittelt. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| Von | Wählen Sie die Absenderadresse. Zur Auswahl stehen die Emailadresse der Firma und die des aktuell angemeldeten Benutzers. (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) |
| CC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Kopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. |
| BCC | Tragen Sie die E-Mailadressen ein, an welche die Mail als Blindkopie gesendet werden soll. Trennen Sie mehrere E-Mailadressen mit einem Komma. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Blindkopie senden an |
| Betreff | Der Betreff der E-Mail. Das Feld wird vorbelegt mit den Werten aus Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte → Betreff. |
| Anlagen | Das Dokument als Anlage. Es kann nur diese eine Anlage mit der Mail gesendet werden. Möchten Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen, klicken Sie auf An mich senden. Die Mail wird an die im Benutzer hinterlegte Emailadresse gesendet. Sie können die Mail dann mit Ihrem Mailprogramm weiter bearbeiten und von dort versenden. Dies funktioniert leider nicht bei signierter Mail. |
| Text | Den Standard-Text hinterlegen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Mailtexte. |
Siehe auch: Mahnung, Einstellungen Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen, Offene Posten
*Nicht in allen Versionen
Buchungsvorlagen bieten die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu buchen. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle sind bereits Vorlagen angelegt. Darin sind die Konten und der Belegtext bereits vorgegeben, können aber geändert werden.
Nicht benötigte Vorlagen blenden Sie einfach aus. Wenn Sie häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle haben, für die es noch keine Buchungsvorlage gibt, legen Sie sich zusätzlich eigene Vorlagen und Vorlagengruppen an.
Um eine Vorlage zu erstellen, ändern Sie in der Funktion Belege buchen eine bestehende Vorlage ab oder verwenden in der Vorlagengruppe Sonstiges den Allgemeinen Beleg. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern.
In der Funktion Buchungsvorlagen können Sie eigene Vorlagengruppen anlegen, Änderungen an Ihren Vorlagen vornehmen oder nicht benötigte Standardvorlagen ausblenden.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlage bearbeiten, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen |
Hier wird die Liste der Buchungsvorlagen nach Gruppen angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen um eine einzelne Buchungsvorlage anzuzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gruppe | Wählen Sie zunächst die Gruppe aus, zu der Sie die Vorlagen anzeigen möchten. |
| Ausgeblendet | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, damit die Vorlage nicht mehr angezeigt wird. |
Die Standardvorlagen können nicht geändert, aber ausgeblendet werden, so dass Sie in der Buchungsmaske nicht mehr erscheinen. Vorlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie ändern, löschen oder ausblenden.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlage bearbeiten, Vorlagegruppen, Belege buchen |
Sie können nur eigene Vorlagen - nicht aber vom Programm zur Verfügungen gestellte Vorlagen - ändern oder löschen. Standard-Buchungsvorlagen können Sie ausblenden, so dass Sie in der Vorlagengruppe nicht mehr erscheinen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgeblendet | Ist das Feld aktiviert, wird die Buchungsvorlage in der Vorlagengruppe nicht mehr angezeigt. |
| Gruppe | Das ist die Vorlagengruppe, unter der die Vorlage erscheinen soll. |
| Name | Der Name der Buchungsvorlage ist wird in der Liste der Buchungsvorlagen angezeigt. |
| Belegtext | Text, der bei der Belegbuchung erscheint. |
| Pos usw. | Hier können Sie Soll und Haben, die Position sowie die Konten ändern. |
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Vorlagegruppen, Belege buchen |
Sie können Vorlagen innerhalb einer Gruppe nach Namen sortieren oder eigene Gruppen anlegen und wieder löschen.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Buchungsvorlagen allgemein, Buchungsvorlagen anzeigen, Buchungsvorlage bearbeiten, Belege buchen |
Das Online-Banking umfasst die Funktionen Kontoauszüge und Zahlungsverkehr. Es ist sowohl die direkte Kommunikation mit der Bank über HBCI PIN/TAN möglich, als auch der Import und Export von Dateien in standardisiertem Format zum Austausch mit anderen Online-Banking Programmen.
Kontoauszüge
Beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen. Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat damit zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand bei der Belegerfassung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben.
Kontoauszüge holen Sie entweder direkt über HBCI von der Bank ab, oder importieren sie im standardisierten Format MT940.
Zahlungsverkehr
Zahlungen legen Sie auf Basis der offenen Posten, d.h. der offenen Lieferanten- oder Kundenrechnungen an. Die Zahlungen übermitteln Sie als Gutschriften oder Lastschriften an die Bank. Gleichzeitig mit der Übermittlung wird der Zahlungsausgang bei Gutschriften bzw. der Zahlungseingang bei Lastschriften gebucht und gleicht den offenen Posten aus.
Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über einen einzigen Buchhaltungsbeleg ausgeglichen. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Für diese Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.
Die Sammel-Überweisungen oder Sammel-Lastschriften übermitteln Sie entweder direkt über HBCI an die Bank oder exportieren sie im standardisierten DTAUS-Format.
| Siehe auch: | Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration, FAQ Online-Banking |
Der Import der Kontoauszüge in die Buchhaltung hat zwei wesentliche Vorteile: Sie reduzieren den Zeitaufwand bei der Belegerfassung und Sie vermeiden Fehler durch falsche Eingaben. Denn beim Buchen des Kontoauszugs werden noch nicht gebuchte Konto-Umsätze in der Buchungsmaske eingeblendet. Betrag, Datum, Verwendungszweck und in vielen Fällen auch die Buchungsvorlage werden automatisch vorgeschlagen.
Der Import kann auf zwei Wegen erfolgen:
1. Möglichkeit: Bankkontoauszug direkt über HBCI abholen
Das ist die einfachste und schnellste Variante: Dabei wird eine direkte Verbindung zur Bank hergestellt. Sie geben Ihre Online-Pin ein und die Bankumsätze werden direkt in das Programm geladen.
Voraussetzungen für den Hbci-Import ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.
2. Möglichkeit: Import über eine MT940-Datei
Sie erzeugen mit einem anderen Programm eine Datei mit Ihren Bankumsätzen und importieren diese in einem zweiten Schritt in das Programm.
Bei dem Format wird das standardisierte SWIFT-Format MT940 vorausgesetzt. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Sprechen Sie bei Bedarf mit Ihrer Bank.
| Siehe auch: | Online-Banking*, HBCI Konfiguration, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940), Bankumsatz buchen |
*Nicht in allen Versionen
Beim Import der Bankauszüge über die Hbci-Schnittstelle werden die Kontoauszüge direkt von der Bank abgeholt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bankkonto | Wählen Sie das Bankkonto aus, für das der Auszug abgeholt werden soll. |
| PIN | Geben Sie Ihre Online-PIN ein. |
| Abholen ab Datum | Sie übertragen zum ersten Mal Kontoumsätze für dieses Konto. Geben Sie hier das Datum an, ab wann die Kontoumsätze in die Buchhaltung übertragen werden sollen. Achtung: Jeder Bankumsatz muss in der Buchhaltung auch gebucht, oder als 'nicht zu buchen' markiert werden. Sie sollten deshalb nur die Umsätze abholen, die sie auch wirklich buchen möchten. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, HBCI Konfiguration
Beim Import der Bankauszüge laden Sie die Kontoauszüge im standardisierten SWIFT-Format MT940 hoch. Jede deutsche Bank kann die Kontoauszüge in diesem Format bereitstellen. Sprechen Sie bei Bedarf mit Ihrer Bank.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bankkonto | Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug importiert werden soll. |
| Datei | Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die lokal gespeicherte Datei aus, die Sie importieren möchten. |
Wenn beim Import die Meldung Achtung: Der Anfangssaldo entsprach nicht dem Schlussaldo des letzten Imports! ausgegeben wird, waren in der Datei nicht alle neuen Umsätze enthalten. Vergleichen Sie deshalb den Kontoauszug bei der Bank mit den Umsätzen in Collmex und buchen Sie fehlende Umsätze manuell. Beim Erzeugen der Datei sollten Sie darauf achten, dass auch die Umsätze des zuletzt importierten Buchungstags (nicht Valuta!) enthalten sind. Collmex erkennt, ob ein Umsatz schon existiert und legt keine Umsätze doppelt an. Da manche Banken auch spät Abends noch Umsätze buchen, fehlen diese ansonsten beim nächsten Import.
Tip: Einfacher und schneller funktioniert der Import über die Hbci-Schnittstelle (Kontoauszug abholen Hbci)! Verwenden Sie den Import über die MT940-Datei nur dann, wenn bei Ihrer Bank kein Export der Bankdaten über die Hbci-Schnittstelle möglich ist.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankumsatz buchen
Der Bankumsatz wird in der Maske eingeblendet. Das Programm setzt Belegdatum, Belegtext und Betrag automatisch in die Buchungsmaske ein.
Über das Feld Bankumsatz-Auswahl bestimmen Sie, welche Belege Sie buchen möchten:
Soll ein Bankumsatz nie gebucht werden, weil es sich z.B. um eine Privatausgabe handelt, klicken Sie in dem Bankumsatz auf den als Link gekennzeichneten Betrag. In der Detailansicht des Bankumsatzes markieren Sie wählen Sie im Feld Status die Option Nicht buchen und klicken dann auf Speichern und zurück.
Mehrere Rechnungen und/oder Gutschriften in einem Bankumsatz: Zahlt z.B. ein Kunde mehrere Rechnungen in einem Betrag, fügen Sie für jede zusätzliche Rechnung bzw. Gutschrift, die in einem Bankumsatz enthalten ist, eine neue Position ein (Schaltfläche neue Position).
Bankumsätze zu Überweisungen und Lastschriften, die über das integrierte Online-Banking ausgeführt wurden* buchen Sie mit den Vorlagen Sammelüberweisung bzw. Sammellastschrift in der Vorlagengruppe Finanzen.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankkontoauszug abholen (Hbci), Bankkontoauszug importieren (MT940)
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Wenn Sie einzelne Umsätze nicht buchen möchten, klicken Sie auf den Link Ändern neben dem Umsatz und aktivieren dort das Feld Nicht buchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Konto | Wählen Sie das Konto aus, für das der Auszug angezeigt werden soll. |
| Valuta von ... bis | Wertstellungsdatum. Geben Sie ein für welchen Zeitraum Sie die Bankumsätze anzeigen möchten. |
| Text | Freitextsuche. |
| Status |
Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
Um den Status zu ändern, klicken Sie auf 'Anzeigen'. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen
Hier werden Ihnen die Details zu einem Umsatz aus einem Bankauszug angezeigt. Haben Sie Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern und zurück.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status | Der Status zeigt, ob und wann ein Umsatz gebucht werden soll, oder ob er bereits gebucht wurde.
|
| Bemerkung | Dient zu Ihrer Information. Geben Sie z.B. den Grund ein, warum der Umsatz nicht gebucht wurde. |
| Beleg | Wird unter Beleg eine Belegnummer angezeigt, wurde dieser Umsatz bereits gebucht. Um den mit dem Umsatz verknüpften Beleg anzuzeigen, klicken Sie auf die Belegnummer. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen
Hier können Sie Bankkonto-Auszüge eines bestimmten Zeitraums löschen. Beim Löschen werden nur die Bankumsätze entfernt. Die Buchhaltungsbelege werden nicht storniert.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Bankkonto | Wählen Sie das Konto aus, bei dem Sie Umsätze löschen möchten. |
| Buchungsdatum von ... Buchungsdatum bis | Geben Sie den Zeitraum ein, den Sie löschen möchten. Soll alles gelöscht werden, lassen Sie die Felder leer. |
| Ja, wirklich löschen | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Import von Kontoauszügen, Bankumsatz buchen
Gutschriften und Lastschriften legen Sie an auf Basis der offenen Posten, d.h. offene Lieferanten- oder Kundenrechnungen. Dabei werden alle erforderlichen Daten automatisch ermittelt (z.B. Kontoverbindung, Verwendungszweck, Betrag unter Berücksichtigung von Skonto).
Die so erzeugten Gutschriften und Lastschriften können auf zwei Arten an die Bank übermittelt werden:
1. Möglichkeit: Übertragung über die Hbci-Schnittstelle
Das ist die einfachste und schnellste Variante. Voraussetzungen für die Übermittlung mit HBCI ist, dass Ihre Bank das HBCI PIN/TAN-Verfahren unterstützt und dass Ihr Konto für das Online-Banking mit HBCI frei geschaltet ist. Außerdem muss der HBCI-Zugang konfiguriert werden unter Verwaltung → Firma → Hbci-Konfiguration.
2. Möglichkeit: Export als DTAUS-Datei
Das DTAUS-Format ist ein vom ZKA genormtes Dateiformat für Zahlungsanweisungen. Jede deutsche Bank kann Zahlungensanweisungen in diesem Format entgegen nehmen. Früher wurden die Dateien auf Disketten an die Bank übergeben. Üblicherweise werden die Dateien heute in ein externes Online-Banking Programm eingelesen und dann auf elektronischem Weg an die Bank übermittelt. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, wie Sie die DTAUS-Datei weiter verarbeiten können.
| Siehe auch: | Online-Banking, HBCI Konfiguration, Zahlung anlegen, Zahlung bearbeiten |
Nutzen Sie diese Funktion, um auf Basis der offenen Posten Zahlungen (Gutschriften oder Lastschriften) anzulegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten suchen | Das Programm sucht nach fälligen offenen Posten. Bei Gutschriften wird Fälligkeit über die Zahlungsbedingung ermittelt. Für Lastschriften ist die Zahlungsbedingung 'Lastschrift' erforderlich. Taucht ein Posten nicht auf, prüfen Sie er in den Offenen Posten enthalten ist. |
| Zahlungen anlegen + bearbeiten | Für die markierten offenen Posten werden Zahlungen als Vorschlag angelegt. Sie gelangen direkt zu Zahlung bearbeiten, wo Sie die Zahlung prüfen und weiter verarbeiten. |
| Feld | Bedeutung |
| Typ | Sammel-Überweisung: Zur Zahlung von Lieferantenrechnungen oder Gutschriften an Kunden.
Sammel-Lastschrift Inland: Zum Einzug von Lastschriften. Damit der Betrag einer Rechnung per Lastschrift eingezogen werden kann, muss bei der Rechnung als Zahlungsbedingung Bankeinzug ausgewählt sein. |
| Lieferant und Kunde | Wenn Sie eine Überweisung oder Lastschrift zu einem einzelnen Kunden oder Lieferanten anlegen möchten, geben Sie die Kunden- bzw. Lieferantennummer ein. Möchten Sie alle offenen Posten begleichen, lassen Sie diese Felder leer. |
| Fällig in Tagen/Fällig seit Tagen | Diese Felder verwenden Sie wenn, Sie Überweisungen oder Lastschriften zeitversetzt anlegen möchten.
Beispiel: Eine Rechnung ist in erst in 10 Tagen eine andere in 12 Tagen fällig, Sie möchten Sie aber sofort bezahlen. Sie geben in das Feld Fällig in eine 12 ein. |
| Siehe auch: | Online-Banking, Zahlungsverkehr, Zahlung bearbeiten |
Bearbeiten Sie die Zahlungen und übermitteln Sie die Zahlungsanweisungen an die Bank.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Buchen + exportieren als DTAus Buchen + an Bank senden (Hbci) | Beim Export liefert das Programm eine Zip-Datei mit der DTAUS-Datei als Inhalt. Beim Senden werden die Zahlungsanweisungen direkt über HBCI an die Bank übermittelt.
Alle in einer Zahlung enthaltenen offenen Posten werden über einen einzigen Buchhaltungsbeleg ausgeglichen. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass bei einem Sammelauftrag, mehrere Posten auf einmal ausgeglichen werden. Unter Zahlungen anzeigen ist über die Nummer des Buchhaltungsbelegs erkennbar, welche Posten in einer Zahlung enthalten sind. Die Zahlung wird auf das Konto Geldtransit gebucht. Erst wenn das Geld tatsächlich abgebucht bzw. gutgeschrieben wurde - also im Kontoauszug erscheint, wird der Betrag in einem zweiten Schritt vom Geldtransit-Konto auf das Bank-Konto umgebucht. Dazu gibt es unter Belege buchen → Finanzen zwei Buchungsvorlagen: Sammelüberweisung und Sammellastschrift. |
| Feld | Bedeutung |
| OPos | Buchhaltungsbeleg des offenen Postens (Eingangsrechnung, Rechnung, Gutschrift) |
| Empfänger | Kontoinhaber des Empfängerkontos |
| Konto Nr | Kontonummer |
| BLZ | Bankleitzahl |
| Verwendungszweck | Erscheint beim Zielkonto im Verwendungszweck des Bankumsatzes |
| Abzug % | Wenn Sie nicht den vollen Rechnungsbetrag belasten oder bezahlen erscheint der Prozentsatz, um den die Rechnung gemindert wird, wenn Sie den Betrag reduziert eingeben. Sie können auch umgekehrt vorgehen und eine Prozentsatz eingeben. Dann wird der Betrag um diesen Prozentsatz gemindert. Siehe auch Feld Grund. |
| Grund | Wählen Sie hier einen Grund aus, wenn Sie den Betrag verändert haben.
|
| Betrag | Der zu zahlende oder einzuziehende Betrag. Wenn Sie den Betrag reduzieren, wählen Sie den Grund aus, damit der Betrag korrekt verbucht wird. |
| Möchten Sie eine Zahlung noch nicht ausführen, klicken Sie auf den Mülleimer rechts neben der entsprechenden Position. Der offene Posten wird dann aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Zahlung wieder ausgegeben. |
| Siehe auch: | Online-Banking, Zahlungsverkehr, HBCI Konfiguration |
In der Anlagenbuchhaltung verwalten Sie Wirtschaftsgüter wie z.B. Computer, Maschinen, PKW und erstellen das Anlagenverzeichnis für den Jahresabschluss.
Folgende Aktionen müssen zur Verwaltung von Anlagen ausgeführt werden:
Bei Bedarf:
Ausführliche Informationen zum Thema Anlagen finden Sie auch in der Einführung Buchhaltung.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Anlage anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Änderungen an Anlagen, Anlagenverzeichnis, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten, Sammelposten GWG anlegen |
Zum Anlegen einer Anlage füllen Sie die Felder aus und klicken auf Anlage anlegen. Zum Anlegen eines Sammelpostens für Geringwertige Wirtschaftsgüter klicken Sie auf den Link Sammelposten anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anlage anlegen | Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Anlage | Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können. |
Mehr Informationen zum Thema Anlagen in der Einführung Buchhaltung.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Sammelposten anlegen |
Zuerst legen Sie die Anlage an und hinterlegen die erforderlichen Daten unter Anlage bearbeiten. Danach buchen Sie den aktuellen Buchwert der Anlage als Eröffnungsbuchung. Das Vorgehen lässt sich am einfachsten an einem Beispiel nachvollziehen:
Beispiel: Sie haben einen PKW am 1.1.2006 für 35.000 € netto gekauft. Am 1.1.2008 haben Sie aber erst mit Nutzung von Collmex begonnen. Den PKW haben Sie bereits über zwei Jahre linear mit jeweils 4.375 € abgeschrieben. Er hat zum Zeitpunkt des Programmwechsels einen Wert von 26.250 € (30.000 - 8.750).
Eingabe
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlage anlegen, Eröffnungsbuchungen |
Für geringwertige Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2007 angeschafft oder hergestellt wurden und deren Anschaffungskosten zwischen 150 € und 1.000 € Netto betragen, legen Sie einen Sammelposten an.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anlage anlegen | Die Anlage wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Anlage bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Anlage weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Anlage | Das Programm schlägt automatisch eine Nummer vor, die Sie bei Bedarf aber ändern können. |
| Jahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das der Sammelposten angelegt werden soll. Alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter werden zu einem Sammelposten zusammengefasst. Pro Jahr kann nur genau ein Sammelposten angelegt werden. |
Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter unter Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Geringwertige Wirtschaftsgüter verwalten |
Für jedes Geschäftsjahr wird immer nur ein Sammelposten angelegt. Alle während eines Geschäftsjahres erworbenen GWG ordnen Sie diesem Sammelposten zu.
Mehr Informationen zum Thema geringwertige Wirtschaftsgüter in der Einführung Buchhaltung.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Sammelposten GWG anlegen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf |
Sie können eine neu angelegte Anlage ergänzen oder Änderungen an einer bereits vorhandenen Anlage vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Eigentümer der Anlage |
| Name | Bezeichnung der Anlage (z.B. Toshiba Laptop) |
| Konto | Nummer des Kontos, auf das die Anlage gebucht wird. Passende Konten finden Sie in der Kontengruppe Anlagen.
Sollten Sie die Anlage versehentlich auf das falsche Konto gebucht haben, klicken Sie auf den Link Umbuchen, um die Anlage auf ein anderes Konto zu buchen. |
| Anschaffungsdatum | Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird. |
| Anschaffungskosten |
Kaufpreis netto + Anschaffungsnebenkosten (z.B. Montagekosten) - Anschaffungspreisminderungen (z.B. Skonti) Bei normalen Anlagen: Klicken Sie auf den Link Anschaffung buchen und den Anlagenkauf zu buchen. Bei Sammelposten: Wenn Sie neue Anlagenkäufe für den Sammelposten gebucht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Belegen ermitteln. Das Programm ermittelt dann an Hand der Belege die Anschaffungskosten neu. |
| Abschreibungsdauer | Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage (Beachten Sie hierbei die AfA-Tabellen). Dient u.a. zur Berechnung des Abschreibungssatzes. |
| Abschreibungsart | Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden. Bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft worden sind, ist nur noch die lineare Abschreibung möglich. |
| → linear | Gleichmäßige Verteilung der Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer (Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten : Anzahl der Nutzungsjahre = jährlicher Abschreibungsbetrag). |
| → degressiv | Ein fester Abschreibungssatz (in Prozent) bestimmt die Höhe der Abschreibung. Da der Abschreibungssatz jeweils auf den aktuellen Buchwert angewendet wird, sinkt von Jahr zu Jahr die Höhe der jährlichen Abschreibung. |
| → degressiv, dann linear | Dabei wird die Anlage solange degressiv abgeschrieben, bis der degressive Betrag niedriger wäre als der lineare. Dann erfolgt der Wechsel auf die lineare Abschreibung. Das hat den Vorteil, dass immer der höchstmögliche Betrag abgeschrieben wird. |
| → keine | Diese Option verwenden Sie, wenn es sich um ein nicht abnutzbares Wirtschaftsgut handelt (z.B. Finanzanlage, Grundstück). |
| Jährlicher Abschreibungs-Betrag | Betrag, der pro Jahr abgeschrieben werden soll. Er errechnet sich bei Anlagen, die nach dem 31.12.2007 angeschafft wurden, wie folgt: Netto-Anschaffungskosten : Abschreibungsdauer. |
| Jährlicher Abschreibungssatz | Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient. |
| Abschreibungsintervall | Sie können auswählen, ob die Anlage monatlich oder jährlich abgeschrieben wird.
Wenn Sie die Abschreibungen lieber manuell buchen möchten, wählen Sie die Option Keine automatische Abschreibung. |
Nächster Schritt: Buchung der Übernahme in das Anlagevermögen als
Anlagen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Anlagen können nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchhaltungsbelege zu der Anlage existieren. Handelt es sich um Anlagen, die Sie nur versehentlich angelegt haben, stornieren Sie die dazugehörigen Buchhaltungsbelege und verwenden
die Anlage für eine andere Anlage weiter, indem Sie alle erforderlichen Daten in der Anlage ändern.
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage anlegen, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis |
Im Abschreibungslauf buchen Sie in einem Schritt die Abschreibungen für alle Ihre Anlagen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Vorschau | Es werden die Anlagen und Abreibungen aufgelistet, die für eine Abschreibung fällig sind. |
| Abschreibungslauf durchführen | Bucht die Abschreibungen für die fälligen Anlagen. |
| Feld | Bedeutung |
| Geschäftsjahr und Zeitraum | Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den Abschreibungslauf durchführen möchten. Einen monatlichen Abschreibungslauf brauchen Sie nur zu machen, wenn Sie die Abschreibungen in unterjährige Auswertungen (z.B. BWA) berücksichtigen wollen. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe machen die Abschreibung nur einmal im Jahr am Jahresende. |
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Anlagenverzeichnis |
Abschreibungen
Am einfachsten nehmen Sie Abschreibungen monatlich oder jährlich über den Abschreibungslauf vor (Anlage → Abschreibungslauf). Beim Abrechnungslauf führt das Programm die erforderlichen Buchungen automatisch aus.
Alternativ können Sie Abschreibungen auch manuell buchen. Sie wählen dazu in der Anlage im Feld Abschr. Intervall (Abschreibungsintervall) die Option Keine automatische Abschreibung aus. Für die Buchung verwenden Sie die Buchungsvorlage Abschreibung bzw. Außerplanmäßige Abschreibung.
Mehr Informationen zum Thema Abschreibungen finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Wirtschaftsgut erweitern
Erhöht sich der Wert eines Wirtschaftsguts durch Einbauten oder Erweiterung, wirkt sich dies auch auf die Abschreibung aus. Die Erweiterung wird bei der Abschreibung so behandelt, als ob Sie am 1.1. des Geschäftsjahres erfolgt wäre.
In einen Pkw, den Sie am 1.1.2007 für 30.000 € (netto) angeschafft haben, wird am 1.5.2008 ein Navigationssystem für 500 € (netto) eingebaut.
Wirtschaftsgut verkaufen
Wird ein Wirtschaftsgut verkauft, muss es aus dem Firmenvermögen entfernt werden.
Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:
Mehr Informationen zum Thema Anlagenverkauf finden Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Zerstörtes Wirtschaftsgut
Auch ein zerstörtes oder irreparables Wirtschaftsgut muss aus dem Firmenvermögen entfernt werden.
Führen Sie die folgenden Aktionen in der angegebenen Reihenfolde durch:
| Siehe auch: | Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten, Abschreibungslauf, Anlagenverzeichnis |
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die Anlage wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Anlagennummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Anlage | Nummer der Anlage. Zur Suche nach einer einzelnen Anlage. |
| Name | Sucht im Beschreibungstext der Anlage. |
Siehe auch: Einführung Anlagen, Anlage bearbeiten
Das Anlagenverzeichnis ist ein Teil des Jahresabschlusses beizufügen. Um das Anlagenverzeichnis auszudrucken, aktivieren Sie das Feld Druckansicht und klicken dann auf Anzeigen. Zum Ausdrucken verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers.
Erscheint eine Anlage nicht im Anlagenverzeichnis, haben Sie die Anlage zwar angelegt, aber den Anlagekauf bzw. die Übernahme in das Anlagevermögen noch nicht gebucht. Eine Anlage erscheint erst dann im Anlagenverzeichnis, wenn ein Buchhaltungsbeleg zu dieser Anlage existiert.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Frist | Anzahl der Tage seit der letzten Rechnung bzw. Mahnung |
| Konto | Name des Kontos, auf das der Kauf, die Abschreibung usw. der Anlage gebucht wird. |
| Anlage | Name und Nummer der Anlage |
| Ansch.Datum (Anschaffungsdatum) | Tag, an dem die Anlage Firmeneigentum wird. |
| Ansch.Kosten (Anschaffungskosten) | Kaufpreis |
| Nutz.Dauer (Nutzungsdauer) | Voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage |
| Abschr.Art (Abschreibungsart) | Bestimmt, nach welchen Regeln die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer der Anlage verteilt werden. |
| Abschr.Satz (Abschreibungssatz) | Prozentsatz, der zur Berechnung der Höhe des Abschreibungsbetrages bei der degressiven Abschreibungsmethode dient. |
| Jährl.Abschr. (Jährliche Abschreibung) | Betrag der voraussichtlichen Abschreibung pro Jahr. |
| Abg.Datum (Abgangsdatum) | Tag, an dem die Anlage aus dem Eigentum der Firma entfernt wurde. |
| Wert 01.01.aktuelles Geschäftsjahr | Das ist der Restwert des Wirtschaftsgutes nach den Abschreibungen der Vorjahre. |
| Zugänge | Damit sind neu angeschaffte Wirtschaftsgüter oder die Ergänzung/Erweiterung des vorhandenen Inventars gemeint (z. B. Anhängerkupplung für das Betriebsfahrzeug). |
| Abschr. (Abschreibung) | Absoluter Abschreibungsbetrag des abgeschlossenen Jahres |
| Abgänge | Wert von Wirtschaftsgütern, die im selben Jahr aus dem Anlagevermögen entfernt wurden. |
| Wert 31.12.aktuelles Geschäftsjahr | Verbleibender Buchwert am Jahresende. |
| Siehe auch: | Anlagenbuchhaltung, Anlage bearbeiten, Änderungen an Anlagen, Abschreibungslauf |
Mitarbeiter werden benötigt für:
Beachten Sie, dass das Programm über keine Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt. In diesem Zusammenhang benötigte Daten können deshalb nicht erfasst werden.
Siehe auch: Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten, Reisekosten, Provisionsabrechnung*
*Nicht in allen Versionen
Zum Anlegen eines Mitarbeiters füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Mitarbeiter anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Das Programm schlägt automatisch eine freie Nummer vor, die Sie jedoch ändern können. Die Änderung der Mitarbeiternummer ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten und ein existierender Mitarbeiter einer Firma auch für eine andere Firma angelegt werden soll. Ersetzten Sie in diesem Fall die vorgeschlagene neue Mitarbeiternummer durch die schon bestehende. Der existierende Mitarbeiter wird dann unter der gleichen Nummer auch für die neue Firma angelegt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die ein neuer Mitarbeiter angelegt werden soll. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter bearbeiten,
Hier können Sie nach einem Mitarbeiter suchen oder sich alle Mitarbeiter einer Firma anzeigen lassen. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Der Mitarbeiter wird angezeigt, wenn Sie in der Ergebnisliste auf Anzeigen klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter Nr | Nummer des Mitarbeiters, der angezeigt werden soll. |
| Firma | Firma, in der der Mitarbeiter beschäftigt ist. |
| Name | Der Vor- oder Nachname des Mitarbeiters muss den eingegebenen Text enthalten. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen, Mitarbeiter bearbeiten
Bearbeiten Sie die Adresse. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Löschen | Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde. |
| Feld | Bedeutung |
| Art des Mitarbeiters | Die Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden. Es wird zwischen Angestellten und dem Unternehmer sowie externen Mitarbeitern unterschieden. |
| Adresse und Bankverbindung | Zur Information kann die Adresse und die Bankverbindung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Felder werden im Programm nicht weiter verwendet. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Mitarbeiter anlegen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Löschen | Der Mitarbeiter wird gelöscht. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter noch nicht verwendet wurde. |
| Feld | Bedeutung |
| Provisionsgruppe | Die Provisionsgruppe bestimmt die Provision, die der Mitarbeiter bekommt. |
| Abrechnungs-Intervall | Wählen Sie Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr als Abrechnungs-Intervall. |
| Nächste Abrechnung am | Datum, für das die nächste Abrechnung im Abrechnungslauf erstellt werden soll. Der Abrechnungs-Zeitraum beginnt ein Abrechnungs-Intervall vor diesem Datum und endet einen Tag davor. Beispiel: Nächste Abrechnung am ist der 1.1.2009. Dann ist der Abrechnungszeitraum vom 1.1.2008 bis zum 31.12.2008. |
| Lieferant für Gutschrift | Nur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Zusammen mit der Provisionsabrechnung wird eine Lieferanten-Gutschrift angelegt. Damit die Lieferanten-Gutschrift angelegt werden kann, muss für den Mitarbeiter ein Lieferant hinterlegt sein. |
| Abrechnung an Gutschrift anhängen | Nur für Mitarbeiter der Art 'Externer Mitarbeiter': Legt fest, ob die Provisionsabrechnung an die Lieferanten-Gutschrift angehängt werden soll. |
Abzüge und Zuschläge für die nächste Abrechnung
In einigen Fällen müssen manuelle Zu- oder Abschläge in die Provisionsabrechnung aufgenommen werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Forderungsverlust entsteht, ein Vorschuss gezahlt oder ein bereits bezahlter Vorschuss wieder verrechnet werden soll. Beim Anlegen der nächsten Provisionsabrechnung werden die Zu- und Abschläge in die Provisionsabrechnung übernommen und aus der Liste entfernt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Art | Bestimmt, ob es sich um einen Zu- oder Abschlag handelt. |
| Grund | Ein Beschreibungstext als Information für den Mitarbeiter. Der Text wird in die Provisionsabrechnung übernommen. |
| Betrag | Der Betrag, der abgerechnet werden soll. |
Siehe auch: Einführung Mitarbeiter, Einführung Mitarbeiter, Einführung Provisionsabrechnng*
* Nicht in allen Versionen
Als Reisekosten werden Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Reisekosten stellen Betriebsausgaben dar, sofern die gesetzlichen Grenzen nicht überschritten werden. Arbeitnehmern werden die Reisekosten üblicherweise erstattet.
Für getätigte Geschäftsreisen legen Sie Reisen an. Reisen werden für jeden Mitarbeiter einzeln erfasst. Über das Mitarbeiterportal* kann jeder Mitarbeiter seine Reisen auch selbst eingeben.
In der Reisekostenabrechnung sind alle Verpflegungs-, Übernachtungs- und KM-Pauschalen und hinterlegt. An Hand der Reisedaten und -belege berechnet und das Programm automatisch den Erstattungsbetrag.
Nach der Eingabe können Sie die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen. Die erfassten Reisetage für Kundenprojekte können Sie pauschal über die Projektabrechnung an Ihren Kunden weiterberechnen.
| Siehe auch: | Einführung Buchhaltung, Reise anlegen, Reise bearbeiten, Reise suchen, Wikipedia: Reisekosten |
* Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie eine Reise an. Geben Sie die Mitarbeiternummer und die Firma an, für die die Reise angelegt werden soll. Klicken Sie dann auf Reise anlegen
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Reise anlegen | Die Reise wird angelegt. Das Programm vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer für die Reise. Sie gelangen direkt zu Reise bearbeiten. Bearbeiten Sie dort die neu angelegte Reise weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| Mitarbeiter | Geben Sie die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters ein, der die Reise getätigt hat. |
Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen, Mitarbeiter bearbeiten
Im Reisekostenformular erfassen Sie die Rahmendaten Ihrer Reise sowie die Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten. Das Programm berechnet auf Knopfdruck alle Pauschalen und Sie können die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.
Die Reisekostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass der Reisende alle Kosten privat vorlegt und anschließend erstattet bekommt. Es ist nicht möglich, über die Reisekostenabrechnung Belege abzurechnen, die direkt vom Unternehmen bezahlt worden sind. Diese Belege erfassen Sie in der Funktion Belege buchen.
| Schaltfläche | Bedeutung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Buchen | Um die Reise zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.
Die automatische Buchung erfolgt bei Mitarbeitern der Art 'Angestellter' auf das Konto Geldtransit, da Angestellte den Betrag in den meisten Fällen überwiesen bekommen. Die Überweisung kann nicht direkt aus dem Programm heraus erfolgen. Für die Überweisung nutzen Sie z.B. das Online-Banking Ihrer Bank. Bei Mitarbeitern der Art 'Unternehmer' erfolgt die automatische Buchung auf das Konto Privateinlage. Eine Überweisung ist hier nicht erforderlich. | ||||
| Feld | Bedeutung | ||||
| Mitarbeiter | Mitarbeiter-Nummer | ||||
| Beginn/Ende | Datum und Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende. Daraus wird die Verpflegungspauschale berechnet (ab 8 h = 6 €; ab 12 h = 12 €, 24 h = 24 € bei Inlandsreisen). Pauschalen | ||||
| Ziel | Orte der Geschäftstätigkeit | ||||
| Land | Die Angabe des Landes hat Einfluß auf die Berechnung der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale. | ||||
| Grund | Der Grund der Reise muß eindeutig geschäftlich sein. | ||||
| Projekt* | Projektnummer. Die Eingabe ist optional. Wenn für das Projekt eine Reisepauschale hinterlegt ist, wird die Reise in der Projektabrechnung mit abgerechnet. | ||||
| Anz. pauschale Übernachtg. | Anzahl der Übernachtungen, die nicht nach Beleg, sondern pauschal abgerechnet werden (20 € je Nacht bei Inlandsreisen). Pauschalen
Achtung! Diese Möglichkeit besteht NICHT für Unternehmer. Ab 2008 ist es für Unternehmer grundsätzlich nicht mehr möglich Übernachtungen pauschal abzurechnen. Ist der Mitarbeiter als Unternehmer angelegt, berechnet das Programm keine pauschalen Übernachtungen, auch wenn diese angegeben sind. | ||||
| Keine Verpflegungspauschale | Ist das Feld aktiviert, wird keine Verpflegungspauschale für die Reise berechnet. Dies ist relevant, wenn eine Auswärtstätigkeit länger als drei Monate dauert. | ||||
| Nutzung Privat-PKW | Aus der Anzahl der mit dem privaten PKW gefahrenen KM berechnet sich die Kilometerpauschale:
| ||||
| Belege | Reisekosten, für die Rechnungen oder Eigenbelege vorhanden sind.
Bewirtungsrechnungen: Wenn die Reise auch in die Buchhaltung übernommen wird, geben Sie keine Bewirtungsrechnungen ein. Verwenden Sie dafür die Vorlage Bewirtung aus der Vorlagengruppe Ausgaben. | ||||
| Belegart | z.B. Hotel, Bahn .. | ||||
| Belegdatum | Das ist das Rechnungsdatum. | ||||
| Betrag | Bruttobetrag | ||||
| Steuer | Daraus ergibt sich der abzugsberechtigte Vorsteuerbetrag. Bei Auslandsbelegen wählen Sie 0 %. | ||||
| Frühstk
(Frühstück) | Sind in der Hotelrechnung die Kosten für das Frühstück nicht separat ausgewiesen, geben Sie hier die Anzahl der Frühstücke an. Daraus wird der Frühstücksabzug berechnet (bei Inlandsreisen: 4,50 € je Frühstück; ab 2008 4,80 €; bei Auslandsreisen: 20 % der vollen Verpflegungspauschale). | ||||
| Beschreibung | Dieses Feld ist für ergänzende Angaben gedacht (z.B. wenn bei der Belegart Sonstiges gewählt wurde). |
| Siehe auch: | Reisekosten |
* Nicht in allen Versionen
Das Dokument kann nur als gelöscht markiert, nicht aber vollständig entfernt werden. Es bleibt im Hintergrund erhalten und wird nur angezeigt, wenn Sie in der Suchmaske das Feld Auch gelöschte markieren.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ok, Löschkennzeichen setzen | Die Reise wird als gelöscht gekennzeichnet. Unter Reise suchen wird die Reise nur noch angezeigt, wenn Sie das Kennzeichen Auch gelöschte markieren. |
| Ok, Löschkennzeichen entfernen | Das Löschkennzeichen wird entfernt. Sofern die Reise bereits gelöscht ist, kann sie wieder hergestellt werden. |
Siehe auch: Reisekosten, Reise bearbeiten, Reise suchen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Suchen. Die gefundenen Reisen werden als Liste angezeigt. Die vollständige Reise wird angezeigt, wenn Sie auf Anzeigen oder die Reisenummer klicken.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Reise | Reisenummer. Sucht nach einer bestimmten Reise. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiternummer. Sucht nach Reisen eines bestimmten Mitarbeiters. |
| Sortierung | Wählen Sie die Option aus, nach der die Ergebnisliste sortiert werden soll. |
| Reisedatum von ... Reisedatum bis | Sucht nach Reisen in dem definierten Zeitraum. |
| Ziel | Sucht nach Reisen an ein bestimmtes Ziel. |
| Noch nicht gebucht | Sucht nach Reisen, die noch nicht in die Buchhaltung übernommen wurden. |
| Projekt | Projektnummer. Sucht nach Reisen für ein bestimmtes Projekt. |
| Gelöschte | Sucht nach Reisen, bei denen das Löschkennzeichen gesetzt ist. |
| Siehe auch: | Reisekosten |
* Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Auswerten.
Um eine einzelne Reise anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Reisenummer.
| Siehe auch: | Reisekosten |
Viele Unternehmen bezahlen eigenen oder externen Vertriebsmitarbeitern eine Provision auf die von ihnen erzielten Umsätze. Mit Hilfe der Provisionsabrechnung erstellen Sie eine Auflistung im PDF-Format, die alle für den Mitarbeiter relevanten Umsätze und die Provision enthält.
Vermittler
In Kunde, Angebot, Kundenauftrag und Rechnung gibt es unter Verkauf ein Feld Vermittler. Tragen Sie hier den Mitarbeiter ein, dem die Provision zusteht. Basis für die Provisionsabrechnung sind immer die Rechnungen, wobei wahlweise auch nur ausgeglichene Rechnungen berücksichtigt werden. Beim Anlegen eines Dokuments wird der Vermittler jeweils vom Vorgängerdokument bis in die Rechnung übernommen. Wenn kein Vorgängerdokument existiert, wird der Vermittler vom Kunden übernommen. Beispiel: Der Vermittler wird übernommen vom Kunden in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung.
Provisionsgruppe
Die Höhe der Provision wird über die Provisionsgruppe gesteuert. In der Provisionsgruppe hinterlegen Sie in Abhängigkeit von der Produktgruppe die zu zahlende Provision. Sie können also angeben, dass nur für bestimmte Produktgruppen Provisionen fällig werden. Auch die Höhe der Provision kann von Produktgruppe zu Produktgruppe unterschiedlich sein. Die Provisionsgruppe wird im Mitarbeiter hinterlegt und bestimmt damit die dem Mitarbeiter zu zahlende Provision.
Provisionsabrechnung anlegen
Die Provisionsabrechnung kann entweder einzeln oder gesammelt über den Provisionsabrechnungslauf angelegt werden. Für den Provisionsabrechnungslauf geben Sie im Mitarbeiter den Zeitpunkt der nächsten Abrechnung sowie das Abrechnungsintervall an. Der Provisionsabrechnungslauf legt automatisch für alle Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung an, bei denen der Abrechnungszeitpunkt erreicht ist.
Gutschriften für externe Mitarbeiter
Für externe Mitarbeiter erstellt das Programm zusammen mit der Provisionsabrechnung eine Lieferanten-Gutschrift. Die Lieferanten-Gutschrift erscheint automatisch als offener Posten und kann über eine Zahlung direkt im Programm ausgeglichen werden. Für interne Mitarbeiter wird die Provision üblicherweise zusammen mit dem Gehalt ausbezahlt. Leiten Sie dazu die Beträge an Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung weiter.
| Siehe auch: | Provisionsgruppen, Mitarbeiter bearbeiten, Provisionsabrechnung anzeigen, Provisionsabrechnungslauf, Provisionsabrechnung anlegen |
* Nicht in allen Versionen
Die Höhe der Provision wird über die Provisionsgruppe gesteuert. Die Provisionsgruppe wiederum wird im Mitarbeiter hinterlegt und bestimmt damit die dem Mitarbeiter zu zahlende Provision.
In der Tabelle werden alle für die Firma angelegten Provisionsgruppen angezeigt. Um eine neue Provisionsgruppe anzulegen, tragen Sie in die letzte Zeile eine Bezeichnung sowie eine Provision ein und klicken Sie auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Interne Nummer der Provisionsgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Provisionsgruppe kann frei gewählt werden. |
| Provision | Die Provision in Prozent. Die Provision bezieht sich immer auf den Wert einer Rechnungsposition. |
| Details | Sofern die Provision nicht auf alle Produktgruppen gewährt wird oder erst bei Ausgleich der Rechnung fällig wird, klicken Sie auf Details. |
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Details zur Provisionsgruppe
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nr | Interne Nummer der Provisionsgruppe. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung der Provisionsgruppe kann frei gewählt werden. |
| Provision | Die Provision in Prozent. Die Provision bezieht sich immer auf den Wert einer Rechnungsposition. |
| Nur für ausgeglichene Rechnungen | Wenn markiert, wird die Provision erst fällig, wenn die Rechnung ausgeglichen ist. Als Datum für die Provisionsabrechnung ist dann nicht das Rechnungsdatum, sondern das Belegdatum des Buchhaltungs-Belegs relevant, der den offenen Posten ausgeglichen hat. Achtung: Das Programm kann nicht erkennen, ob der Ausgleich einen Forderungsverlust darstellt. Sollte dies der Fall sein, muss manuell im Mitarbeiter ein entsprechender Abschlag erfasst werden, um die Provision in der nächsten Provisionsabrechnung wieder auszugleichen. |
| Gültigkeit | Sie können wählen, ob die Provision nur für die angegebenen Produktgruppen fällig wird, oder ob für bestimmte Produktgruppen abweichende Provisionen gelten. |
| Produktgruppe | Wählen Sie die Produktgruppe, für welche die Provision einzeln festgelegt werden soll. |
| Auch Untergruppen | Wenn markiert, gelten die Angaben auch für alle Untergruppen der Produktgruppe. |
| Abweichende Provision | Die Provision, die für Produkte dieser Produktgruppe fällig wird. |
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Provisionsgruppen
Zum Anlegen einer Provisionsabrechnung füllen Sie die Felder aus und klicken Sie dann auf Anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiter, für den die Provisionsabrechnung angelegt werden soll. |
| Von - Bis | Der Zeitraum der abgerechnet werden soll. |
Basis für die Provisionsabrechnung sind immer die Rechnungen im Abrechnungszeitraum, bei denen der Mitarbeiter als Vermittler angegeben ist. Zusätzlich werden die im Mitarbeiter hinterlegten Abzüge und Zuschläge in die Provisionsabrechnung übernommen. Bei externen Mitarbeitern wird zusammen mit der Provisionsabrechnung eine Lieferanten-Gutschrift angelegt.
Das Programm prüft nicht, ob eine Rechnungsposition schon in einer anderen Provisionsabrechnung enthalten ist. Deshalb sollte eine Provisionsabrechnung erst angelegt werden, wenn an den Rechnungen nichts mehr verändert wird.
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Provisionsabrechnung anzeigen
| Links | Bedeutung |
|---|---|
| Die Provisionsabrechnung im PDF-Format angezeigt. | |
| Löschen | Zur Löschfunktion springen. |
| Feld | Bedeutung |
| Provisionsabrechnung Nr | Eindeutige Nummer der Provisionsabrechnung. Die Nummerierung beginnt bei eins und wird dann für jede Provisionsabrechnung um eins erhöht. |
| Betrag | Der Gesamtbetrag der Provisionsabrechnung. |
| Gutschrift Nr. | Die Nummer der Gutschrift, mit der die Provisionsabrechnung verknüpft ist. Nur bei externen Mitarbeitern |
| Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, für den die Provisionsabrechnung angelegt wurde. |
| Von - Bis | Der Abrechnungszeitraum. Das Datum bezieht sich normalerweise auf das Rechnungsdatum. Wenn in den Details der Provisionsgruppe das Kennzeichen Nur ausgeglichene Rechnungen markiert ist, bezieht sich das Datum auf das Belegdatum des Buchhaltungs-Belegs, der den offenen Posten ausgeglichen hat. |
| Angelegt am / von | Datum und Uhrzeit sowie der Benutzer, von dem die Provisionsabrechnung angelegt wurde. |
| Positionen | |
| Pos | Nummer der Position. Die Schrittweite kann beeinflusst werden unter Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Nummernvergabe → Nummerierung der Positionen |
| Rechnung | Die Rechnungsnummer auf die sich die Position bezieht. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung enthält Informationen über die abgerechnete Rechnungsposition oder die Bezeichnung des Zu- oder Abschlags aus dem Mitarbeiter. |
| Provision | Die Provision in Prozent aus der dem Mitarbeiter zugeordneten Provisionsgruppe. |
| Betrag | Der Provisionsbetrag, errechnet aus dem Positionswert der Rechnung und der Provision in Prozent. |
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung
Der Provisionsabrechnungslauf legt für alle Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung an, bei denen im Feld Provisionsabrechnung → Nächste Abrechnung am ein Datum hinterlegt ist, das vor dem Heute-Datum liegt.
Der Abrechnungszeitraum für die Provisionsabrechnung endet einen Tag vor dem Datum Nächste Abrechnung am aus dem Mitarbeiter.
Nachdem die Provisionsabrechnung angelegt ist, wird das Datum Nächste Abrechnung am im Mitarbeiter um ein Intervall in die Zukunft gesetzt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Vorschau | Erzeugt eine Vorschau auf die abzurechnenden Umsätze. Mit der Vorschau kann geprüft werden, für welche Mitarbeiter im Abrechnungslauf eine Abrechnung erstellt worden wäre. |
| Abrechnungslauf durchführen | Führt den Provisionsabrechnungslauf aus und erzeugt die relevanten Provisionsabrechnungen. |
Nach dem Provisionsabrechnungslauf wird eine Liste angezeigt mit den erstellten Provisionsabrechnungen. Klicken Sie auf die Provisionsabrechnung oder die Gutschrift, um die Provisionsabrechnung zu drucken oder die Gutschrift zu versenden.
Siehe auch: Einführung Provisionsabrechnung, Mitarbeiter bearbeiten
In der GuV wird aus den Erlösen und Aufwendungen der Gewinn bzw. der Verlust des Unternehmens ermittelt.
Die Gliederung der GuV entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur GuV finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.
Die GuV-Posten werden aus der Summe der Salden der dem GuV-Posten zugeordneten Konten ermittelt. Die Zuordnung von Konto zu GuV-Posten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04).
Wählen Sie die Firma und das Geschäftsjahr aus. Klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein GuV-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitraum | Zeitraum, für den der Gewinn bzw. Verlust ermittelt werden soll. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Geschäftsjahr | Wird nur eingeblendet, wenn die Zeiträume Ganzes Jahr oder Einen Monat ausgewählt sind. Ermittelt den Gewinn/Verlust für das angegebene Jahr oder für den Monat in dem Jahr. |
| Stichtag | Wird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Bis zum Stichtag ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust bis zum angegeben Tag. |
| Monat | Wird nur eingeblendet, wenn Zeitraum Einen Monat ausgewählt ist. Ermittelt den Gewinn/Verlust des ausgewählten Monats. |
| Nullzeilen ausgeben | Ist das Feld aktiviert, werden auch die GuV-Posten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Bilanz
Die Gliederung der Bilanz entspricht den gesetzlichen Vorgaben des HGB und ist für Personen- und Kapitalgesellschaften aller Größenklassen geeignet. Ausführliche Informationen zur Bilanz finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.
Die Bilanzposten werden aus der Summe der Salden der dem Bilanzposten zugeordneten Konten ermittelt. Die Anfangssalden des Geschäftsjahres werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen, d.h. die Anfangssalden müssen nicht manuell vorgetragen werden.
Die Zuordnung von Konto zu Bilanzposten wird von der Datev im Kontenrahmen festgelegt und kann nicht beeinflusst werden (s. SKR03, SKR04). Ausnahme sind die folgenden Bilanzposten, die gesondert ermittelt werden:
| Besondere Bilanzposten | Bedeutung |
|---|---|
| Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag | Der Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag wird aus der GuV ermittelt. Klicken Sie auf den Betrag, um zur GuV zu gelangen. |
| Gewinnvortrag/Verlustvortrag | Summe aller nicht verwendeter Vorjahresgewinne und -Verluste. Klicken Sie auf den Betrag, um zur Bilanz des Vorjahres zu gelangen.
Der Gewinnvortrag/Verlustvortrag setzt sich zusammen aus dem Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag des Vorjahres plus dem Gewinnvortrag/Verlustvortrag des Vorjahres plus dem Saldo des Kontos 'Gewinnvortrag vor Verwendung'. Wird der Vorjahresgwinn im laufenden Jahr verwendet (z.B. durch Ausschüttung oder Rücklagenbildung), erfolgt die Gegenbuchung auf das Konto 'Gewinnvortrag vor Verwendung' und gleicht damit den Gewinnvortrag im aktuellen Jahr aus. |
| Umsatz- und Vorsteuer | Die Salden aller Umsatz- und Vorsteuerkonten werden addiert. Ergibt die Summe eine Umstatzsteuer-Verbindlichkeit, wird die Summe auf der Passiv-Seite unter 'Sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen der sozialen Sicherheit' ausgewiesen. Ergibt die Summe dagegen eine Umsatzsteuerforderung, wird die Summe Aktiv-Seite im Posten 'Sonstige Vermögensgegenstände' ausgewiesen.
Es ist nicht erforderlich, die Umsatzsteuerkonten abzuschließen, da die Summierung automatisch erfolgt. |
Zum Anzeigen der Bilanz füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein Bilanz-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht bei der Druckansicht).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bilanzart |
|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Geschäftsjahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. |
| Stichtag | Wird nur eingeblendet, wenn die Bilanzart Eröffnung- / Stichtagsbilanz ausgewählt ist. Geben Sie das Datum ein, zu dem Sie die Bilanz erstellen möchten |
| Nullzeilen ausgeben | Ist das Feld aktiviert, werden auch die Bilanzposten angezeigt, zu denen es keine Werte gibt. |
| Druckansicht | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Wählen Sie Querformat aus und geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken. |
Im Programm steht nur die Bilanz als Auswertung zur Verfügung. Wenn Sie die Bilanz mit Anhang (z.B. Lagebericht) versehen möchten, zeigen Sie die Bilanz in der Druckansicht an, markieren Sie die Seite im Browser über Bearbeiten → Alles markieren und kopieren Sie die Seite in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word). Dort ergänzen Sie die Bilanz nach Ihren Wünschen.
Jede Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) ist in Deutschland einmal jährlich zur Einreichung und Bekanntmachung seiner Abschlussunterlagen beim Bundesanzeiger verpflichtet. Als kleines Unternehmen müssen Sie gemäß § 326 HGB nur Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen. Zur Einreichung steht beim Bundesanzeiger ein Webformular zur Verfügung, in das Sie die Werte der Bilanzposten einfach übertragen.
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die betriebswirtschaftliche Auswertung gibt einen Überblick über die Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation Ihres Unternehmens in detaillierter Form als die GuV. Die Gliederung der BWA entspricht der Datev-Standard Gliederung und ist fest vorgegeben.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um die Posten zu sehen, aus denen sich ein Betrag zusammensetzt, klicken Sie auf den Betrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Art der Auswertung |
Kurzfristige Erfolgsrechnung: Zeigt die Monatswerte sowie die kummulierten Werte.
Vorjahresvergleich: Vergleicht die aktuellen Monat- und kummulierten Werte mit denen des Vorjahres. Entwicklungsübersicht: Zeigt die Entwicklung des aktuellen Jahres monatsweise. |
| Geschäftsjahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. |
| Monat | Geben Sie den Monat ein, den oder bis zu dem Sie auswerten möchten. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Die Erstellung einer EÜR ist nur für Freiberufler und Inhaber kleiner Gewerbebetriebe relevant. Hierbei wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz der beiden Zahlen ergibt den zu versteuernden Gewinn. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserer Buchhaltung für Nicht-Buchhalter.
Füllen Sie alle Felder nach Ihren Auswertungskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu sehen aus welchen Beträgen sich ein EÜR-Posten zusammensetzt, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag (nicht in der Druckansicht).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Wählen Sie das Geschäftsjahr aus. |
| Monat | Wählen Sie dann einen Monat aus, wenn Sie die EÜR nur für einen Monat erstellen möchten |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Auswertung |
|
| Druckansicht | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Gehen Sie in die Druckvorschau Ihres Browsers (Menü Datei). Geben Sie bei den Maßen für die Seitenränder jeweils 0 ein. Verkleinern Sie das Ganze bei Bedarf auf 70 % (Mozilla: Feld Skalierung). Klicken Sie auf Drucken. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Die Summen-Salden-Liste gibt einen Überblick über alle bebuchten Sachkonten. Sie bildet die Grundlage der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).
Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie dürfen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.
Der Wert in der Spalte Eröffnungsbilanzwert ist der automatisch vorgetragene Wert aus dem Vorjahr.
Wählen Sie Jahr und Monat und klicken Sie dann auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt. |
| Monat | Wählen Sie den Monat aus. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Die Liste ermöglicht die Anzeige der offenen Kunden- und Lieferanten-Rechnungen. Daneben können die bereits ausgeglichenen Posten mit angezeigt werden.
Füllen die Felder entsprechend Ihren Auswahlkriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um sich einzele Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die als Link gekennzeichnete Belegnummer *.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Posten |
Kunden/Lieferanten: Es werden nur die offenen Posten zu den Kunden bzw. Lieferanten angezeigt. Kunden/Lieferanten, auch bezahlte: Es werden auch die bereits bezahlten Posten mit angezeigt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Kunden an. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Zeigt nur Posten zu diesem Lieferanten an. |
| Entwicklung anzeigen | Für jeden offenen Posten werden alle Zahlungen direkt in der Liste aufgeführt. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. am Telefon mit dem Lieferanten / Kunden die offenen Posten abstimmen. Dann haben Sie alle Informationen zu einem offenen Posten auf einen Blick und müssen nicht erst in den Beleg springen, um die Zahlungen zu sehen. |
| Druckansicht | Die Liste wird zum Drucken ohne die Links angezeigt und kann mit der Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Offene Posten verwalten*
*Nicht in allen Versionen
Der Saldo ist der Betrag, der sich aus der Differenz zwischen Sollseite und Habenseite des Kontos ergibt. Der kummulierte Saldo ist gleich der Summe der einzelnen Salden plus des Saldos aus dem Vorjahr.
Achtung! Die Salden der Bestandskonten (z.B. Bank) werden automatisch aus dem Vorjahr übernommen. Sie müssen deshalb für den Jahresabschluss nicht abgeschlossen und anschließend wieder eröffnet werden.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus. Klicken Sie auf Anzeigen. Für jedes Konto werden die Salden für jeden Monat einzeln angezeigt und aufsummiert. Durch das Anklicken der Monatssalden gelangen Sie in die Postenanzeige für diesen Monat und können sich so jeden im Saldo enthaltenen Posten ansehen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Salden für das angegebenen Geschäftsjahr an. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Konto | Zeigt den Saldo zu dem ausgewählten Konto. |
| Kontengruppe | Zeigt die Salden zu der ausgewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen) an. |
| Kunde | Kundennummer. Zeigt Salden zu diesem Kunden an. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Zeigt Salden zu diesem Lieferanten an. |
| Anlage | Anlagenummer. Zeigt Salden zu dieser Anlage an. |
| Summenanzeige | Ist das Feld aktiviert, werden die Salden der Konten aus den Kontengruppen Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagen nicht mehr nach Kunden, Lieferanten und Anlagen getrennt angezeigt, sondern für jedes Konto summiert. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Posten sind die Belegpositionen, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wurden. Im Gegensatz zu einer Belegposition enthält ein Posten nur die aus Sicht des Kontos relevanten Informationen aus der Belegposition.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien aus und klicken Sie dann auf Anzeigen. Um zu einem Posten den Buchhaltungsbeleg anzuzeigen, klicken Sie auf die Belegnummer.
| Eingabe-Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Zeigt nur Posten, deren Belegdatum im angegebenen Geschäftsjahr liegt. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Konto | Sucht Posten zu dem ausgewählten Konto. |
| Kontengruppe | Sucht nach Posten in der gewählten Kontengruppen (z.B. Forderungen). |
| Kunde | Kundennummer. Sucht nach Posten zu diesem Kunden. |
| Lieferant | Lieferantennummer. Sucht nach Posten zu diesem Lieferanten. |
| Anlage | Anlagenummer. Sucht nach Posten zu dieser Anlage. |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Sucht nach Posten, deren Belegdatum in dem angegebenen Zeitraum liegt. |
| Nur Einnahmen/Ausgaben | Es werden nur abgeschlossene Geschäftsvorfälle angezeigt. Nur relevant, wenn Sie Ihren Abschluss mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung machen. |
| Summenanzeige | Summe aller Posten, die im Zusammenhang mit Kunden, Lieferanten oder Anlagen stehen (z.B. Summe aller Forderungen allen Kunden gegenüber). |
| Stornos | Aktivieren Sie das Feld, wenn auch Posten zu bereits stornierten Belegen angezeigt werden sollen. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen Sie direkt auf Basis der gebuchten Belege. In den Erlös- und Vorsteuerkonten sind dazu die Feldnummern des Umsatzsteuer-Voranmeldungs-Formulars hinterlegt. Beim Erstellen der Voranmeldung werden die Belege nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und im jeweiligen Feld ausgewiesen.
Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie in unserer Einführung Buchhaltung.
Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung basiert auf der gleichen Logik wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung, nur dass sich der Auswertungszeitraum auf das ganze Jahr erstreckt. Sie dient zur leichteren Erstellung der jährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
Bevor Sie die erste Voranmeldung anlegen, geben Sie unter Verwaltung>* → Firma die Finanzamts- und die Steuernummer ein. Im Geschäftsjahr wählen Sie die Besteuerungsart aus.
Wenn Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung von mehreren Firmen zusammenfassen möchten>*, wählen Sie unter Verwaltung → Firma → Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma die Haupt-Firma aus, über welche die Voranmeldung zusammengefasst und versendet werden soll.
| Siehe auch: | Umsatzsteuer-Voranmeldung anlegen, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Jahresauswertung, Konto bearbeiten |
*Nicht in allen Versionen
Hier legen Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung an und senden sie direkt an das Finanzamt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anlegen | Die Voranmeldung wird angelegt. Dabei werden die Buchhaltungsbelege nach den in den Konten hinterlegten Feldnummern summiert und die Summe für jedes Feld in der Voranmeldung gespeichert. Sie gelangen direkt zu Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen. |
| Feld | Bedeutung |
| Jahr | Wählen Sie das Jahr aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll. |
| Monat/Quartal | Wählen Sie den Zeitraum aus, für das die Voranmeldung angelegt werden soll. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen |
Um zu sehen, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen, klicken Sie auf den als Link gekennzeichneten Betrag. Sie gelangen dann zu den Details für das Feld.
ACHTUNG! Wenn Sie Belege erfassen, nachdem die Umsatzsteuer-Voranmeldung angelegt wurde, erscheinen diese Belege NICHT in der Voranmeldung. Legen Sie deshalb eine neue Voranmeldung an und senden diese an das Finanzamt. Wurde noch keine Voranmeldung für den Zeitraum gesendet, löschen Sie die Voranmeldung, die nicht mehr aktuell ist.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| An Finanzamt senden | Die Voranmeldung wird über das Elster-Verfahren elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Nach dem Senden können Sie über den Link Protokoll im Pdf-Format das Übertragungsprotokoll anzeigen und bei Bedarf ausdrucken.
Sofern für den gleichen Zeitraum schon eine alte gesendete Voranmeldung existiert, wird die neue Voranmeldung automatisch als korrigierte Voranmeldung markiert. Im Geschäftsjahr wird der Voranmeldungszeitraum automatisch gesperrt. Dies soll versehentliche Buchungen in bereits abgeschlossenen Monaten verhindern. Falls doch noch Buchungen notwendig sind, kann der Monat wieder entsperrt werden und Sie können die fehlenden Belege buchen. Danach erstellen Sie bei Bedarf eine neue Voranmeldung und senden diese an das Finanzamt. |
| Löschen | Die Voranmeldung wird gelöscht. |
Beachten Sie, dass bei manchen Feldern (z.B. Feld 81) immer nur volle Eurobeträge angegeben werden. Das ist kein Fehler, sondern entspricht dem Original-Formular.
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Details für Feld, Umsatzsteuer-Jahresauswertung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen |
Hier wird angezeigt, aus welchen Beträgen sich der Wert im Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars zusammensetzt. Um sich die einzelnen Posten zu einem Betrag anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Betrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Konto | Es werden alle Konten aufgelistet, die das Feld des Umsatzsteuer-Voranmeldungsformulars hinterlegt haben und die im Voranmeldungs-Zeitraum gebucht wurden. |
| Saldo | Der ursprüngliche Saldo des Kontos zum Zeitpunkt, als die Voranmeldung angelgt wurde. |
| Aktueller Saldo | Der aktuelle Saldo. Wenn der aktuelle Saldo vom ursprünglichen Saldo abweicht, wurden auf das Konto seit dem Anlegen der Voranmeldung weitere Belege gebucht. Legen Sie in diesem Fall eine neue Voranmeldung an. Beim Senden wird die neue Voranmeldung wird automatisch als korrigierte Voranmeldung übermittelt. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung anzeigen, Umsatzsteuer-Jahresauswertung |
Sie können sich hier alle angelegten und gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen anzeigen lassen. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen. Das Suchergebnis wird als Liste angezeigt. Klicken Sie auf Anzeigen, um die vollständige Voranmeldung anzuzeigen.
| Eingabe-Feld | Bedeutung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Status |
| ||||||
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. | ||||||
| Jahr | Geschäftsjahr. Zeigt nur Voranmeldungen für das angegebene Geschäftsjahr. | ||||||
| Monat/Quartal | Zeigt nur die Voranmeldungen für den gewählten Zeitraum. |
| Siehe auch: | Einführung Umsatzsteuer |
Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung dient als Basis für die jährliche Umsatzsteuer-Erklärung.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Anzeigen | Die Umsatzsteuer-Jahresauswertung wird angezeigt. Die Feldnummern und Feldbezeichnungen entsprechen denen der Umsatzsteuer-Voranmeldung. In den meisten Fällen können die Werte direkt in die Umsatzsteuer-Erklärung übernommen werden. In einigen Fällen ist es aber erforderlich, die Werte über die Funktion Salden anzeigen gesondert zu ermitteln. |
| Feld | Bedeutung |
| Jahr | Wählen Sie das Jahr aus, für das Umsatzsteuer-Jahresauswertung angezeigt werden soll. |
Um die gesamten angemeldeten Beträge für das Jahr zu ermitteln, wählen Sie unter Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen die Option Zuletzt gesendet.
Siehe auch: Einführung Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Voranmeldung suchen
Bei der Zusammenfassenden Meldung werden die Umsätze aus innergemeinschaftlichen Lieferungen ermittelt und an das Zentralamt für Steuern gesendet. Damit Sie die Auswertung erstellen und versenden können, muss unter Verwaltung → Firma Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt sein und Sie müssen über eine Teilnehmernummer vom Bundeszentralamt für Steuern verfügen. Den Antrag dafür finden Sie hier.
Das Programm ermittelt die Werte anhand der Buchhaltungsbelege, die auf die Konten 8125 (SKR03) bzw. 4125 (SKR04) gebucht worden sind. Es werden nur die Belege automatisch in das Formular eingefügt, die mit einem Kunden verknüpft sind. Bei dem Kunden muss ebenfalls die Umsatzsteuer-Id hinterlegt sein.
Eingabe
Siehe auch: Einführung Buchhaltung
Der Datev-Export dient der Übergabe der Belege nach Datev. Üblicherweise werden die Belege am Jahresende exportiert und beim Steuerberater für den Jahresabschluss importiert.
Die Daten werden in Form einer ZIP-Datei herunter geladen. Vor dem Import in das DATEV-System, muss die ZIP-Datei ausgepackt werden. Die ZIP-Datei enthält mehrere Dateien im DATEV-Inputformat KNE. Die Dateien haben die Namen EV01 und ED00001 – EDxxxxx. Sie enthalten vom Standard abweichende Kontenüberschriften, Kreditoren, Debitoren sowie die Belege.
Bekannte Einschränkungen:
| Original Beleg | Datev-Buchung | ||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
| Original Beleg | Datev-Buchung | ||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen für den Datenaustausch
Hier können Sie die Buchhaltungsbelege als CSV-Datei exportieren.
Die Datei kann in dieser Form in das von Steuerprüfern verwendete IDEA-Programm eingelesen werden. Sofern ein Steuerprüfer im Rahmen einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung die Überlassung der Daten auf einem Datenträger gemäß GDPdU fordert, brennen Sie die CSV-Datei auf eine CD und übergeben dem Steuerprüfer die CD. Damit haben Sie die Anforderungen der GDPdU zur Datenträgerüberlassung erfüllt.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie auf Exportieren. Es wird eine CSV-Datei zum Speichern oder Öffnen angeboten.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschäftsjahr | Das Geschäftsjahr, für das Sie die Belege herunter laden möchten. |
| Belegdatum von ... Belegdatum bis | Zeitraum, für den die Belege exportiert werden sollen. |
| Gebucht seit | Exportiert nur Belege, die seit dem angegebenen Datum gebucht wurden. |
| Stornos | Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden auch die stornieren Belege mit exportiert. |
Siehe auch: Einführung Buchhaltung, Schnittstellen und Datenaustausch
Neben Collmex pro benötigen Sie ein handelsübliches Webhosting-Paket bei einem Internet Service Provider Ihrer Wahl. Es werden keine besonderen Anforderungen an den Webspace gestellt, d.h. es muss weder PHP noch eine Datenbank vorhanden sein.
Es steht Ihnen jedoch frei, eine Skriptspache Ihrer Wahl (z.B. PHP, Perl, Ruby, .net) zu verwenden.
Collmex erzeugt statische Dateien und überträgt diese per FTP oder WebDAV auf Ihren Webauftritt beim Internet Service Provider.
Üblicherweise haben die Seiten eines Webauftritts ein einheitliches Design oder Layout. In Collmex ist das Design in einem so genannten Template hinterlegt.
Es gibt ein von Collmex vordefiniertes Standard-Template, das Sie als Grundlage für Ihren Webauftritt verwenden können. Das Standard-Template verwendet reines HTML. Alternativ erstellen Sie auf Basis des Standard-Templates ein eigenes Template oder lassen ein Template von einem Webdesigner nach Ihren Wünschen erstellen.
Tiefgreifende Kenntnisse in der Webseiten-Programmierung benötigen Sie nur, wenn Sie eigene Templates erstellen möchten. Wenn Sie fertige Templates verwenden, kommen Sie mit HTML-Grundkenntnissen aus.
Aus den in Collmex gespeicherten Daten (Produkte, Kategorien, Seiten, Menüs) und den Informationen im Template werden die Dateien erzeugt, die dann zu Ihrem Webauftritt übertragen werden. Im Template wird über so genannte Felder (z.B. $ProductNumber$ für die Produktnummer) auf die Daten in Collmex zugegriffen.
Template + Collmex Daten → (HTML)-Seite
Sowohl die Texte im Template als auch die in Collmex gespeicherten Texte sowie die Dateinamen können Sie frei festlegen. Es steht Ihnen frei, ob Sie Standard-HTML-Code oder Code für eine Skriptsprache, wie z.B. PHP hinterlegen.
Die Details zu Templates werden weiter unten beschrieben. Um einen Webauftritt anzulegen, müssen Sie die Details noch nicht kennen.
Wählen Sie unter Verwaltung → Webauftritt → Webauftritt anlegen und klicken Sie auf anlegen.
In dem folgenden Beispiel wird angenommen, dass Sie für den Test ein Unterverzeichnis 'test_collmex' angelegt haben. Wenn Sie über einen leeren Webauftritt verfügen, lassen Sie das Unterverzeichnis 'test_collmex' einfach weg.
In der Eigenschafts-Seite des Webauftritts füllen Sie die folgenden Felder aus:
Beim Anlegen des Webauftritts werden bereits einige Seiten und Menüs sowie eine Produktkategorie standardmäßig angelegt (z.B. Impressum, AGB). Klicken Sie auf ‚Seiten’, ‚Menüs’ und ‚Kategorien’ um sich die bereits angelegten Objekte anzusehen.
Klicken Sie auf ‚Hochladen’, um die Dateien auf Ihren Webauftritt zu übertragen. Überprüfen Sie, ob die Dateien erfolgreich übertragen wurden, indem Sie die Basis URL (http://www.meine_firma.de/test_collmex/index.html) in Ihrem Webbrowser aufrufen.
Es können beliebig viele Webauftritte angelegt werden. Mehrere Webauftritte benötigen Sie, wenn Sie
Beim Anlegen des Webauftritts wird bereits eine Kategorie „Produktgruppe“ angelegt. Dieser Kategorie sind jedoch noch keine Produkte zugeordnet. Für jeden Webauftritt können Sie eigene Kategorien anlegen, die unabhängig von den Produktgruppen in der Warenwirtschaft sind. Ein Produkt kann mehreren Shop-Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden (z.B. Hersteller, Neuheiten und, Topseller).
Wenn Sie keinen Shop in Ihrem Webauftritt integrieren möchten, löschen Sie die Kategorie „Produkte“ wieder und lesen Sie im Kapitel „Seiten“ weiter.
Um ein neues Produkt zum Webauftritt hinzu zu fügen, wählen Sie im Webauftritt Kategorien → Produktgruppe → Produkte. Sie kommen zu der in dieser Kategorie enthaltenen Liste von Produkten (die Liste ist noch leer).
Wählen Sie ein Produkt mit dem Fernglas aus. Das Produkt ist jetzt im Webauftritt enthalten. Klicken Sie auf die Produktnummer. Sie gelangen in das Produkt in den Abschnitt „Shop“. Hier pflegen Sie unter anderem die Beschreibung, Schlüsselworte, Dateiname und Titel der HTML – Seite für dieses Produkt.
Alternativ fügen Sie im Abschnitt „Unterkategorien“ komplette Produktgruppen mit allen Produkten und Untergruppen in den Webauftritt ein. Auf diese Weise können Sie viele Produkte in einem Schritt in den Shop übernehmen.
Ebenso geben Sie eine Internetadresse zu dem Bild des Produkts an. Beachten Sie, dass Sie die Bilder selbst auf Ihren Webauftritt übertragen müssen. Es werden auf den Collmex-Servern keine Bilder abgelegt, sondern lediglich die Adressen zu den Bildern.
Kehren Sie zum Webauftritt zurück und klicken Sie auf ‚Hochladen’. Jetzt sollte es bereits möglich sein, das Produkt über Ihre Webseite zu bestellen. Das Ergebnis des Bestellvorgangs ist ein Kundenauftrag, der dann wie gewohnt in der Warenwirtschaft weiter bearbeitet wird.
Sie können auch Kategorien auf derselben Ebene wie „Produktgruppe“ anlegen (z.B. Neuheiten) und diese als eigenen Menüpunkt in den Webauftritt aufnehmen.
Der Inhalt der Seiten ist HTML-Code, d.h. wenn Sie den Text formatieren wollen, sollten Sie Grundlagenkenntnisse in HTML haben.
Kommen die gleichen Formatierungen in mehreren Seiten vor, besteht die Möglichkeit eigene CSS-Klassen zu definieren. Dazu kopieren Sie das Standard-Template in ein eigenes und erweitern das Standard-Template um eigene CSS-Klassen (s. unten).
Wenn Sie lieber einen eigenen Texteditor verwenden möchten, können Sie im Webauftritt unter ‚Einstellungen’ auch eine Quelle-URL angeben (z.B. http://www.meine_firma.de/quelle). Von dieser Internetadresse wird dann der Inhalt der Seiten gelesen. Der Inhalt der Seiten kann dann aber nicht mehr in Collmex verändert werden. Stattdessen laden Sie den Inhalt der Seiten als Datei an die Quelle-URL, nachdem Sie die Dateien mit Ihrem Texteditor erstellt oder verändert haben.
Das Standard-Template verwendet vier Menüs, die im Webauftritt gepflegt werden.
Nur das Hauptmenü kann Untermenüs haben. Es ist zwar möglich, auch in den anderen Menüs Untermenüpunkte zu pflegen, diese können vom Standard-Template aber nicht verarbeitet werden.
In jedem Menüpunkt wird eine URL hinterlegt. Sie können von einem Menüpunkt auf eine beliebige Seite innerhalb oder außerhalb Ihres Webauftritts verweisen. Um auf eine lokale Kategorie oder Seite zu verweisen, tragen Sie einfach den Dateinamen der Kategorie oder Seite ein.
In Collmex ist eine so genannte Template – Engine realisiert, bei der die Erzeugung der HTML-Dateien mittels Textersetzung erfolgt. Das Grundprinzip ist gleich zu der Textersetzung in Collmex Textbausteinen oder bei Serienbriefen mit einer Textverarbeitung.
Ein Feld besteht aus einem Namen und einem Text. Der Text eines Feldes wird entweder aus der Collmex – Datenbank ermittelt (z.B. $ProductNumber$) oder im Template selbst festgelegt (z.B. $Page$).
Wenn eine Seite erzeugt wird, sucht das Programm zuerst im Template nach einem Feld mit dem Namen „Page“ und schreibt den Text des Feldes in die HTML-Datei. Kommen in dem Text weitere Felder vor, werden diese wiederum ersetzt.
Beispiel für eine Page-Definition im Template:
Page [ <head> <title>$PageTitle$</title> …. </body> ]
Im Template sind nicht die Felder direkt hinterlegt, sondern Verweise auf Feld-Dateien. Beim Hochladen des kompletten Webauftritts werden die Feld-Dateien der Reihe nach eingelesen. Die Felder werden als (Feldname,Feldwert) in der Collmex Datenbank abgespeichert. Wenn eine Feld-Definiton mehrmals vorkommt, wird nur die letzte gespeichert.
Wenn später einzelne Seiten, Produkte oder Kategorien hoch geladen werden, greift das Programm auf die Feldwerte in der Datenbank zurück. Gleiches gilt für dynamisch erzeugte Seiten wie z.B. der Warenkorb. Dies gewährleistet, dass alle Dateien auf dem Webserver und die dynamischen Seiten auf der gleichen Stand der Template-Definition basieren.
Das Template besteht jedoch nicht nur aus Feld-Dateien, sondern auch aus Textdateien (z.B. CSS, JavaSkript) und Binär-Dateien (z.B. Grafiken). Sowohl Textdateien als auch die Binärdateien werden beim Hochladen auf Ihren Webspace übertragen. Bei Textdateien findet zusätzlich eine Feldersetzung statt.
Das Template ist so angelegt, dass besonders häufig geänderte Felder in einer eigenen Datei ausgelagert sind. Um beispielsweise die Farben und das Logo zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Beispiel für das neue Template:
Fields http://www.collmex.de/templates/customfields.txt /* Farbdefinitionen und eigene Felder*/ Fields http://www.collmex.de/templates/page_template.txt /* Seitenaufbau*/ Fields http://www.collmex.de/templates/menu_template.txt /* Menüs / Navigation*/ Fields http://www.collmex.de/templates/products_template.txt /* Kategorie- und Produktseiten*/ Fields http://www.collmex.de/templates/frame_template.txt /* Inhalte im Frame, die direkt von Collmex kommen */ Fields http://www.collmex.de/templates/shopframe_template.txt /* Verkaufsporzess*/ Fields http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt /* Text der Bestellbestätigung*/ Fields http://www.meine_firma.de/customfields.txt /* Meine customfields.txt eingefügt */ Textfile http://www.collmex.de/templates/collmex.css collmex.css ….
Beim Einlesen der Felder aus den „Fields-Dateien“ bestimmt das zuletzt eingelesene Feld den Wert des Feldes. Sie können deshalb in Ihrer customfields.txt den Wert jedes Feldes neu festlegen. Beachten Sie jedoch, dass der Support beschränkt ist auf die Felder in http://www.collmex.de/templates/customfields.txt. Andere Felder sollten Sie deshalb nur ändern, wenn Sie sehr gute Kenntnisse in HTML haben.
Auch die Texte für Mails im Zusammenhang mit dem Shop werden über das Template festgelegt. Die Texte befinden sich alle in der Datei http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt. Wenn Sie die Texte anders gestalten möchten, fügen Sie den Inhalt der Datei http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt in Ihre customfields.txt ein und passen die Texte in Ihrer customfields.txt an. Alternativ erstellen Sie analog zur customfields.txt eine eigene maildefinitions.txt auf Ihrem Server und verweisen im Template auf diese Datei.
Eine weitere Möglichkeit für erfahrene Webdesigner auf das Aussehen Einfluss zu nehmen besteht durch Änderung der Standard CSS-Datei collmex.css. Kopieren Sie dazu die Datei analog zur customfields.txt in eine eigene Datei mit einem anderen Namen auf Ihrem Webserver (z.B. mit dem Namen custom.css) und verweisen Sie im Template auf diese Datei.
Beispiel für das neue Template:
Fields http://www.collmex.de/templates/customfields.txt /* Farbdefinitionen und eigene Felder*/ Fields http://www.collmex.de/templates/page_template.txt /* Seitenaufbau*/ Fields http://www.collmex.de/templates/menu_template.txt /* Menüs / Navigation*/ Fields http://www.collmex.de/templates/products_template.txt /* Kategorie- und Produktseiten*/ Fields http://www.collmex.de/templates/frame_template.txt /* Inhalte im Frame, die direkt von Collmex kommen */ Fields http://www.collmex.de/templates/shopframe_template.txt /* Verkaufsporzess*/ Fields http://www.collmex.de/templates/maildefinitions.txt /* Text der Bestellbestätigung*/ Fields http://www.meine_firma.de/customfields.txt /* Meine customfields.txt eingefügt */ Textfile http://www.meine_firma.de/custom.css collmex.css /* Zeile geändert */ ….
Zu guter letzt besteht noch die Möglichkeit, ein komplett eigenes Template zu entwerfen. Eine Liste der in Collmex unterstützten Felder finden Sie in der Hilfe unter Template ändern.
Über Versandarten und Versandgruppen werden die Versandkosten automatisch ermittelt in Abhängigkeit von Produkt, Gesamtgewicht des Auftrags, Lieferland und Zahlart. Die Zusammenhänge verdeutlicht folgendes Beispiel:
| Versand- gruppe | Gewichts- klasse | Versandart | Ländergruppe | bis KG | Versand- kosten | Nachnahme- gebühr |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Päckchen | 1 | DHL Päckchen | DE | 2,0 Kg | 3,90 € | 6,00 € |
| DHL Päckchen EU | Ausland | 2,0 Kg | 8,60 € | - | ||
| Paket | 2 | DHL Paket | DE | 5,0 Kg | 17,00 € | 6,00 € |
| 10,0 Kg | 22,00 € | 6,00 € | ||||
| 20,0 Kg | 32,00 € | 6,00 € | ||||
| UPS Paket | Ausland | 25,0 Kg | 29,80 € | - | ||
| Spedition | 3 | Spedition | DE | 250,0 Kg | 75,00 € | - |
In dem Beispiel verkaufen Sie Produkte, die in drei Versandgruppen eingeteilt sind: Päckchen, Paket und Spedition. Päckchen versenden Sie mit DHL. Innerhalb Deutschlands versenden Sie Pakete mit DHL, außerhalb Deutschlands mit UPS. Die Zahlart Nachnahme sowie der Versand per Spedition ist nur innerhalb Deutschlands erlaubt.
Den Produkten weisen Sie eine Versandgruppe zu im Produkt unter 'Verkauf → Versandgruppe'. Für Produkte ohne Versandgruppe wird die Standard-Versandgruppe des Webauftritts verwendet.
Legt ein Käufer ein Produkt in den Warenkorb, übernimmt der Warenkorb die Produktgruppe des Produkts. Je nach Lieferland wird automatisch eine Versandart ausgewählt und die zugeordneten Versandkosten ausgewiesen. Existieren mehrere mögliche Versandarten, kann der Käufer die gewünschte Versandart auswählen.
Bei mehr als einem Produkt im Warenkorb wird die Versandgruppe mit der höheren Gewichtsklasse gewählt. Beispiel: Ein Kunde legt eine Briefmarke und eine Waschmaschine in den Warenkorb. Der Versand muss deshalb per Spedition erfolgen. Die Gewichtsklasse wird in der Versandgruppe hinterlegt.
Versandarten und Versandgruppen sind eine Funktion der Warenwirtschaft und werden unter 'Verwaltung → Versandarten' eingerichtet. Sie gelten nicht nur in allen Webauftritten, sondern dienen allgemein zur Berechnung der Versandkosten in der Auftragsverwaltung und Warenwirtschaft.
Die erlaubten Zahlarten legen Sie unter 'Webauftritt → Einstellungen' fest. Je nach Empfängerland bekommt der Käufer die möglichen Zahlarten angeboten und kann sich die gewünschte aussuchen. Der Zahlart zugeordnet ist die interne Zahlungsbedingung. Diese ist für den Käufer nicht sichtbar, aber ausschlaggebend für die Weiterbearbeitung des Auftrags. Die Zahlungsbedingung wird vom Warenkorb in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung übernommen.
Für jede Zahlart kann optional ein Rabatt (z.B. -2% bei Vorkasse) oder Zuschlag (z.B. +2% bei Paypal) angegeben werden. Der Rabatt wird ebenfalls vom Warenkorb in den Kundenauftrag und von dort in die Rechnung kopiert.
Wenn Sie als Zahlungsart Paypal anbieten, muss zusätzlich in den Einstellungen das verwendete Paypal-Konto angegeben werden. Das Paypal-Konto legen Sie unter 'Verwaltung → Firma → Weitere Bankkonten' an. Paypal informiert Collmex automatisch über die Zahlung mittels einer so genannten Instant Payment Notification (IPN). Bei Verarbeitung dieser Nachricht wird in Collmex der Zahlungseingang als Anzahlung mit Bezug zum Kundenauftrag gebucht. Der Kundenauftrag ist damit für die Belieferung frei gegeben.
Wenn Sie als Zahlungsart Sofortüberweisung anbieten, muss zusätzlich in den Einstellungen Ihre Kundennummer bei Sofortüberweisung.de und das zu verwendende Projekt angegeben werden. In Kundenaufträgen mit der Zahlungsbedingung 'Sofortüberweisung' gibt es unter 'Verwaltung' ein Feld 'Zahlung bestätigt am'. Dieses wird automatisch gesetzt, sofern Sie im Verwaltungsbereich von Sofortüberweisung.de in Ihrem Projekt unter 'Erweiterte Einstellungen → Benachrichtigungen' eine HTTP-POST-Benachrichtigung mit der URL 'https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,suwpayment' (XXXXX = Ihre Kundennummer bei Collmex) angelegt haben. Alternativ kann die Bestätigung auch manuell eingetragen werden. Ein Kundenauftrag mit der Zahlungsbedingung 'Sofortüberweisung' ist für die Lieferung erst relevant, wenn die Zahlung bestätigt ist.
Wenn Sie alle Seiten hoch laden, erzeugt Collmex automatisch eine Datei sitemap.xml. Diese Datei enthält Informationen über ihre HTML-Seiten und sollte unbedingt dazu verwendet werden, Ihre Seiten bei Google bekannt zu machen.
Sie benötigen dazu ein kostenloses Account bei Google und verwenden die Webmaster-Tools, um die URL Ihrer Sitemap-Datei (z.b. http://www.meine_firma.de/sitemap.xml) bekannt zu machen.
Google liest diese Datei dann in periodischen Abständen und nimmt Ihre Seiten in den Suchmaschinen-Index auf.
Das Standard-Template sowie der ganze Shop ist für eine gute Suchmaschinen-Platzierung Ihrer Seiten vorbereitet. Suchmaschinen-Optimierung ist eine Wissenschaft für sich. Trotzdem können Sie bei Beachtung der folgenden Punkte auch ohne Spezialkenntnisse eine Menge erreichen:
Es gibt zahlreiche Agenturen, die sich auf Suchmaschinen-Optimierung spezialisiert haben und ihre Dienstleistungen im Bereich Online-Marketing anbieten.
Eine für viele Shops wichtige Werbeform ist Google AdWords. Um den Erfolg der Werbekampagnen messen zu können, stellt Google das Conversion-Tracking zur Verfügung. Dabei wird ein kleines von Google bereit gestelltes Skript in der Bestellbestätigung eingeblendet. Dieses Skript meldet den erfolgreichen Kaufabschluss an Google zurück.
In Collmex existiert für das Conversion-Tracking das Template-Feld 'ConversionTrackingCode' in der customfields.txt. In dieses Feld müssen Sie den Conversion-Tracking Skript-Code einfügen. Den Code erhalten Sie in der Google AdWords-Verwaltung.
Der Auftragswert wird über das Feld $TotalRaw$ im für Google richtigen Format bereitgestellt. Im Skript fügen Sie dazu folgenden Code ein:
var google_conversion_value = $TotalRaw$;
Beim Kaufabschluss wird so der Wert des Warenkorbs an Google für eine korrekte Statistik zurück übermittelt.
Zum Anlegen eines Webauftritts wählen Sie die Firma aus und klicken auf Webauftritt anlegen.
Siehe auch: Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten
Der Inhalt einer Seite kann frei eingegeben werden, z.B. für die Startseite oder das Impressum. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Seiten aufgeführt. Zum Anlegen einer neuen Seite klicken Sie auf Seite anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Seite / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Text | Geben Sie einen Suchtext ein und klicken Sie auf Suchen um die Seiten nach einem Text zu durchsuchen. Die gefundenen Seiten werden in der Liste angezeigt. |
| Dateiname | Der Dateiname der Seite. Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Seite zu bearbeiten. |
| Titel | Der Titel der Seite. Den Titel hinterlegen Sie in der Seite. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Einstellungen, Weitere Funktionen |
Die Menüs bestimmen die Navigationsbereiche im Webauftritt. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Menüs aufgeführt. Zum Anlegen eines neuen Menüs klicken Sie auf Menü anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Seite / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Menüname | Der Name des Menüs. Klicken Sie auf den Namen, um das Menü zu bearbeiten. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Einstellungen, Weitere Funktionen |
Kategorien strukturieren Ihre Produkte im Shop nach Gruppen. In der angezeigten Liste sind die im Webauftritt enthaltenen Kategorien aufgeführt. Zum Anlegen einer neuen Kategorie klicken Sie auf Kategorie anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Kategorie / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Kategorie | Der Name der Kategorie. Klicken Sie auf den Name, um die Kategorie zu bearbeiten. |
Beim Anlegen des Webauftitts wird bereits eine Kategorie „Produktgruppe“ angelegt. Dieser Kategorie sind jedoch noch keine Produkte zugeordnet. Für jeden Webauftritt können Sie eigene Kategorien anlegen, die unabhängig von den Produktgruppen in der Warenwirtschaft sind. Ein Produkt kann mehreren Shop-Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden (z.B. Hersteller, Neuheiten, Topseller).
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Einstellungen, Weitere Funktionen |
Hier legen Sie grundlegende Einstellungen fest.
Wenn Sie das erste Mal einen Webauftritt anlegen, sollten Sie zuerst die Einführung lesen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Kategorien, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Kategorie / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Feld | Bedeutung |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Shops oder Webauftritts. Die Bezeichnung wird an verschiedenen Stellen im Standard-Template verwendet (z.B. für den Shop-Titel und in Mail-Texten) |
| Standard-Template | Dieses Template wird für die Erzeugung der HTML-Dateien verwendet. In Seite, Produkt oder Kategorie kann außerdem ein abweichendes Template gesetzt werden. |
| Basis-URL | Die vollständige Adresse Ihres Internet-Auftritts (z.B. http://www.meine-homepage.de). |
| Upload-URL | Die Adresse für das Übertragen von Dateien auf Ihren Webspace (z.B. ftp://www.meine-homepage.de/httpdocs). Es werden die Protokolle ftp, http und https unterstützt. sftp ist leider nicht möglich. |
| Quelle-URL | Falls angegeben, wird der Inhalt der Freitext-Seiten von dieser Adresse gelesen statt aus der Collmex-Datenbank. Die Angabe ist optional und ist üblicherweise leer. Der Vorteil liegt bei Verwendung eines externen HTML-Editors mit direktem schreibenden Zugriff auf die Quelle-URL. Dann muss der Inhalt der Seiten bei einer Änderung nicht jedes Mal in die Collmex-Seite kopiert werden. |
| Benutzer und Kennwort | Benutzer und Kennwort für den Upload. Die Zugangsdaten werden Ihnen üblicherweise vom Webhoster zugewiesen. |
| Preisgruppe | Die Preisgruppe bestimmt, welche Preise in Ihrem Shop ausgewiesen werden. Es kann pro Webauftritt nur eine Preisgruppe gewählt werden. Wenn Sie unterschiedliche Preise für verschiedene Kundengruppen haben (z.B. Endverbraucher, Wiederverkäufer), müssen Sie jeweils einen eigenen Webauftritt anlegen. |
| Sprache | Diese Einstellung bestimmt die Sprache, in der Meldungen ausgegeben werden (z.B. im Warenkorb). Es werden die Sprachen "DE" und "EN" unterstützt. Achtung: Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf die Texte im Template. Es muss auch ein Template in der passenden Sprache ausgewählt werden. |
| Standard-Versandgruppe | Der Käufer wählt im Shop die gewünschte Versandart aus. Die möglichen Versandarten werden aus der Versandgruppe und dem Lieferland ermittelt. Üblicherweise ist die Versandgruppe im Produkt hinterlegt. Falls im Produkt keine Versandgruppe hinterlegt ist, wird auf die hier angegebene Standard-Versandgruppe zurück gegriffen. |
| Paypal-Konto | Wenn Sie als Zahlungsart Paypal anbieten, muss hier ein unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankkonten definiertes Paypal-Konto ausgewählt werden. Die Informationen des Paypal-Kontos werden bemötigt, um den Käufer nach dem Kauf auf die Paypal-Seite weiter zu leiten. |
| Sofortüberweisung Kunde-Nr und Projekt-Nr | Wenn im Shop als Zahlart 'Sofortüberweisung' angeboten wird, muss Ihre Kunden-Nr und Ihre Projekt-Nr bei Sofortüberweisung.de hier eingetragen werden. Diese Informationen sind erforderlich, damit der Käufer nach dem Kauf zur Zahlung weiter geleitet werden kann und die Zahlung Ihrem Kundenkonto bei Sofortüberweisung.de zugeordnet werden kann. Beide Nummern finden Sie im Händlerbereich der Payment Network AG. |
| Bearbeiter für Kundenaufträge | Die über den Shop angelegten Kundenaufträge erhalten den hier eingetragenen Mitarbeiter als Bearbeiter. |
| Vermittler für Kundenaufträge | Die über den Shop angelegten Kundenaufträge und neu angelegten Kunden erhalten den hier eingetragenen Mitarbeiter als Vermittler. |
| Zahlarten | Hier legen Sie die erlaubten Zahlarten fest, aus denen der Käufer im Shop die gewünschte Zahlungsart auswählen kann. |
| Pos | Bestimmt die Position in der dem Käufer angebotenen Auswahl |
| Bezeichnung | Der Text der Zahlart wie er im Shop sichtbar ist |
| Zahlungsbedingung | Zuordnung zu der Zahlungsbedingung in der Buchhaltung und Warenwirtschaft
Wenn Sie als Zahlungsart Paypal anbieten, muss zusätzlich in den Einstellungen das verwendete Paypal-Konto angegeben werden. Das Paypal-Konto legen Sie unter Verwaltung → Firma → Weitere Bankkonten an. |
| Nur gültig für | Wenn eine Zahlart nur in bestimmten Ländern gültig sein soll (z.B. Bankeinzug nur in Deutschland), geben Sie hier eine Ländergruppe an. Die Zahlart ist in allen Ländern gültig, falls nichts angegeben wurde. |
| Rabatt | Legen Sie hier einen prozentualen Rabatt oder Aufschlag fest. Bei Aufschlägen geben Sie den negativen Prozentsatz an. |
| Rabatt-Grund | Der Text für den Rabatt-Grund (z.B. 'für Vorkasse') wird in den Kundenauftrag und alle Folge-Dokumente übernommen. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Kategorien, Menüs, Kategorien, Einstellungen, Weitere Funktionen |
Nicht so oft benutzte Funktionen rufen Sie über diese Seite auf.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Alles hochladen | Es werden alle Seiten, Produkte und Kategorien erzeugt und auf Ihren Server übertragen. Je nach Anzahl der Seiten kann die Übertragung einige Minuten dauern. |
| Seite / Menü / Kategorie anlegen | Es wird das jeweilige Objekt angelegt. |
| Funktion | Bedeutung |
| Webauftritt löschen | Klicken Sie auf den Link, um zum Löschen des Webauftritts zugelangen. Vor dem Löschen müssen Sie dort erst noch einmal bestätigen. |
| Bilder prüfen | Alle hinterlegten Bilder werden geladen und die Größe überprüft. |
| Export für Suchmaschinen | Exportieren Sie Dateien für Produkt-Suchmaschinen, wie z.B. Kelkoo oder Google Base. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten: Seiten, Menüs, Kategorien, Einstellungen, Weitere Funktionen |
Legen Sie die Eigenschaften einer Freitext-Seite fest. Freitext-Seiten werden z.B. für die Startseite oder das Impressum benötigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Art | Mit Ausnahme der Art Freitext kann für jede Seitenart nur eine Seite
angelegt werden.
* Der Inhalt der Seite wird dynamisch erzeugt und über ein IFrame eingeblendet. |
| Dateiname | Geben Sie einen Dateinamen für die Seite ein. Der Dateiname muss eindeutig für den Webauftritt sein, da alle Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Webspace geschrieben werden. Die Dateiendung muss nicht .html sein. Wenn Sie z.B. PHP-Seiten erzeugen möchten, können Sie auch .php oder eine andere beliebige Endung wählen. |
| Titel | Der Titel der Seite. Das Template-Feld $PageTitle$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld der Titel der Seite gesetzt. |
| Beschreibung | Die Beschreibung der Seite. Das Template-Feld $PageDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "description" der Seite gesetzt. |
| Abweichendes Template | Wenn Sie ein anderes Template verwenden möchten, als das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template angegebene. |
| Keywords | Schlüsselwörter für die Suchmaschine. Geben Sie alle relevanten Schlüsselwörter ohne Komma, aber mit Leerzeichen ein. Das Template-Feld $PageKeywords$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "keywords" der Seite gesetzt. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten: Eigenschaften, Inhalt, Webauftritt bearbeiten, Templates |
Der Inhalt der Seiten im Standard-Template ist HTML-Code, d.h. wenn Sie den Text formatieren wollen, sollten Sie Grundlagenkenntnisse in HTML haben. Der Inhalt ist aber nicht auf HTML beschränkt. Sofern Sie eine entsprechende Dateiendung wählen und die Voraussetzungen auf Ihrem Webspace vorhanden sind, können Sie auch Script-Code (z.B. PHP) eingeben.
Das Template-Feld $PageContent$ wird durch den angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird der Text als hinter <body> eingefügt.
Wenn Sie lieber einen eigenen Texteditor verwenden möchten, können Sie im Webauftritt unter Einstellungen auch eine Quelle-URL angeben (z.B. http://www.meine_firma.de/quelle). Von dieser Internetadresse wird dann der Inhalt der Seiten gelesen. Der Inhalt der Seiten kann dann aber nicht mehr in Collmex verändert werden. Stattdessen laden Sie den Inhalt der Seiten als Datei an die Quelle-URL, nachdem Sie die Dateien mit Ihrem Texteditor erstellt oder verändert haben.
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Seite bearbeiten: Eigenschaften, Inhalt, Webauftritt bearbeiten, Templates |
Hier wird die Menüstruktur des Menüs angezeigt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Pos | Die Position legt fest, an welcher Stelle im Menü sich ein Menüpunkt befindet. |
| Text | Der Text des Menüpunktes wird im Menü angezeigt. |
| Untermenü von | Weist den Menüpunkt einem übergeordnetem Menüpunkt zu. |
| Url | Die Adresse auf die der Menüpunkt verweist. Es kann eine beliebige Url eingegeben werden. Wenn Sie auf Seiten innerhalb des Webauftritts verlinken möchten, geben Sie nur den Dateinamen an. Andernfalls die vollständige Url (mit http://). |
| Neues Fenster | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Seite in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. |
| Löscht den Menüpunkt. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Webauftritt bearbeiten |
Legen Sie wichtige Eigenschaften der Kategorie fest. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Feld | Bedeutung |
| Name | Der Name der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryName$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. |
| Inaktiv | Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie die Kategorie temporär aus dem Shop entfernen möchten (z.B. für Saison-Ware). |
| Dateiname | Geben Sie einen Dateinamen für die Seite ein. Der Dateiname muss eindeutig für den Webauftritt sein, da alle Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Webspace geschrieben werden. Die Dateiendung muss nicht .html sein. Wenn Sie z.B. PHP-Seiten erzeugen möchten, können Sie auch .php oder eine andere beliebige Endung wählen. |
| Titel | Der Titel der Seite. Das Template-Feld $PageTitle$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld der Titel der Seite gesetzt. |
| Bild URL | Die URL des Bildes für die Kategorie. Es kann eine beliebige Url eingegeben werden. Wenn Sie auf ein Bild innerhalb des Webauftritts verlinken möchten, geben Sie nur den relativen Pfad an (z.B. bilder/bild.jpg). Andernfalls die vollständige Url (mit http://).
Im Programm selbst werden keine Bild-Dateien gespeichert, d.h. die Bild-Dateien übertragen Sie selbst mit z.B. mit einem FTP-Programm auf Ihren Webspace. |
| Beschreibung | Die Beschreibung der Seite. Das Template-Feld $PageDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "description" der Seite gesetzt. Bei Google beispielsweise wird dieser Text als Beschreibung der Seite angezeigt. |
| Abweichendes Template | Wenn Sie ein anderes Template verwenden möchten, als das unter Webauftritt → Einstellungen → Standard-Template angegebene. |
| Keywords | Schlüsselwörter für die Suchmaschine. Geben Sie alle relevanten Schlüsselwörter ohne Komma, aber mit Leerzeichen ein. Das Template-Feld $PageKeywords$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template wird über das Feld das Meta-Tag "keywords" der Seite gesetzt. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten, Templates |
Bearbeiten Sie die Beschreibungstexte der Kategorie. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Feld | Bedeutung |
| Kurztext | Der Kurztext der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryShortDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template erscheint der Text in der übergeordneten Kategorie in der Liste der Unterkategorien. |
| Langtext | Der Langtext der Kategorie. Das Template-Feld $CategoryDescription$ wird durch den hier angegebenen Text ersetzt. Im Standard-Template erscheint der Text in der Detailansicht für die Kategorie. Unterhalb des Textes sind die enthaltenen Produkte aufgelistet. |
| Texte sind Html | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Texte HTML-Code enthalten. Andernfalls wird der Text als reiner Text interpretiert und HTML-Sonderzeichen (z.B. < > oder &) werden bei der Erzeugung der Seite entsprechend maskiert (z.B. in < > oder &). |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten, Templates |
Die in der Kategorie enthaltenen Produkte. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Feld | Bedeutung |
| Pos | Position, an der das Produkt innerhalb der Liste angezeigt wird. |
| Produkt | Produktnummer. Texte und Eigenschaften für das Produkt hinterlegen Sie direkt unter Produkt bearbeiten. |
| Entfernt das Produkt aus der Kategorie. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten |
Die Unterkategorien der Kategorie. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Kategorie hochladen | Die Seiten für die Kategorie wird erzeugt und auf den Webspace übertragen. Handelt es sich bei der Kategorie um eine Unterkategorie, wird auch die Seite für die übergeordnete Kategorie erzeugt und hoch geladen. |
| Unterkategorie anlegen | Legt eine Unterkategorie an. Zu jeder Kategorie können Sie beliebig viele Unterkategorien anlegen. Sie gelangen direkt zu Kategorie bearbeiten für die neue Kategorie. |
| Feld | Bedeutung |
| Produktgruppe | Beim Anlegen der Unterkategorie werden alle Produkte der angegebenen Produktgruppe in die neu angelegte Kategorie aufgenommen. Enthält die angegebene Produktgruppe wiederum Unter-Produktgruppen, so werden für die Unter-Produktgruppen wiederum Unterkategorien angelegt.
Damit ist es möglich, in einem Schritt ganze Produktgruppen inkl. aller Untergruppen in den Webauftritt einzufügen. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt, Kategorie bearbeiten: Eigenschaften, Texte, Produkte, Unterkategorien, Webauftritt bearbeiten |
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Ja, Webauftritt löschen | Der Webauftritt inkl. aller Seiten, Kategorien und Menüs wird gelöscht. Die im Webauftritt enthaltenen Produkte werden aus dem Webauftritt entfernt. |
| Feld | Bedeutung |
| Webauftritt | Wählen Sie den Webauftritt, den Sie löschen möchten. |
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt |
Es werden alle in Produkten und Kategorien hinterlegten Bilder auf Existenz geprüft und die Abmessungen neu ermittelt.
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie neue Bilder auf Ihren Webspace übertragen haben. Sie müssen dann nicht jedes Produkt oder jede Kategorie einzeln bearbeiten, um die Abmessungen neu zu ermitteln.
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt |
Wählen Sie das gewünschte Format und klicken Sie auf Exportieren, um die Daten für den Upload in Produktsuchmaschinen herunter zu laden.
Es werden folgende Formate unterstützt:
| Siehe auch: | Einführung Webauftritt |
Das Template bestimmt das Layout des Webauftritts. Wie Templates vom Prinzip her funktionieren und wie Sie das Template an Ihre Bedürfnisse anpassen, finden Sie unter Einführung in den Shop und Webauftritt.
Ein Template besteht aus einer Reihe von Verweisen auf Feld-, Text- und Binär-Dateien:
| Syntax | Beschreibung |
|---|---|
| Fields [URL der Feld-Datei] | In den Feld-Dateien sind die Felder definiert. Die Feld-Dateien werden nacheinander eingelesen und die Feldnamen mit den zugehörigen Texten in der Datenbank gespeichert. |
| Text [URL der Text-Datei] [Name der Datei auf dem Webserver] | Die in den Textdateien enthaltenden Felder werden ersetzt. Das Ergebnis wird unter dem angegebenen Namen auf den Webserver übertragen. Üblicherweise werden Textdateien für CSS oder JavaScript verwendet. |
| Binary [URL der Binär-Datei] [Name der Datei auf dem Webserver] | Binärdateien werden ohne Veränderung gelesen unter dem angegebenen Namen auf den Webserver übertragen. |
Im Template wird ein Feld mit FELD [FELDINHALT] definiert. Innerhalb des Feldinhalts kann mit $FELD$ der Feldinhalt von einem anderen Feld eingefügt werden. Einige Felder müssen im Template enthalten sein (z.B. Page), da beim Erzeugen der Seite auf diese Felder zurückgegriffen wird. Andere Felder repräsentieren Felder aus der Datenbank (z.B. ProductPrice). Diese werden beim Erzeugen der Seite mit den entsprechenden Werten aus Collmex ersetzt.
Sonderzeichen: Innerhalb von [FELDINHALT] sind alle Zeichen erlaubt. Das $-Zeichen muss als $$, und das ]-Zeichen als ]] notiert werden.
Zur Definition von eigenen Templates sind hier alle von Collmex unterstützten Felder aufgelistet.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Page | Muss im Template definiert sein. Das Feld bestimmt den grundsätzlichen Aufbau einer Seite. Bei der Erzeugung der Seiten wird mit diesem Feld begonnen. |
| Content | Wird ersetzt durch: Bei Freitext-Seiten durch den Inhalt der Seite, bei Produkten durch $Product$ und bei Kategorien durch $Category$ |
| PageTitle | Ersetzung bei Freitext-Seiten durch 'Titel'. Bei Shop-Produkt und Kategorie ist die Ermittlung wie folgt:
|
| PageDescription | Ersetzung durch $ProductShortDescription$, $CategoryShortDescripton$ oder bei Seiten die Beschreibung der Seite |
| PageKeywords | Inhalt von 'Schlüsselwörter' des Produkts, Kategorie oder Seite |
| Currency | Bei USD, EUR und BPD das Währungssymbol der Währung, sonst ISO-Code der Währung |
| CurrencyISO | ISO-Code der Währung |
| AGBURL | Url auf die Seite der Art 'AGB' |
| AGBHTML | Der Inhalt der Seite AGB |
| AGBText | Der Inhalt der Seite AGB ohne HTML-Tags |
| WiderrufURL | Url auf die Seite der Art 'Widerruf' |
| WiderrufHTML | Der Inhalt der Seite Widerruf |
| WiderrufText | Der Inhalt der Seite Widerruf ohne HTML-Tags |
| ShippingConditionsURL | Url auf die Seite der Art 'Versandkosten' |
| CollmexClientNumber | Kunden- bzw. Mandantnummer bei Collmex |
| Message | Meldung bei dynamisch erzeugten Seiten innerhalb des Frames. Wird ersetzt je nach Art der Meldung durch $InfoMessage$, $WarningMessage$, $ErrorMessage$ oder $SuccessMessage$. |
| MessageText | Text der Meldung bei dynamisch erzeugten Seiten innerhalb des Frames |
Die Produkt-Felder sind verfügbar innerhalb von $Product$, $CategoryProductListItem$, $CartItem$, $CartOrderItem$, $OrderConfirmationMailItem$ und $AdditionalPictureListItem$
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Product | Muss im Template definiert sein. Legt den Inhalt einer Produkt-Seite fest. |
| ProductNumber | Wird ersetzt durch 'Produktnummer'. Verfügbar innerhalb $Product$, $CategoryProductListItem$, und im Warenkorb. |
| ProductDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| ProductShortDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| ProductURL | URL des Shop-Produkts. |
| ProductEAN | EAN des Produkts. |
| ProductManufacturer | Hersteller des Produkts. |
| ProductPictureURL | URL des großen Produktbildes |
| ProductPictureHeight, ProductPictureWidth | Höhe und Breite des Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ProductImgMaxWidth$ und $ProductImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
| ProductThumbnailHeight, ProductThumbnailWidth | Höhe und Breite des kleinen Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ThumbnailImgMaxWidth$ und $ThumbnailImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
| ProductPrice | Produktpreis ohne Währungssybol. Wenn die Mengeneinheit nicht Stück ist, oder wenn die Bezugsmenge nicht 1 ist, wird die Mengeneinheit und die Bezugsmenge mit ausgegeben. |
| ProductBasePriceBlock | Wird nur ersetzt, wenn ein Grundpreis im Shop-Produkt hinterlegt ist |
| ProductBasePrice | Grundpreis pro Grundpreis-Mengeneinheit |
| ProductBasePriceUOM | Grundpreis-Mengeneinheit |
| ProductPriceDetails | Wird bei Bruttopreisen ersetzt durch $ProductPriceDetailsInclTax$ und bei Nettopreisen durch $ProductPriceDetailsExclTax$ |
| ProductShortText | Die Bezeichnung aus dem Produkt |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| AdditionalPictureList | Wird nur ausgewertet, wenn für ein Produkt auch Zusatzbilder angegeben sind |
| AdditionalPictureListItem | Für für jedes Zusatzbild ausgewertet |
| AdditionalPictureURL | Die URL auf das Zusatzbild |
| AdditionalPictureNumber | Die Bildnummer des Zusatzbildes |
| AdditionalPictureDescription | Die Beschreibung des Zusatzbildes |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Category | Muss im Template definiert sein. Legt den Inhalt einer Kategorie-Seite fest. |
| CategoryDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| CategoryShortDescription | Ermittlung wie folgt:
|
| CategoryName | Name der Kategorie |
| CategoryURL | URL der Shop-Kategorie |
| CategoryPictureURL | URL des großen Kategoriebildes |
| CategoryProductList | Muss im Template definiert sein. Liste der in der Kategorie der ersten Ebene enthaltenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn in der Kategorie auch Produkte enthalten sind. |
| CategoryProductListItem | Muss im Template definiert sein. Listen-Element der in der Kategorie enthaltenen Produkte. |
| SubCategoryList | Muss im Template definiert sein. Liste der in der Kategorie ab der zweiten Ebene enthaltenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn in der Kategorie auch Produkte enthalten sind. |
| SubCategoryListItem | Muss im Template definiert sein. Listen-Element der Unterkategorien |
| CategoryPictureHeight, CategoryPictureWidth | Höhe und Breite des Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $CategoryImgMaxWidth$ und $CategoryImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
| CategoryThumbnailHeight, CategoryThumbnailWidth | Höhe und Breite des kleinen Produkt-Bildes, wobei der Wert der Customfields-Felder $ThumbnailImgMaxWidth$ und $ThumbnailImgMaxHeight$ als Maximalwert berücksichtigt wird. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Menüname | Muss im Template definiert sein. Für jedes im Webauftritt angelegtes Menü muss es im Template ein entsprechendes Feld geben. |
| MenuItem | Menüname.Item oder Menüname.ItemSelected oder Menüname.SubLevelItem oder Menüname.SubLevelItemSelected |
| Menüname.Item | Muss im Template definiert sein. Inaktiver Menüpunkt der ersten Ebene |
| Menüname.ItemSelected | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der ersten Ebene |
| Menüname.ItemSelectedWithSubmenu | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der ersten Ebene mit Untermenüpunkten |
| Menüname.SubLevelItem | Muss im Template definiert sein. Inaktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen |
| Menüname.SubLevelItemSelected | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen |
| Menüname.SubLevelItemSelectedWithSubmenu | Muss im Template definiert sein. Aktiver Menüpunkt der zweiten oder folgenden Ebenen mit Untermenüpunkten |
| MenuItemText | Text des Menüpunkts |
| MenuItemOptions | Wird mit ' target="_blank"' ersetzt, wenn im Menüpunkt die Option 'Neues Fenster' gewählt ist. |
| MenuItemURL | URL des Menüpunkts |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Cart | Muss im Template definiert sein. Die Seite für den ersten Schritt im Warenkorb. Wenn der Warenkorb leer ist, wird das Feld ersetzt durch $CartEmpty$ |
| CartItem | Muss im Template definiert sein. Die Positionen im Warenkorb. Wird für jede Position ersetzt. |
| CartSurcharge | Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Warenkorbs. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt. |
| CartEmpty | Muss im Template definiert sein. Wird ausgeführt, wenn der Warenkorb leer ist. |
| CartBillToAddress | Muss im Template definiert sein. Die Seite für die Rechnungsadresse. |
| CartShipToAddress | Muss im Template definiert sein. Die Seite für die abweichende Lieferadresse. |
| CartOrder | Muss im Template definiert sein. Die Seite für die Kaufabschluss-Seite. |
| CartOrderItem | Muss im Template definiert sein. Die Positionen des Warenkorbs auf der Kaufabschluss-Seite. Wird für jede Position ersetzt. |
| CartOrderSurcharge | Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Warenkorbs auf der Kaufabschluss-Seite. |
| OrderConfirmation | Muss im Template definiert sein. Bestätigungs-Seite für den Auftrag nach dem Kauf. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt. |
| OrderConfirmationItem | Muss im Template definiert sein. Die Positionen des Auftrags nach Kaufabschluss. Wird für jede Position ersetzt. |
| OrderConfirmationSurcharge | Muss im Template definiert sein. Zu- und Abschläge des Auftrags nach Kaufabschluss. Wird für jeden Zu- und Abschlag ersetzt. |
| SurchargeText | Text für einen Zu- oder Abschlag |
| SurchargeAmount | Wert des Zu- oder Abschlags. |
| Quantity | Die Menge einer Position im Warenkorb oder Auftrag. |
| QuantityUOM | Die Mengeneinheit einer Position im Warenkorb oder Auftrag |
| Item | Die Positions-Nummer der Warenkorbsposition oder Auftragsposition |
| ItemValue | Wert (=Gesamtpreis) einer Position. |
| Total | Gesamtpreis für den Auftrag mit Tausender-Trennzeichen und Komma oder Punkt als Nachkomma-Trennzeichen in Abhängigkeit von der Sprache. |
| TotalRaw | Gesamtpreis für den Auftrag ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen. |
| NetTotal | Gesamt-Netto-Preis für den Auftrag mit Tausender-Trennzeichen und Komma oder Punkt als Nachkomma-Trennzeichen in Abhängigkeit von der Sprache. |
| NetTotalRaw | Gesamt-Netto-Preis für den Auftrag ohne Tausender-Trennzeichen und mit Punkt als Nachkomma-Trennzeichen. |
| PaymentOptions | Die möglichen Zahlarten. Wird für jede Zahlart ersetzt durch eine 'Options' Definition. |
| CartBillToPaymentData | Wird bei Bankeinzug ersetzt durch $CartBillToPaymentBankWithdrawal$, damit in der Rechnungsadresse bei Bankeinzug die Eingabefelder für die Bankverbindung ausgegeben werden können. |
| ShippingOptions | Die möglichen Versandarten. Wird für jede Versandart ersetzt durch eine 'Options' Definition. |
| Memo | Textfeld |
| DifferingShippingAddressChecked | Wird ersetzt durch 'checked', wenn der Käufer in der Rechnungsadresse eine abweichende Lieferadresse gewählt hat, |
| ShippingType | Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Versandart |
| PaymentType | Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Zahlart. Bei Bankeinzug wird auch die Kontoverbindung mit ausgegeben. |
| PaymentTypeText | Wird ersetzt durch die vom Käufer gewählte Zahlart in Textform (kein HTML). Bei Bankeinzug wird auch die Kontoverbindung mit ausgegeben. |
| PaymentInfo | Wird ersetzt durch $AdvancedPaymentInfo$ bei Vorkasse, $PaypalPaymentInfo$ bei Paypal, $BankWithdrawalPaymentInfo$ bei Bankeinzug oder $SofortueberweisungPaymentInfo$ bei Sofortüberweisung. |
| AdvancedPaymentInfo, PaypalPaymentInfo, BankWithdrawalPaymentInfo SofortueberweisungPaymentInfo | Müssen im Template definiert sein. Dienen dazu dem Käufer in Abhängigkeit der Zahlart nach dem Kauf zusätzliche Informationen und Anweisungen zur Zahlung zu geben. |
| PaymentInfoText | Wird ersetzt druch $AdvancedPaymentInfoText$ bei Vorkasse, $PaypalPaymentInfoText$ bei Paypal, $BankWithdrawalPaymentInfoText$ bei Bankeinzug, $SofortueberweisungPaymentInfoText$ bei Sofortüberweisung. |
| AdvancedPaymentInfoText, PaypalPaymentInfoText, BankWithdrawalPaymentInfoText SofortueberweisungPaymentInfoText | Müssen im Template definiert sein. Dienen dazu dem Käufer in Abhängigkeit der Zahlart in der Kaufbestätigungs-Mail zusätzliche Informationen und Anweisungen zur Zahlung zu geben. |
| PaypalPaymentURL | Der Link auf Paypal mit allen für die Zahlung wichtigen Informationen. Wenn der Käufer auf den Link klickt, kann er die Zahlung direkt auslösen. |
| SofortueberweisungPaymentURL | Der Link auf Sofortueberweisung.de mit allen für die Zahlung wichtigen Informationen. Wenn der Käufer auf den Link klickt, kann er die Zahlung direkt auslösen. |
| BillToAddress | Die komplette Rechnungsadresse bestehend aus mehreren Zeilen. |
| BillToAddressText | Die komplette Rechnungsadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails. |
| ShipToAddress | Die komplette Lieferadresse bestehend aus mehreren Zeilen. |
| ShipToAddressText | Die komplette Lieferadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails. |
| CompanyAddress | Die komplette eigene Firmenadresse bestehend aus mehreren Zeilen. |
| CompanyAddressText | Die komplette eigene Firmenadresse bestehend aus mehreren Zeilen in Textform für Verwendung in E-Mails. |
| OrderNumber | Die Nummer des Kundenauftrags der für den abgeschlossenen Kauf angelegt wurde. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SearchResultProductList | Liste der gefundenen Produkte. Wird nur ersetzt, wenn Produkte gefunden wurden. |
| SearchResultProductItem | Ein gefundenes Produkt innerhalb der Liste |
| SearchTerm | Der vom Benutzer eingegebene Suchtext |
Das Programm verfügt über eine eBay-Schnittstelle für den Import von abgeschlossenen eBay-Auktionen.
Die über das eBay-API eingelesenen eBay-Verkäufe werden im Programm gespeichert. Für die eBay-Verkäufe können Kundenaufträge angelegt werden, wobei so viel Daten wie möglich aus eBay übernommen werden. Diese Kundenaufträge werden dann wie jeder andere Kundenauftrag weiter verarbeitet.
| Siehe auch: | eBay-Konto anlegen, eBay-Konto bearbeiten, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen |
* Nicht in allen Versionen
Damit eine Kommunikation mit eBay möglich ist, muss das jeweilige eBay-Konto in Collmex angelegt sein. Geben Sie dazu Ihren eBay-Mitgliedsnamen ein und klicken Sie auf eBay-Konto Anlegen.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| eBay-Konto Anlegen | Das eBay-Konto wird in Collmex angelegt. Sie gelangen direkt zu eBay-Konto bearbeiten. Bearbeiten Sie dort das neu angelegte eBay-Konto weiter. |
| Feld | Bedeutung |
| eBay-Mitgliedsnamen | Der Mitgliedsname für Ihr eBay-Konto. Das Konto muss bei eBay existieren. |
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Konto bearbeiten |
Sie können ein neu angelegtes eBay-Konto ergänzen oder Änderungen an einem bereits vorhandenen eBay-Konto vornehmen. Zum Übernehmen Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie die Enter-Taste.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Die Firma, über welche Sie Verkäufe bei eBay abwickeln. |
| Preisgruppe | Die Preisgruppe, welche für eBay-Verkäufe genutzt wird. |
| Bearbeiter | Die Nummer des Mitarbeiters, der als Bearbeiter in die angelegten Kundenaufträge eingetragen wird. |
| Paypal-Konto | Die Angabe ist erforderlich, um Paypal-Zahlungen zusammen mit dem Kundenauftrag automatisch in der Buchhaltung zu buchen. Um ein Paypal-Konto auswählen zu können, muss es zuvor angelegt werden unter 'Verwaltung → Firma → Weitere Bankverbindungen → Paypal-Konten'. |
| Anmeldungs-Token zur Kommunikation mit eBay | Über den Anmeldungs-Token authorisieren Sie sich für die Kommunikation mit eBay, ohne dass Ihr eigentliches eBay-Kennwort im Programm hinterlegt werden muss. |
| Token vorhanden | Zeigt an, ob aktuell ein Anmeldungs-Token vorhanden ist und falls ja, wie lange er noch gültig ist. |
| Neuen Token anfordern, Angeforderten Token abholen | Um einen neuen Token zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:
Damit ist der Anmeldungs-Token in Collmex gespeichert. Im nächsten Schritt holen Sie Ihre eBay-Verkäufe ab. |
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Verkäufe, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen |
Mit dieser Funktion zeigen Sie die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe an, aktualisieren die gespeicherten eBay-Verkäufe mit neuen Daten vom eBay-Marktplatz und legen für die eBay-Verkäufe Kundenaufträge an.
Für den Routine-Gebrauch markieren Sie die Option 'Nur offene anzeigen' und aktualisieren zuerst die Verkäufe aus eBay. Die dann offenen eBay-Verkäufe werden zum Anlegen von Kundenaufträgen vorgeschlagen. Entfernen Sie die Markierung, wenn für den eBay-Verkauf jetzt noch kein Kundenauftrag angelegt werden soll (z.B. weil der Checkout noch nicht abgeschlossen ist). Soll für einen einzelnen eBay-Verkauf überhaupt kein Kundenauftrag angelegt werden, klicken Sie auf die eBay-Aktikelnummer und markieren den eBay-Verkauf als 'Erledigt'.
Da die übermittelten eBay-Daten nicht immer vollständig sind, sollten die angelegten Kundenaufträge auf jeden Fall kontrolliert werden!
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Suchen | Durchsucht die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe nach den in den Feldern eingegebenen Kriterien. |
| Verkäufe aus eBay aktualisieren | Aktualisiert die im Programm gespeicherten eBay-Verkäufe mit bei eBay neu angelegten oder geänderten Datensätzen. Die Kommunikation mit eBay findet über das eBay-API statt.
Es werden alle Daten übermittelt, die sich seit dem letzten Abruf geändert haben. Beim ersten aktualisieren, werden alle eBay-Verkäufe übermittelt, die während der letzten 24h neu angelegt oder geändert wurden. |
| Für markierte Verkäufe Kundenaufträge anlegen | s. eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen |
| Feld | Bedeutung |
| eBay-Artikel-Nr | Für die Suche nach einem eBay-Verkauf nach der eBay-Artikel-Nr |
| Nur offene anzeigen | Zeigt nur eBay-Verkäufe an, für die noch kein Kundenauftrag angelegt wurde oder die nicht als Erledigt markiert sind. |
| Auftrag | Die Nummer des Kundenauftrags, der für den eBay-Verkauf angelegt wurde. |
| eBay-Konto | Das eigene eBay-Konto |
| Text | Zur Freitextsuche in den Feldern Titel, Käufer-Mitgliedsname, Produkt-Nr, Käufer-E-Mailadresse, Name des Käufers |
| Käufer-Mitgliedsname | Zur gezielten Suche nach eBay-Verkäufen dieses Käufers |
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Verkäufe: Kundenaufträge anlegen, eBay-Verkauf anzeigen |
Kundenaufträge für eBay-Verkäufe werden unter eBay-Verkäufe anzeigen angelegt. Im Folgenden wird beschrieben, wie das Anlegen der Kundenaufträge im Detail abläuft.
Damit ein Kundenauftrag angelegt werden kann, ist ein Kunde erforderlich. Es wird jedoch nur ein neuer Kunde angelegt, wenn noch kein Kunde für den eBay-Mitgliedsnamen des Käufers oder dessen E-Mailadresse existiert. Andernfalls wird der bestehenden Kunde verwendet. Die im eBay-Verkauf enthaltene Adresse des Käufers wird in den Kunden übernommen. Der eBay-Mitgliedsname des Kunden wird angezeigt im Kunden unter 'Verkauf → Kunde → eBay-Mitgliedsname'.
Die Preisgruppe sowie der Bearbeiter werden aus dem eBay-Konto übernommen. Der Kundenauftrag wird als Brutto-Auftrag angelegt, selbst wenn die im eBay-Konto angegebene Preisgruppe eine Netto-Preisgruppe ist. Der Preis sowie die Versandkosten werden von dem eBay-Verkauf übernommen. Die Zahlungsbedingungen werden wie folgt gesetzt:
| eBay-Zahlmethode | Zahlungsbedingung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| PayPal | PayPal | Eine PayPal-Zahlung wird direkt als Anzahlung mit Bezug zum Kundenauftrag gebucht. Voraussetzung ist, dass im eBay-Konto ein PayPal-Konto angegeben ist und dass der eBay-Verkauf vollständig bezahlt wurde. |
| COD | Nachnahme | Die Nachnahme-Gebühr ist bei eBay in den Versandkosten enthalten und wird deshalb im Kundenauftrag nicht extra ausgewiesen. |
| CCAccepted | Kreditkarte | Die Zahlungsabwicklung über Kreditkarte muss extern erfolgen. |
| PaymentSeeDescription | Keine | |
| CashOnPickup | Bar | |
| alles andere | Vorkasse | Zur effizienten Abwicklung von Vorkasse empfiehlt es sich, die Kontoauszüge in das Programm zu laden (s. auch Kundenauftrag mit Vorkasse. |
Die Versandart wird ermittelt über die der Versandart zugeordnete eBay-Versandbedingung (s. 'Verwaltung → Versandarten → Zugeordnete eBay-Versandbedingungen'. Die Versandart im Auftrag bleibt leer, wenn über die eBay-Versandbedingung keine eigene Versandart ermittelt werden kann oder wenn der Käufer keine eBay-Versandbedingung ausgewählt hat.
Produktnummer: Wenn im eBay-Verkauf eine Produkt-Nummer angegebenen ist, wird diese in den Kundenauftrag übernommen. Die Produktnummer wird im Feld 'Transaction.Item.SKU' erwartet (falls vorhanden, zu sehen im XML-Quelltext des eBay-Verkaufs). Beim Einstellen sollte deshalb die Produktnummer so mitgegeben werden, dass die Produktnummer in dieses Feld geschrieben wird. Beim eBay-Auktionsmanager Pro und eBay-Turbolister heißt das Feld 'Lagerhaltungsnummer', in den Import-Schnittstellen dieser Produkte 'Custom Label'. Fragen Sie im Zweifel beim Hersteller der Software nach, mit der Sie die Auktionen einstellen, in welches Feld die Produktnummer eingetragen werden muss.
Beschreibung: Als Beschreibung für die Kundenauftragsposition wird der Titel der Auktion verwendet.
Sind bei eBay mehrere Auktionen zu einem Auftrag zusammengefasst, wird für den eBay-Auftrag ein einzelner Kundenauftrag angelegt. Andernfalls wird für jeden eBay-Verkauf ein eigener Kundenauftrag angelegt, auch wenn der gleiche Käufer mehrere Käufe getätigt hat.
| Siehe auch: | Einführung eBay, eBay-Verkäufe anzeigen, Versandarten bearbeiten |
Die angezeigten Daten für den eBay-Verkauf stammen bis auf das Erledigt-Kennzeichen direkt von eBay. Die kompletten Original-Daten im XML-Format sind einsehbar über den Link 'XML-Quelltext anzeigen'
Wenn für eBay-Verkauf kein Kundenauftrag angelegt werden soll, setzen Sie das Kennzeichen 'Erledigt'. Der eBay-Verkauf erscheint dann nicht mehr in der Liste der offenen Verkäufe.
| Siehe auch: | Einführung eBay |
Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor.
Eine Übersicht über die möglichen Einstellungen finden Sie im Inhaltsverzeichnis.
Sie können mit dem Programm bis zu fünf Firmen in einem Firmenverbund verwalten*.
So können Sie Collmex z.B. für eine Vertriebs- und Produktionsgesellschaft oder für eine freiberufliche Tätigkeit zusammen mit einer GmbH nutzen.
Alle Firmen teilen sich die Nummerkreise für bestimmte Objekte, wie z.B. die Produktnummern, Kunden- und Lieferantennummern, Adressnummer, sowie die Angebots- und Rechnungsnummern. In dem Firmenverbund sind alle diese Objekte über ihre Nummer eindeutig identifiziert. Beachten Sie, dass damit auch die Anforderungen der fortlaufenden Nummernvergabe für Kundenrechnungen eingehalten werden, solange die Firmen zu einem Firmenverbund gehören.
Falls Sie Collmex für mehrere Firmen nutzen möchten, die nichts miteinander zu tun haben, bestellen Sie Collmex für jede Firma einzeln.
Siehe auch Firma anlegen*, Firma bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie eine Firma an.
Um eine neue Firma anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, Firma anlegen.Beachten Sie, dass eine Firma nicht mehr gelöscht werden kann.
Siehe auch: Firma
Nehmen Sie Änderungen an der Firma vor. Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
Die Änderungen betreffen nicht Ihre Rechnungsadresse, Bankverbindung und Mailadresse bei Collmex. Diese ändern Sie unter Verwaltung → Vertrag.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Finanzamt | Damit Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung online versenden können, geben
Sie hier die Nummer des Finanzamtes ein. Beachten Sie dabei folgendes:
|
| Adresse | Die Adressdaten werden in den Dokumenten als Absenderadresse verwendet. |
| Bankverbindung | Die Bankverbindung wird für die Rechnung verwendet und ist erforderlich
für die Nutzung des Online-Banking* bzw. für den Import der Kontoauszüge*.
Um mehr als ein Bankkonto anzulegen, klicken Sie auf weitere Bankverbindungen. Wenn Sie das integrierte Online-Banking* nutzen möchten, müssen Sie zunächst die HBCI-Konfiguration vornehmen. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Link. |
| Steuer | Die Steuernummer ist sowohl zur Erstellung der Rechnung* als auch für die
Online-Übertragung der Umsatzsteuer-Voranmeldung* erforderlich. Geben Sie die Steuernummer wie folgt ein: xxx/xxx/xxxxx. Wenn Sie eine Umsatzsteuer-ID besitzen, geben Sie diese hier an. Sie wird dann statt der Steuernummer auf die Rechnung gedruckt. |
| Einstellungen* | VK-Preise sind inkl. USt: Wenn
Sie Ihren Kunden Bruttopreise berechnen möchten, aktivieren Sie dieses Feld. Die Produktpreise sind dann immer mit Umsatzsteuer.
Netto- und Bruttopreise innerhalb einer Firma: Wenn Sie sowohl Netto- als auch Bruttopreise berechnen möchten, verwenden Sie die Versionen Collmex rechnung plus, Collmex plus oder Collmex pro. |
| Umsatzsteuervoranmeldung* |
Finanzamtsnummer:* vierstellige Nummer
Zusammenfassen mit Voranmeldung der Firma: Sie haben die Möglichkeit die Umsätze für zwei oder mehr Firmen zu einer Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammenzufassen. Wählen Sie die Firma aus, mit über die die Voranmeldung erfolgen soll. Beispiel: Von Firma 1, 2,3 und 4 sollen die Umsätze in der Voranmeldung von Firma 1 zusammengefasst werden:
|
| Datev* | Die Eingabe dieser Daten ist Voraussetzung für den Datev-Export. Beraternummer: Von DATEV an das Mitglied (Steuerberater) bei Eintritt in die Genossenschaft vergebene max. 7-stellige Nummer Mandatennummer: Vom Berater für den Mandanten vergebene max. 5-stellige Nummer. |
| Kontenrahmen* | Mit welchem Kontenrahmen Sie arbeiten, hängt davon ab, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater benutzt. Bevor Sie die ersten Buchungen machen, sollten Sie dies abklären.
Haben Sie einmal Buchungen durchgeführt, kann der Kontenrahmen nicht mehr geändert werden, es sei denn, Sie löschen alle Belege (Verwaltung → Daten → Löschen). Sollen beim Wechsel des Kontenrahmens die Belege erhalten werden, gehen Sie wie folgt vor:
|
Siehe auch: Einführung Firma
*Nicht in allen Versionen
Alle Firmen, die Sie mit dem Programm verwalten, werden als Liste angezeigt. Wenn Sie die Firma vollständig anzeigen oder Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Firma, Firma anlegen, Firma bearbeiten
Bevor Sie das Online-Banking benutzen können, muss die HBCI-Verbindung konfiguriert und synchronisiert werden.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Synchornisieren | Bei der Synchronisierung liefert die Bank technische Parameter zurück, die für eine korrekte Kommunikation erforderlich sind. Beispielsweise teilt die Bank Ihrem Programm mit, welche HBCI Version unterstützt wird und welches Sicherheitsverfahren Verwendung finden soll.
Von Zeit zu Zeit ändern die Banken die Konfiguration. Sollte es bei der HBCI-Kommunikation zu unerwarteten Fehlern kommen, synchronisieren Sie zuerst die HBCI-Verbindung neu. |
| Feld | Bedeutung |
| Komm-Adresse, Benutzerkennung, Kunden-Id | Wie diese Parameter zu füllen sind, erfahren Sie von Ihrer Bank oder im Forum der Homebanking-Hilfe. Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet.
Es wird nur HBCI mit PIN/TAN unterstützt. HBCI mit Chipkarte oder Diskette als Sicherheitsmedium ist nicht vorgesehen. Beachten Sie auch unsere FAQ zu dem Thema. Die Begriffe Benutzerkennung und Kunden-Id sind im HBCI-Standard festgelegt. Je nach Bank sind die Felder anders zu belegen (z.B. mit der Kontonummer oder mit einer eigens von der Bank vergebenen Online-Benutzerkennung). |
| Base64 kodiert | Für die meisten Banken wird eine Empfehlung eingeblendet. |
| Sicherheitsverfahren | Nach erfolgreicher Synchronisierung wählen Sie ein mögliches Sicherheitsverfahren aus. Die Bank liefert bei der Synchronisierung zurück, welche Sicherheitsverfahren unterstützt werden.
Es wird zwischen dem Einschritt- und verschiedenen Zweischrittverfahren unterschieden. Beim Einschrittverfahren übermitteln Sie zusammen mit der Zahlungsanweisung in einem Schritt sowohl Ihre PIN als auch eine beliebige TAN aus Ihrem TAN-Block. Beim Zweischrittverfahren übermitteln Sie zuerst die Zahlungsanweisung zusammen mit der PIN. Die Bank fragt dann in einem zweiten Schritt nach einer konkreten TAN. Typische Zweischrittverfahren sind z.B. das iTAN-Verfahren, bei dem die Bank nach einer TAN mit einer konkreten Nummer fragt. Ebenfalls verbreitet ist das mTAN-Verfahren, bei dem die TAN über eine SMS auf Ihr Mobiltelefon gesendet wird. Ein weiteres Verfahren ist das SmartTAN-Verfahren, bei dem die TAN über ein Zusatzgerät dynamisch erzeugt wird. In Collmex werden alle existierenden Zweischrittverfahren unterstützt. |
| PIN | Dabei handelt es sich um Ihre PIN, die Sie auch für das Online-Banking bei Ihrer Bank verwenden. |
Siehe auch: Online-Banking, FAQ Online-Banking
Damit Buchungen für ein bestimmtes Jahr gemacht werden können, muss das Geschäftsjahr angelegt sein.
Über die Einstellungen im Geschäftsjahr wird die Besteuerungsart (Ist-, Soll- und Nullbesteuerung) definiert. Das Programm berücksichtigt dies bei der Belegbuchung (Nullbesteuerung) sowie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Gewinn- und Verlustrechnung (Soll- bzw. Ist-Besteuerung)
Es ist möglich einzelne Monate oder das gesamte Geschäftsjahr für Buchungen zu sperren oder wieder freizugeben.*
Sie können auch vergangene Geschäftsjahre bei Bedarf anlegen.
Ein Geschäftsjahr entspricht immer einem Kalenderjahr. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Diese werden häufig von Steuerberatern gewählt, um den Jahresabschluss nicht für alle Mandanten am Jahresanfang machen zu müssen. Solange Sie den Jahresabschluss vom Steuerberater machen lassen, sind abweichende Geschäftsjahre kein Problem. Beim Datev-Export können Sie den zu exportierenden Zeitraum frei wählen. Wenn Sie den Jahresabschluss jedoch selbst machen, müssen Sie ein Rumpfgeschäftsjahr einlegen, damit das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht.
Siehe auch: Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahre anzeigen , Wikipedia: Geschäftsjahr
*Nicht in allen Versionen
Über diese Funktion legen Sie ein Geschäftsjahr an.
Die Geschäftsjahre müssen in laufender Reihenfolge angelegt werden, beginnend beim aktuellen Jahr. Das heißt, wenn Sie z.B. das Jahr 2005 anlegen möchten, müssen zuerst die Jahre 2007 und 2006 angelegt werden.
In den Versionen Collmex rechnung light, basic und plus wird das Geschäftsjahr angelegt, wenn Sie das erste Dokument erfassen, dessen Datum in dem neuen Jahr liegt.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bearbeiten, Geschäftsjahr anzeigen
*Nicht in allen Versionen
Nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Art der Ust. Besteuerung* | Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem die Rechnung bezahlt wurde. Soll-Besteuerung: Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung gestellt wurde. In der Version Buchhaltung light wird immer die Ist-Besteuerung angewendet. |
| Keine Umsatz- und Vorsteuer (Nullbesteuerung) | Für z.B. Kleinunternehmer, Heilberufe, Versicherungsmakler. Wenn Sie dieses Feld anklicken (Haken), werden aus Angebot und Rechnung sowie aus allen Buchungsvorlagen die Vor- und Umsatzsteuersätze entfernt.
Achtung! Bei einem Wechsel zur Nullbesteuerung oder umgekehrt werden bereits gebuchten Belege nicht korrigiert. Sie müssen diese bei Bedarf stornieren und neu erfassen. |
| Gesperrte/Abeschlossene Monate | Hier können Sie für jeden Monat einzeln festlegen, ob Buchungen möglich sind oder nicht. Setzen Sie einen Haken bei jedem Monat, den Sie sperren möchten. |
Beachten Sie: Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr entsprechen. Vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre werden nicht vollständig unterstützt. Mehr Infos unter Geschäftsjahr.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahre anzeigen
*Nicht in allen Versionen
Alle bereits angelegten Geschäftsjahre für alle Firmen* werden als Liste angezeigt. Um das Geschäftsjahr anzuzeigen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Geschäftsjahr, Geschäftsjahr anlegen, Geschäftsjahr bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Das Programm verfügt über die wichtigsten Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Daneben besteht die Möglichkeit weitere Konten anzulegen, sollte ein Konto fehlen.
Siehe auch: Konto anlegen, Konto bearbeiten, Konto suchen
Über diese Funktion legen Sie ein neues Konto an.
Bei der Wahl der Kontonummer sollten Sie unbedingt in den von der Datev vorgesehenen Bereichen der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bleiben, damit die Konten im Jahresabschluss richtig berücksichtigt werden.
Wenn Sie wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben, sollten Sie möglichst keine eigenen Konten anlegen. Normalerweise reichen die bereits existierenden Konten aus. Existiert für einen speziellen Fall kein Konto, nutzen Sie ein allgemeines Konto wie z.B. 'Sonstige Betriebsausgaben'.
Wenn Sie ein Komplettpaket inkl. Rechnungen einsetzten, ist es insbesondere nicht erforderlich, eigene Erlöskonten für Auswertungszwecke anzulegen. Satt die Erlöse über die relativ starre Buchhaltung auszuwerten, nutzen Sie besser die flexibleren Auswertungsmöglichkeiten der Umsatzlisten*.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Konto anlegen | Das Konto wird angelegt. Sie gelangen direkt zu Konto bearbeiten. Beachten Sie unbedingt, dass dort alle Steuerungsfelder korrekt ausgefüllt werden müssen, da es andernfalls zu falschen Auswertungen für die Umsatzsteuer und den Jahresabschluss kommen kann. |
| Feld | Bedeutung |
| Kontonummer | Die Kontonummer darf maximal vier Stellen haben. |
| Kontenrahmen | Wählen Sie den Kontenrahmen, in dem das Konto angelegt werden soll. |
Siehe auch: Konto, Konto bearbeiten, Konto suchen
* Nicht in allen Versionen
Konten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie komplett ändern oder auch löschen. Das Löschen ist aber nur dann möglich, wenn noch keine Belege auf das Konto gebucht wurden.
Bei Konten, die vom Programm vorgegeben sind, können Sie nur die Bezeichnung ändern. Es ist nicht möglich diese Konten zu löschen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Name des Kontos |
| Feldauswahl | Damit sind Felder gemeint, die bei der Belegbuchung zusätzlich angezeigt werden, wenn auf das Konto gebucht werden soll (Beispiel: Sie haben ein Konto für Benzinkosten angelegt, auf das Sie nur die Kosten eines PKW buchen möchten. Da der PKW zum Anlagevermögen gehört, wählen Sie das Feld Anlage aus.) |
| Abweichender Name Nur bei Standardkonten | Geben Sie hier bei Bedarf einen eigenen Namen für das Konto ein. Beim Datev-Export wird der abweichende Name als 'Kontoüberschrift' exportiert. |
| Name | Geben Sie einen Namen für das Konto ein. |
| Umsatzsteuer Voranmeldung Feld Nr: | Falls das Konto die Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft, geben Sie die entsprechende Feldnummer des aktuellen Umsatzsteuer-Formulars ein. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen.
ACHTUNG! Nur relevant für Konten aus den Bereichen Einnahmen, Vorsteuer und zum Teil Verbindlichkeiten (nur bei Anzahlungen mit Umsatzsteuer). Bei allen anderen Konten muss das Feld leer bleiben! |
| EÜR Feld Nr. | Geben Sie hier die Nummer des Feldes im EÜR-Formulars an, dem das Konto zugeordnet ist. Bei der EÜR-Auswertung werden die Salden aller Konten mit der gleichen Feldnummer summiert und in dem Feld ausgewiesen. Wird das Konto keinem Feld zugeordnet, geben Sie eine 0 ein.
Nicht relevant für Konten aus dem Bereich Bank/Kasse. |
| Automatikkonto Ust. | Wenn Sie ein Konto für umsatzsteuerpflichtige Erlöse anlegen, geben Sie hier das Umsatzsteuer-Konto ein. Es wird dann immer automatisch eingeblendet, wenn Sie das Konto in die Beleg-Erfassungsmaske eingeben.
ACHTUNG bei Konten, die Sie in 2006 und danach verwenden und die von der Umsatzsteuer-Erhöhung betroffen sind:
|
| Vst. umgekehrte Steuerschuld | Werden auf das Konto Ausgaben mit umgekehrter Steuerschuld gebucht, geben Sie hier das dazugehörige Vorsteuerkonto ein. Verwenden Sie eines der Konten mit dem Titel Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG .
ACHTUNG bei Konten, die Sie in 2006 und danach verwenden und die von der Umsatzsteuer-Erhöhung betroffen sind:
|
| Datev-Automatik-Konto | Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Sie die Daten im Datev-Format an Ihren
Steuerberater weitergeben möchten.
Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn es sich bei dem Konto um ein Automatikkonto der Datev handelt. Beim Datev-Export wird die Automatik-Funktion der Automatik-Konten so weit wie möglich berücksichtigt. Ist das Kennzeichen nicht richtig gesetzt, kann es zu Fehlern beim Import in Datev kommen. Bei welchen Konten das Kennzeichen erforderlich ist, entnehmen Sie den Kontenrahmen (SKR03, SKR04). Die Konten sind mit AV gekennzeichnet. |
| Steuersatz (nur bei Vor- und Umsatzsteuerkonten) | Geben Sie den Steuersatz in Prozent ein. Die Berechnung erfolgt bei der Buchung dann automatisch. |
| Nur bei der Vereins-Version: Tätigkeitsbereich | Wählen Sie hier den Tätigkeitsbereich aus, dem das Konto zugeordnet werden soll. |
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto suchen
Sie können Sie nach einem einzelnen Konto und nach Gruppen von Konten (z.B. alle bebuchten) suchen.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen Wenn Sie alle Konten eines Kontenrahmens anzeigen möchten, lassen Sie die Felder leer. Zum Anzeigen der Konten-Details klicken Sie auf Anzeigen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontonummer | Sucht nach einer bestimmten Kontonummer. |
| Kontoname | Sucht im Feld Kontoname. |
| Einschränkung | Die Suchergebnisse können Sie einschränken, in dem Sie sich:
|
| Kontengruppe | Sucht nur in der ausgewählten Kontengruppe (z.B. Ausgaben) |
| Kontenrahmen | Wählen Sie den Kontenrahmen aus, in dem Sie nach Konten suchen möchten. |
| Jahr | Geschäftsjahr |
Siehe auch: Konto, Konto anlegen, Konto bearbeiten
Kostenstellen sind die Stellen im Unternehmen, an denen Kosten und Erlöse entstehen. Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit Einnahmen und Ausgaben einer oder mehreren Kostenstellen zuzuordnen.
Die Auswertung der Kostenstellen erfolgt über die Funktion Posten anzeigen im Menü Buchhaltung (bzw. Verwaltung → Konto und Kostenstelle → Kostenstelle anzeigen, ändern).
Siehe auch: Kostenstelle anlegen, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen
*Nicht in allen Versionen
Geben Sie eine Nummer oder eine andere Zeichenfolge ein, wählen Sie Firma aus und klicken Sie dann auf Kostenstelle anlegen.
Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstellen suchen
*Nicht in allen Versionen
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Suchkriterien aus und klicken Sie dann auf Suchen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kostenstelle Nr. | Nummer der Kostenstelle. Sucht nach einer bestimmten Kostenstelle. |
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Name | Name der Kostenstelle. Sucht im Feld Name nach der eingegebenen Zeichenfolge. |
| Gelöschte | Ist das Feld aktiviert, werden auch die Kostenstellen angezeigt, mit dem Löschkennzeichen markiert sind. |
Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle bearbeiten, Kostenstelle anlegen
*Nicht in allen Versionen
Geben Sie einen Namen für die Kostenstelle ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Eine Kostenstelle kann nur dann vollständig gelöscht werden, wenn es noch keine Buchungen zu der Kostenstelle gibt. Sie klicken dazu auf die Schaltfläche Löschen.
Sind bereits Buchungen vorhanden, wird statt der Schaltfläche das Feld Gelöscht angezeigt. Sie können dann
die Kostenstelle nur noch als gelöscht markieren, indem Sie das Feld aktivieren und dann auf Speichern klicken.
Die Kostenstelle wird dann nicht mehr angezeigt, es bleibt aber in den Belegen die Verknüpfung mit der Kostenstelle
erhalten.
Siehe auch: Kostenstelle, Kostenstelle anlegen, Kostenstellen suchen
*Nicht in allen Versionen
Textbausteine sind Texte, die vorerfasst werden und bei der Erstellung von Rechnungen etc. Verwendung finden. Das hat den Vorteil, dass ein Text nur einmal geschrieben werden muss und bei Bedarf per Mausklick eingefügt werden kann. Mit Textbausteinen können Sie z.B. auf Sonderaktionen hinweisen oder sich einfach bedanken.
Textbausteine können auch automatisch in die Dokumente eingefügt werden. Dazu steht die Funktion Standard Textbausteine zur Verfügung.*
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten,
*Nicht in allen Versionen
Geben Sie einen Namen für den Textbaustein ein und klicken Sie dann auf Textbaustein anlegen.
Siehe auch: Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen, Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder.
Beispiel: <<Anrede>>: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind.
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
Variable Textbausteine verwenden Sie um Ihre Dokumente zu personalisieren (z.B. Anrede) oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen. Im Moment stehen folgende Textbausteine zur Verfügung:
| Feldname | wird ersetzt durch ... | verwendet bei ... |
|---|---|---|
| <<GutenTag>> |
Deutsch: 'Guten Tag Anrede Nachname' Englisch: 'Dear Anrede Nachname' | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Anrede>> |
Deutsch: 'Sehr geehrte Anrede Titel Nachname' bzw. 'Sehr geehrter Anrede Titel Nachname' oder 'Sehr geehrte Damen und
Herren' falls keine Anrede oder Nachname hinterlegt sind. Englisch: 'Dear Anrede Nachname' bzw.'Dear Sir or Madam' wenn kein Ansprechpartner hinterlegt ist. | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Vorname>> | den Vornamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<Nachname>> | den Nachnamen | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<AdressNr>> | je nach Kontext die Kunden-, Lieferanten- oder Adressnummer | Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung, Lieferantenauftrag, Mahnung, Mailing |
| <<AngebotNr>>* | die Nummer des Angebotes | Angebot, Kundenauftrag / Auftragsbestätigung |
| <<RechnungsNr>> | die Nummer der Rechnung | Rechnung |
| <<Rechnungsdatum>> | das Rechnungsdatum | Rechnung |
| <<ProjektNr>>* | die Nummer des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBezeichnung>>* | die Bezeichnung des Projekts | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektVon>>* | den Beginn des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<ProjektBis>>* | das Ende des Rechnungszeitraums | Projekt-Rechnung |
| <<LieferantenauftragNr>>* | die Nummer des Lieferantenauftrags | Lieferantenauftrag |
| <<KundenauftragNr>>* | die Nummer des Kundenauftrags | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<eBayVerkauf>>* | die eBay-Artikelnummer | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferung |
| <<AuftragsnummerBeimKunden>>* | die Auftragsnummer beim Kunden | Kundenauftrag / Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung |
| <<LieferungNr>>* | die Nummer der Lieferung | Lieferung |
| <<Telefon>> | Telefonnummer | Alle Druckdokumente |
*Nicht in allen Versionen
Um Änderungen an einem Textbaustein vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Es ist zwar nicht möglich Textbausteine zu löschen. Sie können aber einen nicht mehr benötigten Textbaustein komplett ändern und somit weiter nutzen.
Siehe auch: Textbaustein anlegen Textbaustein bearbeiten, Standard-Textbausteine*
*Nicht in allen Versionen
Standard-Textbausteine werden beim Anlegen in das Dokument automatisch eingefügt. Der Kopftext erscheint unter der Überschrift, der Schlusstext unter dem Körper.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Kopftext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Kopftext eingefügt werden soll. |
| Kopftext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
| Schlusstext | Wählen Sie einen Textbaustein, der für das Dokument beim Anlegen automatisch als Schlusstext eingefügt werden soll. |
| Schlusstext Englisch | Geben Sie hier den Textbaustein in Englischer Sprache an. |
Siehe auch: Textbaustein anlegen, Textbaustein bearbeiten, Textbausteine anzeigen
Inhalt und Aussehen der Dokumente können Sie in großen Teilen selbst bestimmen. Unter anderem ist es möglich bis zu zwei Bilder (Logos) oder ein komplettes Briefpapier zu hinterlegen. Sie können den Schrifttyp sowie die Schriftgröße verändern, Inhalte bei Bedarf ein- oder ausblenden und Teile des Dokuments an andere Positionen schieben.
In den Briefpapier-Einstellungen nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Dokumenttypen gültig sind. Im Reiter Briefpapier-Hintergrund hinterlegen Sie Ihr Briefpapier oder die Logos. Sie können aber auch darauf verzichten, wenn Sie die Dokumente direkt auf Ihr Briefpapier drucken. In den Dokument-Einstellungen können Sie die Spalten und Spaltenüberschriften anpassen und andere Einstellungen vornehmen, die nur für bestimmte Dokumenttypen relevant sind. In der Vorschau sehen Sie sofort, welche Auswirkungen Ihre Änderungen haben.
Siehe auch: Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Diese Einstellungen werden für alle Dokumententypen verwendet.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Schriftgröße allgemein | Schriftgröße für das gesamte Dokument mit Ausnahme des Absenders und der Überschriften |
| Schriftgröße Absender | Schriftgröße des Absenders über dem Brieffenster |
| Schrift | Derzeit kann zwischen den Schriftarten Helvetica und Times ausgewählt werden. Das Hochladen eigener Schriften ist leider nicht möglich. |
| Absender drucken |
|
| Absender in Brief-Fenster drucken | Absender wird klein in einer Zeile in das Brieffenster gedruckt. |
| Steuernummer drucken | Steuernummer wird gedruckt. Wenn eine Ust-Id hinterlegt ist, wird diese gedruckt. |
| Anrede drucken | In die Empfänger-Adresse wird eine Anrede eingefügt, sofern diese beim Kunden hinterlegt ist. |
| Leerzeile zw. Strasse+Ort | Fügt in die Empfängeradresse eine Leerzeile zwischen Straße und Ort ein. |
| Abweichende Lieferadresse | Hier legen Sie fest, an welche Stelle die Abweichende Lieferadresse gedruckt werden soll.
|
| Falzmarken drucken | Falzmarken werden an den linken Rand gedruckt. |
| Empf.Fax Nr drucken | Empfänger-Faxnummer wird in das Adressfeld gedruckt. |
| Schlusstext darf auf Folgeseite | Normalerweise wird der Schlusstext immer zusammen mit der letzten Rechnungsposition ausgegeben. Bei sehr langen Schlusstexten kann es dann aber passieren, dass die erste Seite halbleer ist. In diesem Fall ist es sinnvoll, dieses Feld zu aktivieren. Der Schlusstext wird dann bei Bedarf allein - ohne die letzte Rechnungsposition - auf die Folgeseite gesetzt. |
| Abgrenzungslinien nicht drucken | Die einzelnen Positionen eines Dokuments werden üblicherweise durch dünne Linien getrennt. Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie keine Linien benötigen. |
| Abstände vom Rand | Siehe Bilder unterhalb der Eingabemaske |
Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Sie können ein komplettes Briefpapier hinterlegen und zusätzlich zwei einzelne Bilder, deren Größe und Position Sie frei bestimmen können. Wenn Sie Ihre Dokumente direkt auf ein Briefpapier ausdrucken, verwenden Sie diese Funktion nicht.
Im Briefpapier bzw. in den Logos hinterlegen Sie neben dem Logo auch gesetzliche vorgegebene Angaben wie Handelsregister-Nummer sowie andere Informationen.
Wenn Sie ein neues Logo oder ein neues Hintergrund-Pdf hochladen, wird die alte Datei überschrieben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Hintergrund-Pdf | Das Hintergrund-Pdf ist ein komplettes Briefpapier. Die Datei muss im PDF-Format vorliegen. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Verwendung | Steuert, ob das Hintergrund-Pdf für alle Seiten, nur die erste Seite oder gar nicht hinterlegt werden soll. |
| Hintergrund-Pdf ab Seite zwei | Bei Verwendung 'Nur erste Seite' für das Hintergrund-PDF, geben Sie hier optional eine weitere PDF-Datei für die zweite Seite und die folgenden Seiten an. Es wird nur die erste Seite der hoch geladenen Datei in den Dokumenten hinterlegt. |
| Nicht verwenden | Wenn markiert, wird die PDF-Datei nicht verwendet. |
| 1. Logo und 2. Logo | Sie haben dort die Möglichkeit ein oder zwei Bilder zu hinterlegen. Das erste platzieren Sie z.B. im oberen Teil des Dokuments und das zwei unten. |
| Abstand linker Rand | Abstand vom linken Seitenrand zum linken Rand des Bildes |
| Abstand oberer Rand | Abstand vom oberen Rand zum unteren Rand des Bildes |
| Breite | Definieren Sie die Breite. Die Höhe ändert sich automatisch proportional dazu. |
| Verwendung | Steuert, ob das Logo auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder gar nicht erscheinen soll. |
Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Dokument-Einstellungen, Vorschau
Hier nehmen Sie Einstellungen für die einzelnen Dokumententypen vor. Sie können Spalten und Inhalte ein- oder ausblenden und die Spalten-Breite und -Überschriften verändern.
| Feld | Bedeutung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bankverbindung drucken | Fügt die Bankverbindung ein , die unter Verwaltung → Firma bzw. beim Kunden (bei der Zahlungsbedingung Bankeinzug) hinterlegt ist. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tätigkeitsnachweis anhängen* | Nur bei Projektrechnungen: Der Tätigkeitsnachweis wird der Rechnung beigefügt. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Bearbeiter* | Nur in der Pro-Version: Damit der Bearbeiter des Dokuments mit ausgegeben werden kann, nehmen Sie unter Verwaltung → Druck und Mail → Bearbeiter die erforderlichen Einstellungen vor. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Spalten-Zwischenraum | Abstand zwischen den Spalten | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Spalte | Bestimmt, an welcher Stelle jede Spalte erscheint. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Inhalt | Achtung! Nicht alle Inhalte können für jedes Dokument verwendet werden. Welche Spalten
bei für die einzelnen Dokumenten verwendet werden, zeigt die Tabelle:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Breite | Spaltenbreite in Millimeter. Ist keine Spaltenbreite angegeben, erscheint die Spalte nicht im Dokument. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Überschrift | Spaltenüberschrift in Deutsch | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Englisch | Spaltenüberschrift in Englisch |
Siehe auch: Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Vorschau
Die Vorschau zeigt Ihnen, wie Ihr fertiges Dokument aussehen wird.
| Siehe auch: | Druckausgabe, Einstellungen Druck: Briefpapier-Einstellungen, Briefpapier-Hintergrund, Dokument-Einstellungen |
Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Mailversand Ihrer Dokumente vor. Die Einstellungen erfolgen für jeden Auftragstyp und jede Firma einzeln.
Wählen Sie den Dokumenttyp und die Firma aus. Geben Sie den Betreff und den Text ein und klicken Sie dann auf Speichern.
Um die Einstellungen wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, klicken Sie auf Standardeinstellung setzen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus. |
| Dokument | Wählen Sie das Dokument. |
| Kopie | Damit Sie Ihren Mailversand besser verwalten können, wird pro versendetem Dokument jeweils eine Blindkopie versendet. Geben Sie die Mailadresse ein, an die die Blindkopie versendet werden soll. |
| Email Deutsch | Geben Sie einen Betreff und den eigentlichen Text ein.
Um Ihre Dokumente zu personalisieren oder um automatisch Rechnungsnummern usw. einzufügen, verwenden Sie variable Felder. |
| Email Englisch | Analog zur Email in Deutsch |
Siehe auch: Mail-Konten
Hier nehmen Sie generelle Einstellungen für den Mailversand vor. Die Einstellungen erfolgen für jede Firma einzeln.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firma | Wählen Sie die Firma aus, für die Sie die Einstellungen vornehmen möchten. |
| Postausgangs-Server | Tragen Sie die Adresse Ihres SMPT-Servers ein, wenn Sie Ihren eigenen SMTP-Server für das Versenden von Mails verwenden möchten. Damit ist es weniger wahrscheinlich ist, dass Ihre Mails vom Empfänger als Spam eingestuft werden. Wenn Sie hier keine Eingabe machen, wird der Collmex-SMTP-Server verwendet. |
| Benutzer und Kennwort | Der Benutzer und das Kennwort für die Anmeldung auf Ihrem SMTP-Server. Die Adresse und die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server erhalten Sie üblicherweise von Ihrem Hosting-Provider. |
| Absender-Adresse für Mailings | Tragen Sie hier die E-Mailadresse ein, die als Absender für Mailings verwendet werden soll. Ohne diese Angabe, wird als Absender für Mailings die E-Mailadresse der Firma verwendet. |
| Mail-Konten | Für jede im Programm verwendete Absender-E-Mailadresse hinterlegen Sie hier optional zusätzliche Informationen. |
| E-Mailadresse | Die Absender-E-Mailadresse |
| Name | Der 'echte' Name des Absenders. Dieser Name wird dem Empfänger statt der E-Mailadresse angezeigt. |
| Antwortadresse | Geben Sie hier die E-Mailadresse an, die dem Empfänger beim Antworten vorgeschlagen werden soll. |
Siehe auch: Mail-Texte
Mit dem Programm können Sie Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen usw. direkt über unseren Partner Pixelletter als Brief oder Fax versenden. Außerdem können Sie Rechnungen per Mail oder Fax mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und ebenfalls über Pixelletter versenden.
Welche Dokumente an Pixelletter übertragen worden sind, wird Ihnen unter dem Link Protokoll der Übertragung bisher angezeigt.
Um den Service nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten hinterlegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bei Pixelletter hinterlegte Mailadresse | |
| Kennwort | Bei Pixelletter hinterlegtes Kennwort |
| Farbdruck bei Briefen | Briefe werden von Pixelletter farbig gedruckt |
| Prüfprotokoll im Anhang bei signierter Mail | Ist dies aktiviert, schickt Pixelletter im Anhang neben der Rechnung auch noch das Prüfprotokoll mit. |
| Einseitiger Druck bei Briefen | Die Briefe nicht mehr doppelseitig bedruckt. |
Siehe auch: Mailtexte
*Nicht in allen Versionen
Hier legen Sie fest, ob und wenn ja welcher Bearbeiter beim Anlegen eines Dokuments vorbelegt wird.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht automatisch setzen | Es wird automatisch kein Bearbeiter ausgegeben, kann aber manuell in das Dokument eingefügt werden. |
| Mitarbeiter aus aktuellem Benutzer übernehmen | Name, der dem Benutzer zugeordnet ist (Verwaltung → Benutzer anzeigen und ändern) |
| Aus Vorgängerdokument übernehmen | z.B. bei der Rechnung wird der Bearbeiter aus dem Kundenauftrag übernommen. Gibt es keinen Kundenauftrag sondern nur ein Angebot, wird der Bearbeiter von dort übernommen. |
| Festen Bearbeiter setzen | Der Bearbeiter ist immer gleich. Geben Sie in das folgende Feld die Mitarbeiter-Nummer ein oder klicken Sie auf das Fernglas, um nach der Nummer zu suchen. |
Siehe auch: Druckausgabe, Mailtexte, Brief Fax Signatur, Bearbeiter*
*Nicht in allen Versionen
Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Programmversionen haben deshalb mindestens zwei Benutzer - den Hauptbenutzer mit der Rolle Administrator und einen Service-Benutzer.
Der Hauptbenutzer kann alle Programmfunktionen nutzen. Er kann neue Benutzer anlegen* und vorhandene freigeben, sperren, ändern oder löschen*.
Der Service-Benutzer ist den Collmex-Mitarbeitern vorbehalten. Er ist standardmäßig gesperrt und wird von Ihnen freigeschaltet, wenn Sie Unterstützung vom Collmex-Service benötigen. Ein Service-Mitarbeiter kann sich damit an Ihrem Account anmelden und sich das Problem direkt im Programm anschauen. Wenn Sie den Service-Benutzer nicht selbst wieder sperren, wird er automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.
Wenn Sie einen Collmex-Zugang angefordert haben, erhalten Sie die Zugangsdaten für den Hauptbenutzer mit einem Kennwort. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Kennwort zu ändern.
Sorgen Sie dafür, dass die Mailadresse des Hauptbenutzers immer aktuell ist. Sollten Sie einmal Ihr Kennwort vergessen haben oder der Hauptbenutzer wegen mehrerer Fehleingaben des Kennworts gesperrt sein, können Sie ein neues Kennwort anfordern. Dabei wird der Hauptbenutzer wieder freigeschaltet und Sie bekommen ein neues Kennwort für den Hauptbenutzer and die hinterlegte E-Mailadresse zugeschickt.
Wurde ein anderer Benutzer wegen Fehleingaben gesperrt, können Sie diesen Benutzer mit einem anderen Benutzer der Rolle Administrator wieder freischalten.
Bis auf einen Administrator können bei Bedarf alle Benutzer gesperrt werden.
Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein. Es ist also nicht möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig mit einem Benutzer am Programm arbeiten. Trotzdem kann jeder Benutzer beliebig viele Fenster öffnen. Dazu ist keine erneute Anmeldung erforderlich. Klicken Sie zum öffnen eines weiteren Fensters mit der rechten Maustaste auf einen Link im Programm und wählen Sie 'Link in neuem Fenster öffnen'.
Siehe auch: Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Hier können Sie Änderungen an Benutzern vornehmen.
Geben Sie alle erforderlichen Daten ein und klicken Sie dann auf Speichern.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Name und Vorname | Name des Benutzers |
| E-Mailadresse des Benutzers | |
| Rolle | Die Rolle definiert den Tätigkeitsbereich des Benutzers. |
| Telefon-Anbindung* | Ist eine Telefonanbindung gewählt, wird hinter einer Telefonnummer ein Telefonsymbol eingeblendet. Bei einem Klick auf das Telefonsymbol wird über die Telefonanbindung ein Gespräch aufgebaut. |
| Gesperrt | Ist das Feld aktiviert, kann der Benutzer nicht mehr auf das Programm zugreifen. |
| Mitarbeiter Nr.* | Nur bei Benutzern mit der Rolle Mitarbeiter*. Über die Mitarbeiternummer erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter. Darüber wird gewährleistet, dass der Benutzer des Mitarbeiter-Portals nur seine eigenen Tätigkeiten, Verbräuche und Reisen erfassen und anzeigen kann. |
| Nur für API* | Der Benutzer kann sich nicht direkt am Programm anmelden, sondern nur über die API-Schnittstelle auf das Programm zugreifen. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann. Die Berechtigung gilt für alle angelegten Firmen.
| Rolle | Funktionen |
|---|---|
| Administrator | Alle Funktionen nutzbar. |
| Buchhaltung* | Alle Funktionen der Buchhaltung. |
| Warenwirtschaft* | Alle Funktionen der Warenwirtschaft. |
| Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Buchhaltung + Verkauf + Warenwirtschaft* | Alle Funktionen von Buchhaltung, Warenwirtschaft und Verkauf. |
| Vertrieb* | Darf nur Kunden, Angebote und Kundenaufträge bearbeiten, aber keine Rechnungen bearbeiten oder ansehen. |
| Mitarbeiter* | Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen. |
| Webdesigner* | Webauftritt, Templates und Produkte im Bereich Verkauf und Shop bearbeiten. |
| Vereinsmitarbeiter* | Dürfen neue Mitglieder und Rechnungen anlegen und bearbeiten, haben aber keinen Einblick in die Buchhaltung. |
| Steuerprüfer* | Nur zur Ansicht von Buchhaltungs- und Rechnungsdaten. |
| Anzeiger* | Darf alles ansehen. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
*Nicht in allen Versionen
Hier legen Sie neue Benutzer an. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.
Das Anlengen von neuen Benutzern kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Prüfen Sie vorher die Preisliste.
| Feld | Funktionen |
|---|---|
| Benutzer | Geben Sie für den Benutzer entweder einen Namen oder eine Nummer mit mindestens fünf Stellen ein. |
| Rolle | Wählen Sie eine Rolle aus. |
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzerrollen, Benutzer bearbeiten, Benutzer suchen
*Nicht in allen Versionen
Geben Sie das neue Kennwort in das erste Feld ein und geben Sie es noch einmal in das zweite Feld ein. Klicken Sie dann auf Speichern.
Wie Sie ein sicheres Kennwort finden, erfahren Sie hier.
Siehe auch: Einführung Benutzer, Benutzer bearbeiten
Wenn der Service-Benutzer entsperrt ist, kann sich das Service-Personal von Collmex an Ihrem Programm zur Problemanalyse anmelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche.
Der Service-Benutzer wird automatisch nach 5 Tagen wieder gesperrt.
Siehe auch: Einführung Benutzer
Die vom Programm vorgegebenen Einstellungen für die Mahnungen können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Dabei ist auch die Verwendung variabler Felder möglich. Wenn Sie vielleicht nur zwei statt drei Mahnstufen verwenden möchten, lassen Sie die Felder für die dritte Mahnstufe leer.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Frist | Zahlungsfrist, bevor die nächste Mahnung erstellt wird. Die erste Mahnung wird erstellt, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Bei der letzten Mahnung nutzen Sie die Frist, für die Ankündigung weiterer Konsequenzen (z.B. Inkasso). |
| Gebühr | Mahnkosten, die dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden. |
| Mahntext | Geben Sie <<Anrede>> ein, wird im Text automatisch die Anrede eingefügt: Sehr geehrte
Frau Dr. Stein (Name und Titel werden automatisch aus den Kundendaten eingefügt) Zum Einfügen der Mahnfrist und des Mahndatums stehen die Felder <<FristTage>> und <<FristDatum>> zur Verfügung. |
Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Siehe auch: Mahnung, Mahnung anlegen, Mahnung anzeigen
In Collmex können Sie Daten importieren, aus Collmex exportieren oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über das Collmex API* aus.
Wenn Sie mit der Arbeit am Programm beginnen, importieren Sie Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im CSV-Format in das Programm (Verwaltung → Daten → Importieren).
Arbeiten Sie neben Collmex auch mit anderen Programmen (Tätigkeitserfassung, Kasse, Rechnungsprogramm, Shop), haben Sie die Möglichkeit die extern erfassten Daten wie Tätigkeiten, Umsätze oder Bestellungen in Collmex zu importieren.
Für den regelmäßigen Datenaustausch mit anderen Programmen steht eine API (Application Programming Interface)* zur Verfügung. Über die API greifen externe Programme auf Collmex zu.
Alle wichtigen Daten exportieren Sie als CSV-Datei (Verwaltung → Daten → Exportieren). Beim Export der Buchhaltungsbelege können Sie dabei auch nach Belegdatum selektieren (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Excel Export). Weiterhin besteht die Möglichkeit, alle wichtigen Daten in Form einer einzigen HTML-Datei herunter zu laden (Verwaltung → Daten → Exportieren).
Kunden, Lieferanten und Adressen exportieren Sie selektiv (z.B. nach Adressgruppen) unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern .
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht eine Datev-Exportfunktion zur Verfügung (Buchhaltung bzw. Übersicht→ Schnittstellen → Datev Export).
| Siehe auch: | Daten importieren, Daten exportieren, Buchhaltungsbelege exportieren, Datev-Export, Collmex API* |
*Nicht in allen Versionen
Inhalt
| Siehe auch: | Schnittstellen für den Datenaustausch, Collmex API |
Für den Datenaustausch wird das CSV-Format verwendet. CSV-Dateien sind Textdateien, die mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel einfach bearbeitet werden können. Jeder Datensatz ist mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen und besteht aus mehreren Feldern, die durch ein Semikolon (;) getrennt sind.
Das erste Feld in einem Datensatz kennzeichnet immer die Satzart (z.B. CMXPRD für Produkt oder CMXKND für Kunde). Eine Datei muss nicht zwingend aus genau einer Satzart bestehen. Die Satzarten können auch gemischt vorkommen, so dass in einer einzigen Datei unterschiedliche Datentypen auf einmal importiert werden können.
Wenn Sie mit einem anderen Programm regelmäßig Daten austauschen, bietet sich die Verwendung des Collmex API an. Das Collmex API ist eine Programmier-Schnittstelle, über die externe Programme angebunden werden können. Es ist in den Mehrbenutzer-Versionen von Collmex enthalten. Typische Szenarien sind z.B. die Anbindung einer externen Warenwirtschaft, Kasse oder Shop.
Siehe auch: Daten importieren
Das CSV-Format ist in RFC 4180 definiert. Zusammengefasst gelten die folgenden Regeln:
Der Verwendete Zeichensatz ist ISO-8859-1. Sollten die Daten in einem anderen Zeichensatz kodiert vorliegen (z.B. Mac), müssen die Sonderzeichen vor dem Import konvertiert werden.
Siehe auch: Daten importieren, Wikipedia: CSV
In den Satzbeschreibungen werden die folgenden Kürzel für die Datentypen der Felder verwendet:
| Kürzel | Bemerkung | Nicht ändern | Beispiel |
|---|---|---|---|
| C | Alphanumerisch | (NULL) | Kunde Müller |
| I | Numerisch, ganze Zahlen | (NULL) oder leer | 5 |
| N | Numerisch mit max. drei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 5,25 |
| D | Datum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) oder TT.MM.JJJJ | (NULL) | 20091021 oder 21.01.2009 |
| M | Geldbetrag mit zwei Nachkommastellen | (NULL) oder leer | 2056,34 |
| T | Uhrzeit im Format HHMMSS | (NULL) | 1234 |
Soll ein Feld nicht geändert werden, ist das Feld mit dem Dummy-Wert '(NULL)' zu füllen. Bei numerischen Feldern kann das Feld auch einfach leer gelassen werden. Mit dieser Methode können gezielt einzelne Felder verändert werden, ohne dass die Werte der restlichen Felder übergeben werden müssen.
Siehe auch: Daten importieren
Bei einigen Satzarten besteht die Möglichkeit, die Nummern für neu angelegte Objekte entweder vorzugeben, oder über den internen Nummernkreis bestimmen zu lassen. Die Unterscheidung erfolgt dabei über das Vorzeichen der übergebenen Nummer: Ist die Nummer positiv, gilt externe Nummernvergabe. Ist die Nummer dagegen leer oder negativ, gilt interne Nummernvergabe.
Bei der externen Nummernvergabe muss die Nummer externen eindeutig vergeben werden. Die Nummern müssen dabei so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit intern angelegten Objekten gibt.
Beispiel: Extern 1XXXX, intern 2XXXX. Die Nummer wird in der Satzart mit übergeben. Wenn das Objekt unter dieser Nummer schon existiert, wird es geändert sonst neu angelegt:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;10000;10;... CMXINV;10000;20;... CMXINV;10001;10;... CMXINV;10001;20;...
Die externe Nummernvergabe ist einfach und robust. Außerdem kann man an der Nummer erkennen, ob ein Objekt importiert oder intern angelegt wurde.
Bei der internen Nummernvergabe wird bei neu anzulegenden Objekten keine Nummer mitgegeben. In diesem Fall wird beim Import eine neue Nummer vergeben. Beispiel:
Satzart;Kundennummer;Firma;Anrede;... CMXKND; ;1;Frau;...
Alternativ kann auch eine negative Nummer übergeben werden. Diese kann beliebig gewählt werden und ist rein temporär, d.h. die Objekte können nach dem Anlegen über diese Nummer nicht angesprochen werden. Die negative Nummer ist insbesondere für Objekte mit mehreren Positionen sinnvoll:
Satzart;Nr ;Pos;... CMXINV;-10000;10;... CMXINV;-10000;20;... CMXINV;-10001;10;... CMXINV;-10001;20;...
Bei Verwendung des Collmex API liefert das Programm für jede vergebene Nummer eine Meldung der Satzart NEW_OBJECT_ID. Über die Zeilennummer oder die temporäre Nummer kann der Bezug zu den übermittelten Daten hergestellt werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert NEW_OBJECT_ID | |
| 2 | Neue Nummer | I | 8 | Die neu vergebene Nummer für das Objekt |
| 3 | Temporäre Nummer | I | 8 | Die übergebene temporäre Nummer (kleiner oder gleich Null) |
| 4 | Zeile | I | 8 | Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht. |
Im obigen Beispiel erhält das erste Objekt die Nummer 20000. Das Programm würde folgende Rückgabe liefern:
Satzart;Neue Nr;Temp Nr;Zeile NEW_OBJECT_ID;20000;-10000;1 NEW_OBJECT_ID;20001;-10001;3
Die interne Nummernvergabe hat den Vorteil, dass für die Objekte nur ein Nummernkreis existiert. Nachteil ist, dass bei einem versehentlichen mehrfachen Import jeweils neue Objekte angelegt werden. Zudem muss bei Verwendung des Collmex API die neu vergebene Nummer erst ermittelt werden, bevor das Objekt über das API erneut angesprochen werden kann.
Siehe auch: Daten importieren
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRD | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | Identifiziert das Produkt eindeutig |
| 3 | Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes |
| 4 | Bezeichnung Eng | C | 10.000 | Optional. Englische Bezeichnung des Produktes |
| 5 | Basismengeneinheit | C | 3 | ISO-Codes |
| 6 | Produktgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Produktgruppe, wie im Programm angezeigt unter Produkt -> Produktgruppe.
Nicht in allen Versionen: Gibt es in der Programmversion keine Produktgruppen, bleibt das Feld leer. |
| 7 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 8 | Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt. |
| 9 | Gewicht | N | 18 | |
| 10 | Gewicht Mengeneinheit | C | 3 | ISO-Codes |
| 11 | Preismenge | N | 18 | Preise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 12 | Produktart | I | 18 | 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Baudienstleistung |
| 13 | Inaktiv | I | 18 | 1 = Produkt ist inaktiv, sonst aktiv |
| 14 | Preisgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Preisgruppe. Wird nur verwendet, wenn der Verkaufs-Preis im nächsten Feld gesetzt ist. |
| 15 | Verkaufs-Preis | M | 18 | Optional. Wenn belegt, der zum Import-Datum gültige Preis der im vorigen Feld angegebenen Preisgruppe. Sollen Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden, muss die Satzart 'Produkt-Preise' (CMXPRI) verwendet werden. |
| 16 | EAN | C | 20 | Optional. EAN Code des Produkts |
| 17 | Hersteller | C | 40 | Optional. Hersteller des Produkts |
| 18 | Versandgruppe | I | 18 | Optional. Interne Nummer der Versandgruppe. |
| 19 | Mindestbestand | N | 18 | |
| 20 | Bestellmenge | N | 18 | |
| 21 | Chargenpflicht | I | 18 | 1 = Produkt ist chargenpflichtig |
| 22 | Beschaffungsart | I | 18 | 0 oder nicht gesetzt = Einkauf, 10 = Produktion |
| 23 | Produktionsdauer | I | 18 | |
| 24 | Lohnkosten | M | 18 | |
| 25 | Lohnkosten-Bezugsmenge | N | 18 | Wenn nicht gesetzt, wird die Bezugsmenge auf 1 gesetzt. |
| 26 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 27 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 28 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 29 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 30 | Lieferant | I | 8 | Optional. Wenn belegt, wird mit den Daten aus den Feldern 31-41 eine Lieferantenvereibarung angelegt bzw. geändert. |
| 31 | EK-Steuerklassifikation | I | 8 | 0 = voller USt, 1 = halbe USt, 2 = keine USt. |
| 32 | EK-ProdNr d.Lieferanten | C | 20 | Produktnummer des Lieferanten |
| 33 | EK-Verpackungseinheit | N | 18 | Menge, die in einer Verpackung enthalten ist. |
| 34 | EK-Bezeichnung | C | 10.000 | Bezeichnung des Produktes für den Einkauf |
| 35 | EK-Preis | M | 18 | Einkaufspreis |
| 36 | EK-Preismenge | N | 18 | Einkaufspreise des Produkts gelten pro Preismenge |
| 37 | Lieferzeit | I | 18 | |
| 38 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 39 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 40 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen |
| 41 | Webauftritt-Nr | I | 8 | Optional. Interne Nummer des Webauftritts, wie sie im Webauftritt angezeigt wird. Wenn belegt, werden mit den Daten aus den Feldern 42-55 die Shop-Daten für den angegebenen Webauftritt gesetzt. |
| 42 | Shop-Kurztext | C | 255 | |
| 43 | Shop-Langtext | C | - | |
| 44 | Texte-Sind-HTML | I | 8 | 1 = Texte sind im HTML-Format |
| 45 | Dateiname | C | 80 | |
| 46 | Keywords | C | 255 | |
| 47 | Titel | C | 255 | |
| 48 | Abweichendes Template Nr | I | 8 | |
| 49 | Bild-URL | C | 255 | |
| 50 | Grundpreis-Menge1 | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Mengeneinheit des Produkts |
| 51 | Gewicht | N | 18 | Menge für die Grundpreisberechnung in der Grund-Mengeneinheit |
| 52 | Grund-Mengeneinheit | I | 8 | 0 = Keine, 1 = Kilogramm, 2 = Liter, 3 = Qubikmeter, 4 = Meter, 5 = Quadratmeter, 6 = Stück |
| 53 | Preis auf Anfrage | I | 8 | |
| 54 | Inaktiv | I | 8 | |
| 55 | Shop-Kategorien | I | 8 | interne Nummer der Kategorie, wie sie im Webauftritt in der Kategorie angezeigt wird. Soll das Produkt mehreren Kategorien zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt das Produkt aus allen Kategorien. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Produkts zu den Kategorien unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
Wenn Sie nur eine Preisgruppe haben, kann der Verkaufs-Preis auch über das Produkt importiert werden. Die Satzart CMXPRI müssen Sie verwenden, wenn Preise zu mehr als einer Preisgruppe oder unterschiedliche Preise zu verschiedenen Gültigkeits-Zeitpunkten importiert werden sollen.
Wenn Sie mehrere Preise für ein Produkt importieren, müssen alle Preise des Produkts in aufeinander folgenden Zeilen folgen (d.h. alle Preise für alle Preisgruppen und Gültigkeiten). Ist ein vorhandener Preis nicht mehr angegeben, wird er in der Datenbank gelöscht.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXPRI | |
| 2 | Produktnummer | C | 20 | |
| 3 | Firma | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Preisgruppe | I | 3 | Interne Nummer der Preisgruppe |
| 5 | gueltigAb | D | 8 | |
| 6 | gueltigBis | D | 8 | |
| 7 | Preis | M | 18 |
Siehe auch: Daten importieren
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXKND | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | Die Kundennummer identifiziert den Kunden eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 40 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Strasse | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 20 | |
| 13 | Bemerkung | C | 255 | |
| 14 | Reserviert | C | 10 | Reserviert. Bitte leer lassen |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefax | C | 20 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonr | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Rabattgruppe | I | 8 | interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 28 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS |
| 29 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 30 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief |
| 31 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 32 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Kunde mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Kunden aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Kunden zu den Gruppen unverändert. |
| 33 | Privatperson | I | 8 | 1 = Privatperson |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. |
| 35 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 36 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 37 | Kostenstelle | C | 10 | |
| 38 | Wiedervorlage am | D | 6 | |
| 39 | Liefersperre | I | 8 | 1 = Liefersperre |
| 40 | Baudienstleister | I | 8 | 1 = Baudienstleister |
| 41 | Lief-Nr. bei Kunde | C | 20 | Die eigene Lieferantennummer beim Kunden |
| 42 | Ausgabesprache | I | 8 | 0 = Deutsch , 1 = Englisch |
| 43 | CC | C | 255 | Kopie der E-Mails an diese Adresse senden |
Siehe auch: Daten importieren
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXEPF | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Dokument-Typ | I | 8 | als Zahl codiert: 1 = Angebot, 2 = Rechnung, 3 = Lieferung, 5 = Auftragsbestätigung, 6 = Mahnung |
| 5 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief, 4 = signierte E-Mail, 100 = keine Ausgabe |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 40 | |
| 11 | Abteilung | C | 40 | |
| 12 | Strasse | C | 40 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 20 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefon2 | C | 20 | |
| 18 | Telefax | C | 20 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 255 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | C | 50 | 1 = Keine Mailings |
Siehe auch: Daten importieren
Nutzen Sie den Import für periodische Rechnungen, wenn Sie Ihre Abos im externen System verwalten, die Rechnungsstellung jedoch über den internen Abrechnungslauf vornehmen wollen.
Wenn Sie mehrere periodische Rechnungen (Abos) für einen Kunden importieren, müssen alle periodische Rechnungen des Kunden in aufeinander folgenden Zeilen folgen. Ist eine vorhandene periodische Rechnung nicht mehr angegeben, wird sie in der Datenbank gelöscht.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXABO | |
| 2 | Kunden-Nr | I | 8 | Kundennummer |
| 3 | Firma | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Gültig von | D | 8 | Beginn der Gültigkeit |
| 5 | Gültig bis | D | 8 | Ende der Gültigkeit |
| 6 | Produkt Nr | C | 20 | Die Produktnummer. |
| 7 | Produktbeschreibung | C | 1024 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 8 | Individueller Preis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 9 | Intervall | I | 8 | 0 = Jahr, 1 = Halbjahr, 2 = Quartal, 3 = Monat, 4 = Jahr im Voraus, 5 = Halbjahr im Voraus, 6 = Quartal im Voraus, 7 = Monat im Voraus |
| 10 | Nächste Rechnung | D | 8 | Wann die nächste Rechnung über den Abrechnungslauf erstellt werden soll. |
Siehe auch: Daten importieren
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXLIF | |
| 2 | Lieferantennummer | I | 8 | Die Lieferantennummer identifiziert den Lieferant eindeutig. Falls nicht angegeben, wird eine neue Nummer vergeben. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 40 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Strasse | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 20 | |
| 13 | Bemerkung | C | 255 | |
| 14 | Reserviert | C | 10 | Reserviert. Bitte leer lassen |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefax | C | 20 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonr | C | 20 | |
| 20 | Blz | C | 20 | |
| 21 | Iban | C | 40 | |
| 22 | Bic | C | 20 | |
| 23 | Bankname | C | 40 | |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 26 | Zahlungsbedingung | I | 8 | als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen" |
| 27 | Lieferbedingung | C | 3 | ISO codes |
| 28 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | |
| 29 | Ausgabemedium | I | 8 | Als Zahl codiertes Ausgabemedium: 0 = Druck, 1 = E-Mail, 2 = Fax, 3 = Brief |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | nur erforderlich falls abweichend |
| 31 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll der Lieferant mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt den Lieferant aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung des Lieferanten zu den Gruppen unverändert. |
| 32 | Kundennummer beim Lieferanten | C | 20 | |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 |
Siehe auch: Daten importieren
Über diese Satzart werden zum einen Adressen für die Adressverwaltung importiert, zum anderen können aber auch Kunden-, Lieferanten- und Mitgliederadressen (nur Collmex verein) geändert werden. Setzen Sie mit dieser Satzart die Adressfelder, die bei den Sätzen für Kunde, Lieferant und Mitglied nicht enthalten sind.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXADR | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Optional. Kann auch eine Kunden-, Lieferanten- oder Mitgliedernummer sein. Wenn nicht angegeben, wird eine Adresse für die Adressverwaltung angelegt und eine Nummer vergeben. |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 4 | Anrede | C | 10 | |
| 5 | Titel | C | 10 | |
| 6 | Vorname | C | 40 | |
| 7 | Name | C | 40 | |
| 8 | Firma | C | 40 | |
| 9 | Abteilung | C | 40 | |
| 10 | Strasse | C | 40 | |
| 11 | PLZ | C | 10 | |
| 12 | Ort | C | 20 | |
| 13 | Reserviert | C | 10 | Reserviert. Bitte leer lassen |
| 14 | Reserviert | C | 10 | Reserviert. Bitte leer lassen |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefax | C | 20 | |
| 18 | C | 50 | ||
| 19 | Kontonr | C | 20 | reserviert - wird nicht importiert |
| 20 | Blz | C | 20 | reserviert - wird nicht importiert |
| 21 | Iban | C | 40 | reserviert - wird nicht importiert |
| 22 | Bic | C | 20 | reserviert - wird nicht importiert |
| 23 | Bankname | C | 40 | reserviert - wird nicht importiert |
| 24 | Steuernummer | C | 20 | reserviert - wird nicht importiert |
| 25 | USt.IdNr | C | 20 | reserviert - wird nicht importiert |
| 26 | Bemerkung | C | 255 | |
| 27 | Telefon2 | C | 20 | |
| 28 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 29 | URL | C | 50 | |
| 30 | Kontoinhaber | C | 40 | reserviert - wird nicht importiert |
| 31 | Wiedervorlage | D | 6 | |
| 32 | Adressgruppe | I | 8 | interne Nummer der Adressgruppe, wie sie bei der Pflege der Adressgruppen in der ersten Spalte angezeigt wird. Soll die Adresse mehreren Adressgruppen zugeordnet werden, sind diese jeweils durch ein Komma zu trennen (z.B. 1,2,3). Der Wert '0' entfernt die Adresse aus allen Adressgruppen. Wird nichts angegeben, bleibt die Zuordnung der Adresse zu den Gruppen unverändert. |
Siehe auch: Daten importieren
Die Ansprechpartner einer Adresse werden über Adressnummer+Adresstyp+Vorname+Nachname identifiziert. Falls dies nicht eindeutig ist, wird zusätzlich noch die E-Mail-Adresse zur Identifizierung herangezogen. Zu einer Adresse (Feld 2+3) müssen immer alle Ansprechpartner hintereinander mitgegeben werden. Wird ein in Collmex existierender Ansprechpartner nicht mitgegeben, wird dieser gelöscht. Existiert ein mitgegebener Ansprechpartner in Collmex noch nicht, wird dieser angelegt. Um alle existierenden Ansprechpartner zu einer Adresse zu löschen, müssen alle Felder bis auf Feld 2+3 leer sein.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXASP | |
| 2 | Adressnummer | I | 8 | Kunden-, Lieferanten-, Mitglieds- oder Adressnummer für den Ansprechpartner angelegt / geändert werden sollen |
| 3 | Adresstyp | I | 8 | 0 = Kunde, Lieferant, Mitglied. 3 = Adresse aus der Adressverwaltung |
| 6 | Anrede | C | 10 | |
| 7 | Titel | C | 10 | |
| 8 | Vorname | C | 40 | |
| 9 | Name | C | 40 | |
| 10 | Firma | C | 40 | |
| 11 | Abteilung | C | 40 | |
| 12 | Strasse | C | 40 | |
| 13 | PLZ | C | 10 | |
| 14 | Ort | C | 20 | |
| 15 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 16 | Telefon | C | 20 | |
| 17 | Telefon2 | C | 20 | |
| 18 | Telefax | C | 20 | |
| 19 | Skype/VoIP | C | 50 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Bemerkung | C | 255 | |
| 22 | URL | C | 50 | |
| 23 | Keine Mailings | I | 8 | 1 = Keine Mailings |
Siehe auch: Daten importieren
Der Erlösimport wird verwendet, um externe Kundenrechnungen oder externe Kasseneinnahmen in der Buchhaltung zu verbuchen.
Die Rechnungsnummer identifiziert den Erlös eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. Wenn ein Erlös ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich der Buchhaltungsbeleg geändert hat. Falls ja, wird der alte Buchhaltungsbeleg storniert und der Erlös wird neu gebucht. Falls sich der Erlös nicht geändert hat, passiert nichts.
Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, halber und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einem Buchhaltungsbeleg zusammengefasst. Über diesen Mechanismus kann eine Rechnung auch auf mehrere Erlöskonten verteilt gebucht werden.
Vorkasse: Bei Rechnungen mit der Zahlungsbedingung Vorkasse (Code 9) und Paypal (Code 14) sucht das Programm beim Import automatisch nach einer offenen Anzahlung für diesen Kunden mit identischem Betrag. Wird eine passende Anzahlung gefunden, wird mit dem Buchen der Rechnung die Anzahlung gleichzeitig aufgelöst. Sollte die Zuordnung beim Import nicht automatisch erfolgen können, weil z.B. der Betrag abweicht, muss die Anzahlung nach dem Import manuell aufgelöst werden. Mehr zum Thema Anzahlungen und Vorkasse im Buchhaltungskurs.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXUMS | |
| 2 | Kundennummer | I | 8 | Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 15 das Gegenkonto auf ein Finanzkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen) |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Rechnungsdatum | D | 8 | |
| 5 | Rechnungsnummer | C | 20 | Identifiziert den Erlös eindeutig. Kann auch eine Erlös-Id bei einer Kassenschnittstelle sein.
Die Rechnungsnummer muss vom externen System eindeutig vergeben werden. In den Komplettpaketen sollte die Nummernvergabe so gewählt werden, dass es keine Überschneidung mit in Collmex angelegten Rechnungen gibt. |
| 6 | Nettobetrag voller Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 7 | Steuer zum vollen Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 6 berechnet, falls nicht angegeben |
| 8 | Nettobetrag halber Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 9 | Steuer zum halben Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 8 berechnet, falls nicht angegeben |
| 10 | Reserviert | M | 18 | Bitte leer lassen. |
| 11 | Reserviert | M | 18 | Bitte leer lassen. |
| 12 | Steuerfreie Erlöse: Konto Nr. | I | 8 | Optional. Alternativ kann die Erlösart in Feld 25 gesetzt werden. In diesem Fall wird das Konto automatisch ermittelt. |
| 13 | Steuerfreie Erlöse: Betrag | M | 18 | Wenn belegt muss zusätzlich entweder die Erlösart in Feld 25 oder die Kontonummer in Feld 12 gesetzt sein. |
| 14 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Optional. Falls die Währung von der Firmenwährung abweicht, werden die Beträge automatisch in die Firmenwährung umgerechnet. |
| 15 | Gegenkonto | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1400 (SKR03) bzw. 1200 (SKR04) (Forderungen) bebucht. In diesem Fall muss die Kundennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Kundennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Kunden an oder importieren Sie die Kundendaten. Das Konto muss aus der Kontengruppe "Finanzkonto" (also Bank, Kasse) stammen. |
| 16 | Rechnungsart | I | 8 | 0 = Normale Rechnung 1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht. 2 = Abschlagsrechnung |
| 17 | Belegtext | C | 255 | Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Belegtext erzeugt |
| 18 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt. |
| 19 | KontoNr voller Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04) falls nicht angegeben. |
| 20 | KontoNr halber Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. 8300 (SKR03) bzw. 4300 (SKR04) falls nicht angegeben. |
| 21 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 22 | Reserviert | I | 8 | Bitte leer lassen. |
| 23 | Storno | I | 1 | leer = kein Storno, 1 = Storno |
| 24 | Schlussrechnung | C | 20 | Nur bei Abschlagsrechnungen: Die zugehörige Schlussrechnung |
| 25 | Erlösart | I | 2 | Für die steuerfreien Erlöse aus Feld 13 wird über die Erlösart das Erlöskonto automatisch bestimmt. 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Erlöse EU 13 = Nullbesteuerung (Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig 15 = Nicht steuerbare Erlöse Drittland |
| 26 | Systemname | C | 10 | Optional. Name des externen Systems. Über das API können die Zahlungseingänge zu Rechnungen für dieses System abgefragt werden. |
| 27 | Verrechnen mit Rechnungsnummer | C | 20 | Nur bei Gutschriften: Die Rechnungsnummer, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll |
Siehe auch: Daten importieren
Diese Satzart wird verwendet, um externe Lieferantenrechnung oder externe Kassenausgaben in der Buchhaltung zu verbuchen.
Die Rechnungsnummer identifiziert die Lieferantenrechnung eindeutig und muss auch bei Kassenumsätzen mit einem eindeutigen Wert belegt sein. Wenn die Rechnung ein zweites Mal importiert wird, prüft das Programm, ob sich der Buchhaltungsbeleg geändert hat. Falls ja, wird der alte Buchhaltungsbeleg storniert und die Rechnung wird neu gebucht. Falls sich die Rechnung nicht geändert hat, passiert nichts.
Es können Rechnungen mit gemischten Umsatzsteuersätzen (voller, halber und ohne USt.) sowohl in einer Zeile als auch in mehreren Zeilen importiert werden. Aufeinander folgende Zeilen mit identischer Rechnungsnummer werden zu einem Buchhaltungsbeleg zusammen gefasst. Über diesen Mechanismus, kann eine Rechnung auch auf mehrere Aufwandskonten verteilt gebucht werden.
Stornieren von importierten Rechnungen: Wenn Sie die Rechnung, die Sie importiert haben, wieder stornieren möchten, setzen Sie in der letzten Spalte der importierten Datei das Stornokennzeichen und importieren Sie die Datei erneut.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXLRN | |
| 2 | Lieferantennummer | I | 8 | Optional. Wenn nicht angegeben, muss in Feld 15 das Gegenkonto auf ein Finanzkonto gesetzt werden (z.B. bei Kassenumsätzen) |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 4 | Rechnungsdatum | D | 8 | |
| 5 | Rechnungsnummer | C | 20 | Identifiziert die Rechnung eindeutig. Kann auch eine Umsatz-Id bei einer Kassenschnittstelle sein. |
| 6 | Nettobetrag voller Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 7 | Steuer zum vollen Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 5 berechnet, falls nicht angegeben |
| 8 | Nettobetrag halber Umsatzsteuersatz | M | 18 | |
| 9 | Steuer zum halben Umsatzsteuersatz | M | 18 | Optional. Wird aus Feld 7 berechnet, falls nicht angegeben |
| 10 | Sonstige Umsätze: Konto Nr. | I | 8 | Sonstige Umsätze werden immer ohne Steuer gebucht |
| 11 | Sonstige Umsätze: Betrag | M | 18 | |
| 12 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | |
| 13 | Gegenkonto | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, wird Konto 1600 (Verbindlichkeiten) bebucht. In diesem Fall muss die Lieferantennummer in Feld 2 angegeben werden. Die Lieferantennummer muss im Programm bereits vorhanden sein. Legen Sie also zuerst den Lieferant an oder importieren Sie die Lieferantendaten. Das Konto muss aus der Kontengruppe "Finanzkonto" (also Bank, Kasse) stammen |
| 14 | Gutschrift | I | 8 | 1 = Gutschrift. Soll und Haben werden dann vertauscht. |
| 15 | Belegtext | C | 80 | Optional. Falls nicht angegeben wird aus Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein Belegtext erzeugt |
| 16 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Optional. Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Wenn nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm ermittelt. |
| 17 | KontoNr voller Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben. |
| 18 | KontoNr halber Umsatzsteuersatz | I | 8 | Optional. 3200 (Wareneingang) falls nicht angegeben. |
| 19 | Storno | I | 1 | Umsatz = leer; stornierter Umsatz = 1 |
Siehe auch: Daten importieren
Über diese Satzart können Angebote in Collmex angelegt und geändert werden. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Angebote erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Angebote jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Angeboten verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.
Jede Angebots-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Angebotes müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXQTN | |
| 2 | Angebotsnummer | I | 8 | Die Angebotsnummer identifiziert das Angebot eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Angebotsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Angebotsart | I | 8 | Reserviert |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 7 | Anrede | C | 10 | Felder 7 - 28 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 8 | Titel | C | 10 | |
| 9 | Vorname | C | 40 | |
| 10 | Name | C | 40 | |
| 11 | Firma | C | 40 | |
| 12 | Abteilung | C | 40 | |
| 13 | Strasse | C | 40 | |
| 14 | PLZ | C | 10 | |
| 15 | Ort | C | 20 | |
| 16 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Telefon | C | 20 | |
| 18 | Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Telefax | C | 20 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Kontonr | C | 20 | |
| 22 | Blz | C | 20 | |
| 23 | Abweichender Kontoinhaber | C | 30 | |
| 24 | IBAN | C | 20 | |
| 25 | BIC | C | 20 | |
| 26 | Bank | C | 20 | |
| 27 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Privatperson | I | 8 | 0 = keine Privatperson , 1 = Privatperson |
| 29 | Angebotsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 30 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Angebotsdatum gesetzt. |
| 31 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 32 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen. |
| 33 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 34 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 36 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 37 | Angebotstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 38 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 40 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 41 | Abgelehnt am | D | 8 | Optional. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 46 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 47 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 48 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Lieferdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | Anrede | C | 10 | Felder 46 - 58: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | Titel | C | 10 | |
| 57 | Vorname | C | 40 | |
| 58 | Name | C | 40 | |
| 59 | Firma | C | 40 | |
| 60 | Abteilung | C | 40 | |
| 61 | Strasse | C | 40 | |
| 62 | PLZ | C | 10 | |
| 63 | Ort | C | 20 | |
| 64 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | Telefon | C | 20 | |
| 66 | Telefon2 | C | 20 | |
| 67 | Telefax | C | 20 | |
| 68 | C | 50 | ||
| 69 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 70 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 71 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 72 | Mengeneinheit | C | 3 | ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 73 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 74 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 75 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 76 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 77 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 78 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Baudienstleistung |
| 79 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 80 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Optional. Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 81 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = halber Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Nullbesteuerung (Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
Siehe auch: Daten importieren
Der Kundenauftrags-Import wird hauptsächlich verwendet, um externe Shops an Collmex anzubinden. Die Shop-Bestellungen werden dabei als Kundenaufträge importiert und dann in der Collmex-Warenwirtschaft weiter verarbeitet.
Jede Kundenauftrags-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen eines Auftrags müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
Die Steuern und der Gesamtpreis des Auftrags werden automatisch aus den Positionen errechnet und können nicht übergeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXORD-2 | |
| 2 | Auftragsnummer | I | 8 | Die Auftragsnummer identifiziert den Auftrag eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Auftragsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Auftragsart | I | 8 | Reserviert. Bitte leer lassen. |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Kunden-Nr | I | 8 | Optional. Falls nicht angegeben, muss statt dessen die Adresse des Kunden (Felder 7 - 28) belegt sein. Die Kundennummer wird dann über die E-Mailadresse ermittelt und die in den Stammdaten vorhandene Adresse gemäß der Felder 7 - 28 geändert. Ist ein Feld nicht bekannt, muss es mit dem Wert (NULL) belegt werden, damit es in Collmex nicht geändert wird. Existiert kein Kunde mit der angegebenen E-Mailadresse, wird ein neuer Kunde angelegt und die Adresse übernommen. Als Vorlage dient dabei der Kunde 9999. |
| 7 | Anrede | C | 10 | Felder 7 - 28 siehe Beschreibung zur Kundennummer. |
| 8 | Titel | C | 10 | |
| 9 | Vorname | C | 40 | |
| 10 | Name | C | 40 | |
| 11 | Firma | C | 40 | |
| 12 | Abteilung | C | 40 | |
| 13 | Strasse | C | 40 | |
| 14 | PLZ | C | 10 | |
| 15 | Ort | C | 20 | |
| 16 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 17 | Telefon | C | 20 | |
| 18 | Telefon2 | C | 20 | |
| 19 | Telefax | C | 20 | |
| 20 | C | 50 | ||
| 21 | Kontonr | C | 20 | |
| 22 | Blz | C | 20 | |
| 23 | Abweichender Kontoinhaber | C | 30 | |
| 24 | IBAN | C | 20 | |
| 25 | BIC | C | 20 | |
| 26 | Bank | C | 20 | |
| 27 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 28 | Privatperson | I | 8 | 0 = keine Privatperson , 1 = Privatperson |
| 29 | Auftragsnummer bei Kunde | C | 20 | Optional. |
| 30 | Auftragsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Bestätigungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Teilrechnungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teilrechnungen nicht erlaubt, 1 = Teilrechnungen erlaubt. |
| 42 | Teillieferungen erlaubt | I | 8 | 0 = Teillieferungen nicht erlaubt, 1 = Teillieferungen erlaubt. |
| 43 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 44 | Status | I | 8 | Nur für Export. 0 = neu, 10 = Neu, Zahlung bestätigt (nur bei Sofortüberweisung), 20 = teilbezahlt, 30 = bezahlt, 40 = teilgeliefert, 50 = geliefert, 60 = Teilabschlag berechnet, 70 = Abschlag berechnet, 80 = teilabgerechnet, 90 = abgerechnet, 100 = erledigt, 1000 = abgesagt, 1010 = gelöscht. |
| 45 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 46 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 47 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 48 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 49 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 50 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 51 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 52 | Abgesagt am | D | 8 | |
| 53 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 54 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 55 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 56 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 57 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 58 | Anrede | C | 10 | Felder 57 - 70: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 59 | Titel | C | 10 | |
| 60 | Vorname | C | 40 | |
| 61 | Name | C | 40 | |
| 62 | Firma | C | 40 | |
| 63 | Abteilung | C | 40 | |
| 64 | Strasse | C | 40 | |
| 65 | PLZ | C | 10 | |
| 66 | Ort | C | 20 | |
| 67 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 68 | Telefon | C | 20 | |
| 69 | Telefon2 | C | 20 | |
| 70 | Telefax | C | 20 | |
| 71 | C | 50 | ||
| 72 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 73 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 74 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 75 | Mengeneinheit | C | 3 | ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 76 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 77 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 78 | Liefertermin | D | 8 | Optional. |
| 79 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 80 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 81 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 82 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Baudienstleistung |
| 83 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 84 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 85 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = halber Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Nullbesteuerung (Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
Siehe auch: Daten importieren
Über diese Satzart können Rechnungen in Collmex angelegt und geändert werden. Die Rechnungen werden nach dem Import direkt verbucht. Verwenden Sie diese Satzart, wenn Sie in einem externen System die Rechnungen erzeugen, die Ausgabe und Verwaltung der Rechnungen jedoch in Collmex erfolgen soll.
Diese Satzart wird auch für den Export von Rechnungen verwendet. Einige Felder werden nur beim Export aus Collmex gefüllt und werdern beim Import ignoriert.
Jede Rechnungs-Position ist eine Zeile in der CSV-Datei. Alle Positionen einer Rechnung müssen in aufeinander folgenden Zeilen stehen. Die Kopfdaten (z.B. Kunde, Zahlungsbedingung, Versandart usw.) müssen für alle Positionen / Zeilen angegeben werden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXINV | |
| 2 | Rechnungsnummer | I | 8 | Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung eindeutig. Siehe auch Nummernvergabe. |
| 3 | Position | I | 8 | Positionsnummer der Rechnungsposition. Wenn nicht angegeben, wird die Positionsnummer automatisch fortlaufend vergeben. |
| 4 | Rechnungsart | I | 8 | 0 = Rechnung, 1 = Gutschrift, 2 = Abschlagsrechnung, 3 = Barverkauf |
| 5 | Firma Nr | I | 8 | Interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt. |
| 6 | Auftrag Nr | I | 8 | Nummer des Kundenauftrags, auf den sich die Rechnung bezieht. |
| 7 | Kunden-Nr | I | 8 | Der Kunde muss in Collmex existieren. |
| 8 | Anrede | C | 10 | Felder 8 - 27 ist die Kundenadresse. Nur für den Export. Die Felder werden beim Import ignoriert. |
| 9 | Titel | C | 10 | |
| 10 | Vorname | C | 40 | |
| 11 | Name | C | 40 | |
| 12 | Firma | C | 40 | |
| 13 | Abteilung | C | 40 | |
| 14 | Strasse | C | 40 | |
| 15 | PLZ | C | 10 | |
| 16 | Ort | C | 20 | |
| 17 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 18 | Telefon | C | 20 | |
| 19 | Telefon2 | C | 20 | |
| 20 | Telefax | C | 20 | |
| 21 | C | 50 | ||
| 22 | Kontonr | C | 20 | |
| 23 | Blz | C | 20 | |
| 24 | Abweichender Kontoinhaber | C | 30 | |
| 25 | IBAN | C | 20 | |
| 26 | BIC | C | 20 | |
| 27 | Bank | C | 20 | |
| 28 | USt.IdNr | C | 20 | |
| 29 | Privatperson | I | 8 | 0 = keine Privatperson , 1 = Privatperson |
| 30 | Rechnungsdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das aktuelle Datum gesetzt. |
| 31 | Preisdatum | D | 8 | Falls nicht angegeben, wird das Rechnungsdatum gesetzt. |
| 32 | Zahlungsbedingung | I | 8 | Als Zahl codiert, beginnend mit 0 für 30T ohne Abzug, wie im Programm unter "Einstellungen". Falls nicht angegeben, wird die Zahlungsbedingung vom Kunden übernommen. |
| 33 | Währung (ISO-Codes) | C | 3 | Falls nicht angegeben, wird die Währung vom Kunnden übernommen. |
| 34 | Preisgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Preisgruppe, wie sie bei der Pflege der Preisgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Preisgruppe vom Kunden übernommen. |
| 35 | Rabattgruppe | I | 8 | Interne Nummer der Rabattgruppe, wie sie bei der Pflege der Rabattgruppe in der ersten Spalte angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Rabattgruppe vom Kunden übernommen. |
| 36 | Schluss-Rabatt | I | 8 | Schluss-Rabatt in Prozent. |
| 37 | Rabattgrund | C | 255 | Grund für den Rabatt. |
| 38 | Rechnungstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 39 | Schlusstext | C | 1024 | Falls (NULL), wird der Text aus den Standard-Textbausteinen ermittelt. |
| 40 | Internes Memo | C | 1024 | |
| 41 | Gelöscht | I | 8 | 0 = nicht gelöscht, 1 = gelöscht. |
| 42 | Sprache | I | 8 | 0 = Deutsch, 1 = Englisch. |
| 43 | Bearbeiter | I | 8 | Mitarbeiternummer des Bearbeiters. Falls nicht angegeben, wird der Bearbeiter automatisch bestimmt. |
| 44 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nummer des Vermittlers für die Provisionsabrechnung. |
| 45 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 46 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 47 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 48 | Reserviert | C | 8 | Bitte leer lassen |
| 49 | Versandart | I | 8 | Interne Nummer der Versandart, wie sie bei der Pflege der Versandart angezeigt wird. Falls nicht angegeben, wird die Versandart automatisch bestimmt über die Versandgruppen der im Auftrag enthaltenen Produkte (nur Collmex pro). |
| 50 | Versandkosten | M | 18 | Falls nicht angegeben, werden die Versandkosten automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 51 | Nachnahmegebühr | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Nachnahmegebühr automatisch über die Versandart bestimmt. |
| 52 | Lieferdatum | D | 8 | Optional. |
| 53 | Lieferbedingung | C | 3 | International genormte INCOTERMS. Falls nicht angegeben, wird die Lieferbedingung aus der Versandart übernommen. |
| 54 | Lieferbedingung Zusatz | C | 40 | Ort der Lieferbedingung |
| 55 | Anrede | C | 10 | Felder 46 - 58: Optional. Abweichende Lieferadresse. |
| 56 | Titel | C | 10 | |
| 57 | Vorname | C | 40 | |
| 58 | Name | C | 40 | |
| 59 | Firma | C | 40 | |
| 60 | Abteilung | C | 40 | |
| 61 | Strasse | C | 40 | |
| 62 | PLZ | C | 10 | |
| 63 | Ort | C | 20 | |
| 64 | Land | C | 2 | ISO Codes |
| 65 | Telefon | C | 20 | |
| 66 | Telefon2 | C | 20 | |
| 67 | Telefax | C | 20 | |
| 68 | C | 50 | ||
| 69 | Positionstyp | I | 8 | 0 = Normalposition, 1 = Summenposition, 2 = Textposition, 3 = Kostenlos. |
| 70 | Produktnummer | C | 20 | Falls nicht angegeben, muss die Produktbeschreibung gefüllt sein. Die Produktnummer muss in Collmex existieren. |
| 71 | Produktbeschreibung | C | 10.000 | Falls nicht angegeben, wird die Beschreibung aus dem Produkt übernommen. |
| 72 | Mengeneinheit | C | 3 | ISO Codes. Falls nicht angegeben, wird die Mengeneinheit vom Produkt übernommen. |
| 73 | Menge | N | 18 | Auftragsmenge |
| 74 | Einzelpreis | M | 18 | Falls nicht angegeben, wird der Preis über das Produkt bestimmt. |
| 75 | Preismenge | N | 18 | Falls nicht angegeben, wird die Preismenge über das Produkt bestimmt bzw. auf 1 gesetzt. |
| 76 | Positionsrabatt | M | 18 | Positionsrabatt in Prozent mit zwei Nachkommastellen. |
| 77 | Positionswert | M | 18 | Nur für Export. Beim Import wird der Positionswert automatisch aus Preis und Rabatt berechnet. |
| 78 | Produktart | I | 18 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. 0 = Ware, 1 = Dienstleistung, 2 = Mitgliedsbeitrag (nur Collmex Verein), 3 = Baudienstleistung |
| 79 | Steuerklassifikation | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist. Andernfalls wird die Steuerklassifikation aus dem Produkt ermittelt. 0 = voller Steuersatz, 1 = halber Steuersatz, 2 = steuerfrei. |
| 80 | Steuer auch im Ausland | I | 8 | Wird beim Import nur verwendet, wenn kein Produkt gesetzt ist und die Produktart eine Dienstleistung ist. 0 = Sonstige Leistung ist im Inland nicht steuerbar bei Leistungsort im Ausland, 1 = Sonstige Leistung ist im Inland steuerbar auch bei Leistungsort im Ausland. |
| 81 | Kundenauftragsposition | I | 8 | Position des Kundenauftrags, auf das sich die Rechnungsposition bezieht. |
| 82 | Erlösart | I | 8 | Nur für Export. 0 = voller Steuersatz 1 = halber Steuersatz 2 = steuerfreies Produkt 10 = Export 11 = innergemeinschaftliche Lieferung 12 = Nicht steuerbare Umsätze 13 = Nullbesteuerung (Kleinunternehmer) 14 = Leistungsempfänger ist steuerpflichtig |
Siehe auch: Daten importieren
Importieren Sie Tätigkeiten, wenn z.B. ein externes Zeiterfassungsprogramm genutzt wird.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CMXACT | |
| 2 | Projekt Nr | I | 8 | |
| 3 | Mitarbeiter Nr | I | 8 | |
| 4 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern angezeigt |
| 5 | Satz Nr | I | 8 | Interne Nummer des Satzes aus dem Projekt |
| 6 | Beschreibung | I | 8 | Beschreibung der Tätigkeit |
| 7 | Datum | D | 8 | Datum, an dem die Tätigkeit ausgeführt wurde. |
| 8 | Von | T | 8 | Uhrzeit im Format HH:MM |
| 9 | Bis | T | 8 | Uhrzeit im Format HH:MM |
| 10 | Pausen | T | 8 | Pausen im Format HH:MM |
Siehe auch: Daten importieren
| Siehe auch: | Schnittstellen für den Datenaustausch, Daten Importieren |
Das Collmex API bietet die Möglichkeit, Daten mit den Collmex-Programmen automatisch auszutauschen. Mögliche Szenarien sind z.B. die Anbindung von externen Shops, Rechnungs-Programmen oder Kassen.
Die verwendeten Datentypen basieren auf den CSV-Dateien, die auch für den interaktiven Upload verwendet werden. Die hier zusätzlich definierten Satzarten finden nur im API Verwendung und ergänzen die bekannten Satzarten für den Upload.
Softwarehersteller haben mit Collmex API die Möglichkeit, ihre eigenen Produkte mit Collmex buchhaltung pro und Collmex pro zu integrieren. Wenn gewünscht, werden die Programme auf der Collmex Webseite im Partnerverzeichnis gelistet.
Das Kommunikationsprotokoll richtet sich nach dem Internet-Standard RFC 2388 (POST multipart/form-data). Es handelt sich damit um ein Standard Internetprotokoll, das von praktisch allen Plattformen und Programmiersprachen genutzt werden kann.
Mit dem frei erhältlichen Kommandozeilenprogramm curl (http://curl.haxx.se/), können die CSV-Dateien auf sehr einfache Weise ausgetauscht werden. Für PHP existiert eine Bibliothek libCURL. Die Verwendung von Curl ist nur ein Beispiel, wie die Kommunikation technisch erfolgen kann. Natürlich kann auch anderes Programm verwendet werden, das sich nach RFC 2388 richtet.
Es gibt nur genau ein Feld in dem Formular mit dem Feldnamen 'fileName'. In diesem Feld wird eine CSV-Datei übermittelt, welche die Daten für den Upload oder die Abfragen enthält. Das Ergebnis ist wieder eine CSV-Datei. In einer Datei können beliebig viele Satzarten enthalten sein. In einem Kommunikations-Schritt können Daten so unterschiedlicher Satzarten hoch geladen und abgefragt werden.
Die URL für den Datenaustausch ist: https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,data_exchange wobei XXXXX die Kunden- bzw. Mandantennummer ist.
Bespiel für einen Datenaustausch mittels curl per Kommandozeile: curl –k -o download.csv -F fileName=@upload.csv https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,data_exchange.
In PHP:
$ch = curl_init("https://www.collmex.de/cgi-bin/cgi.exe?XXXXX,0,data_exchange");
curl_setopt($ch, CURLOPT_POSTFIELDS, array('fileName'=>"@c:\upload.csv"));
curl_setopt($ch, CURLOPT_SSL_VERIFYPEER, FALSE);
curl_exec($ch);
curl_close($ch);
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Authentifizierung erfolgt über den ersten Datensatz, d.h. die erste Zeile in der CSV-Datei muss von der Satzart LOGIN sein:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert LOGIN | |
| 2 | Benutzer | C | 10 | - |
| 3 | Passwort | C | 10 | - |
Sofern sich das externe Programm auf einem wenig gesicherten Webserver befindet, sollte der Benutzer aus Sicherheitsgründen nur für Collmex API zugelassen sein. Legen Sie dazu einen neuen Benutzer an und setzen Sie das Kennzeichen 'Nur für API'. Dies verhindert, dass sich jemand unberechtigter Weise interaktiv an Ihrem Programm anmelden kann, selbst wenn er von Benutzernamen und Passwort Kenntnis erlangt hat.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die komplette Kommunikation findet in einer Datenbank-Transaktion statt. Im Falle eines Fehlers wird die Datenbank-Transaktion zurück gerollt. Das bedeutet, dass entweder alle Änderungen oder gar keine übernommen werden.
Für den Fall, dass es bei der Kommunikation einen Fehler gab, wird ein Fehlersatz zurückgegeben (Meldungstyp 'E').
Wenn es keinen Fehler gab, wird das angeforderte Ergebnis zurückgegeben und als letzte Meldung immer eine Erfolgsmeldung (Meldungstyp 'S', Meldungsnummer 20420, Meldungstext 'Datenübertragung erfolgreich. Es wurden XXX Datensätze verarbeitet.').
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert MESSAGE | |
| 2 | Meldungstyp | C | 2 | 'S' = Success 'W' = Warnung 'E' = Fehler |
| 3 | Meldungsnummer | C | 20 | Die interne Collmex-Meldungsnummer |
| 4 | Meldungstext | C | 255 | - |
| 5 | Zeile | I | 8 | Zeilennummer der Upload-Datei, auf die sich die Meldung bezieht. |
Sofern das Programm bei eine Nummer für ein Dokument vergeben hat, wird diese über die Satzart NEW_OBJECT_ID zurückgegeben. Mehr Informationen dazu unter Nummernvergabe.
Siehe auch: Collmex API Inhalt, Nummernvergabe
Die Abfrage von Zahlungseingängen zu importierten Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_PAYMENT_GET. Damit stehen im externen System Informationen über den in Collmex gebuchten Zahlungseingang zur Verfügung.
Achtung: Die Funktion funktioniert nur für über die Satzart CMXUMS importiere Umsätze, nicht für Rechnungen, die in Collmex selbst erzeugt wurden.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_PAYMENT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Rechnungsnummer | C | 20 | Optional. Falls nicht angegeben, werden die Zahlungen zu allen Rechnungen zurückgegeben. |
| 4 | Nur neue Zahlungen | I | 8 | 1 = Es werden nur Zahlungen zu Rechnungen zurückgegeben, für die seit der letzten Abfrage Zahlungseingänge neu gebucht oder storniert wurden. |
| 5 | Systemname | C | 10 | Name des externen Systems. Es werden nur Zahlungen für Rechnungen zurückgegeben, die von diesem System eingebucht wurden. |
Als Ergebnis wird mit der Satzart INVOICE_PAYMENT zurückgegeben.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_PAYMENT | |
| 2 | Rechnungsnummer | C | 20 | - |
| 3 | Datum | D | 8 | Datum der Zahlung (Belegdatum des Buchhaltungsbelegs) |
| 4 | Gezahlter Betrag | M | 18 | Über ein Finanzkonto (Bank, Kasse) tatsächlich bezahlter Betrag |
| 5 | Reduzierender Betrag | M | 18 | Der offene Posten wurde um diesen Betrag reduziert. Der tatsächlich gezahlte Betrag kann kleiner sein als der reduzierende Betrag z.B. bei Skonto, Kleinbetragsdifferenzen oder Forderungsverlusten. |
| 6 | Geschäftsjahr | I | 8 | Geschäftsjahr des Buchhaltungsbelegs |
| 7 | BelegNr | I | 8 | Buchhaltungs-Belegnummer |
| 8 | BelegPos | I | 8 | Belegposition |
Zu einer Rechnung werden immer alle Nachfolgebelege übertragen. Wird ein Zahlungseingang storniert, und der Posten damit wieder offen, ist das Zahldatum und der Betrag leer.
Geschäftsjahr, BelegNr und BelegPos identifizieren die Zahlung eindeutig. Diese drei Felder können deshalb als Schlüssel im externen System verwendet werden.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Abfrage von Produkten erfolgt über die Satzart PRODUCT_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, den Produktstamm mit externen Shops oder Kassensystemen abzugleichen.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert PRODUCT_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Produkt zurückgegeben. |
| 4 | Produktgruppe | C | 20 | Optional. Falls angegeben, werden nur Produkte zurückgegeben, welche dieser Produktgruppe oder einer Untergruppe zugeordnet sind. |
| 5 | Preisgruppe | C | 20 | Optional. Falls angegeben, werden nur Produkte zurückgegeben, für die ein Preis dieser Preisgruppe existiert. |
| 6 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Produkte zurückgegeben, die sich seit der letzten PRODUCT_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 7 | Systemname | C | 10 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Produkt ein Satz der Satzart CMXPRD. Sofern bei der Abfrage eine Preisgruppe angegeben war, wird in CMXPRD der Preis dieser Preisgruppe zurückgegeben, anderenfalls der Preis der Standard-Preisgruppe 0.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Abfrage des aktuell verfügbaren Bestands erfolgt über die Satzart STOCK_AVAILABLE_GET:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert STOCK_AVAILABLE_GET | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | Interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Produktnummer, für die der verfügbare Bestand abgefragt werden soll. |
Das Ergebnis der Abfrage ist ein Satz der STOCK_AVAILABLE:
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert STOCK_AVAILABLE | |
| 2 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 3 | Produktnummer | C | 20 | Nummer des Produkts |
| 4 | Verfügbarer Bestand | N | 18 | Der verfügbare Bestand ist gleich dem freien Bestand abzüglich der Bedarfe (z.B. Kundenaufträge, Lieferungen) deren Termin vor oder auf dem Heute-Datum liegen. |
| 5 | Mengeneinheit | C | 3 | ISO Codes. Die Mengeneinheit des Produkts. |
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Abfrage von Angeboten erfolgt über die Satzart QUOTATION_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert QUOTATION_GET | |
| 2 | Angebotsnummer | C | 20 | Optional. Falls angegeben wird nur das angegebene Angebot zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Angebotsdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Angebotsdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Reserviert | I | 8 | |
| 8 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Angeboten im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Angebote zurückgegeben, die sich seit der letzten QUOTATION_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 10 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jedes Angebot ein Satz der Satzart CMXQTN. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jedes Angebot im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'QuotationXXXX.pdf', wobei XXXX die Angebotsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Angebote in der CSV-Datei result.csv im Format CMXQTN enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Abfrage von Kundenaufträgen erfolgt über die Satzart SALES_ORDER_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert SALES_ORDER_GET | |
| 2 | Auftragsnummer | C | 20 | Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Kundenauftrag zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Auftragsdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Auftragsdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Reserviert | I | 8 | |
| 8 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Kundenaufträgen im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kundenaufträge zurückgegeben, die sich seit der letzten SALES_ORDER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 10 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kundenauftrag ein Satz der Satzart CMXORD-2. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jeder Kundenauftrag im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'SalesOrderXXXX.pdf', wobei XXXX die Auftragsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Kundenaufträge in der CSV-Datei result.csv im Format CMXORD-2 enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Abfrage von Rechnungen erfolgt über die Satzart INVOICE_GET. Die Abfrage ist insbesondere dafür gedacht, die Rechnungen den Kunden über einen externen Kundenbereich zugänglich zu machen oder die Rechnungen in einem eigenen Format an den Kunden zu übermitteln. Dazu werden die neu angelegten oder geänderten Rechnungen periodisch (z.B. einmal am Tag) abgefragt und extern weiter verarbeitet.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert INVOICE_GET | |
| 2 | Rechnungsnummer | C | 20 | Optional. Falls angegeben wird nur die angegebene Rechnung zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. |
| 5 | Rechnungsdatum Von | D | 8 | Optional. |
| 6 | Rechnungsdatum Bis | D | 8 | Optional. |
| 7 | Nur ausgegebene | I | 8 | 1 = Es werden nur Rechnungen zurück gegeben, welche nach dem Anlegen oder Ändern schon gedruckt oder gesendet wurden. |
| 8 | Rückgabe-Format | C | 20 | 0 oder nicht angegeben = CSV-Datei, 1 = ZIP-Datei mit den Rechnungen im PDF-Format und einer CSV-Datei result.csv. |
| 9 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Rechnungen zurückgegeben, die sich seit der letzten INVOICE_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 10 | Systemname | C | 10 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jede Rechnung ein Satz der Satzart CMXINV. Falls als Rückgabe-Format '1' gewählt wurde, gibt Collmex eine ZIP-Datei zurück. In dieser ZIP-Datei ist jede Rechnung im PDF-Format enthalten. Der Dateiname ist 'InvoiceXXXX.pdf', wobei XXXX die Rechnungsnummer ist. In der ZIP-Datei sind zusätzlich die Rechnungen in der CSV-Datei result.csv im Format CMXINV enthalten.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Abfrage von Kunden erfolgt über die Satzart CUSTOMER_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert CUSTOMER_GET | |
| 2 | Kunde Nr | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Kunde zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interner Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Text | C | 80 | Zur Freitextsuche |
| 5 | Fällig zur Wiedervorlage | I | 8 | 1 = Nur zur Wiedervorlage fällige Datensätze liefern. |
| 6 | PLZ | C | 8 | Zur Suche über die Postleitzahl |
| 7 | Adressgruppe | I | 8 | |
| 8 | Preisgruppe | I | 8 | |
| 9 | Rabattgruppe | I | 8 | |
| 10 | Vermittler | I | 8 | Mitarbeiter Nr des Vermittlers |
| 11 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kundenaufträge zurückgegeben, die sich seit der letzten CUSTOMER_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 12 | Systemname | C | 10 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Kunden ein Satz der Satzart CMXKND.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Die Abfrage von Lieferanten erfolgt über die Satzart VENDOR_GET.
| Nr | Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Satzart | C | Festwert VENDOR_GET | |
| 2 | Lieferanten Nr | I | 8 | Optional. Falls angegeben wird nur der angegebene Lieferant zurückgegeben. |
| 3 | Firma Nr | I | 8 | interne Nummer der Firma, wie unter Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern |
| 4 | Text | C | 80 | Zur Freitextsuche |
| 5 | Fällig zur Wiedervorlage | I | 8 | 1 = Nur zur Wiedervorlage fällige Datensätze liefern. |
| 6 | PLZ | C | 8 | Zur Suche über die Postleitzahl |
| 7 | Nur geänderte | I | 8 | 1 = Es werden nur Kundenaufträge zurückgegeben, die sich seit der letzten VENDOR_GET-Abfrage des im nächsten Feld angegebenen Systems geändert haben oder neu angelegt wurden. |
| 8 | Systemname | C | 10 | Name des externen Systems. Unter diesem Namen wird Datum und Uhrzeit der letzten Abfrage in Collmex gespeichert. |
Das Ergebnis der Abfrage ist für jeden Lieferant ein Satz der Satzart CMXLIF.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
In diesem Szenario werden Rechnungen mit einer externen Auftragsbearbeitung oder Warenwirtschaft erstellt. Die Rechnungen sollen in der Collmex-Buchhaltung verbucht werden. In Collmex werden die Zahlungseingänge gebucht und die offenen Posten verwaltet. Die Informationen über die Zahlungseingänge werden an das externe Rechnungsprogramm zurückgegeben.
In regelmäßigen Abständen (z.B. einmal am Tag) überträgt das externe Programm neue und geänderte Rechnungen an Collmex und holt die Zahlungen zu den Rechnungen ab.
Die CSV-Datei enthält zuerst den Satz zur Authentifizierung und danach mehrere Umsätze. Im letzten Datensatz werden die neuen Zahlungseingänge abgefragt. Das Ergebnis der Übertragung sind die Zahlungen wiederum im CSV-Format.
In diesem Szenario werden mehrere externe Kassen an Collmex angebunden. Nach dem Kassenabschluss überträgt jede Kasse ihre Umsätze an die Collmex - Buchhaltung und fragt gleichzeitig Änderungen an den Produkten ab.
Jede Kasse erhält einen eigenen Systemnamen (im Beispiel 'Kasse1'), um den Zeitpunkt der letzen Abfrage für jede Kasse separat verwalten zu können.
Siehe auch: Collmex API Inhalt
Exportieren Sie alle wichtigen Daten als CSV-Datei oder als HTML-Datei. Aktivieren Sie alle relevanten Felder und klicken Sie dann auf Daten exportieren.
Die CSV-Dateien sind im gleichen Format wie beim Daten-Import.
Beachten Sie, dass eine vollständige Rücksicherung an Hand der exportierten Daten nicht möglich ist. Die CSV-Dateien sind für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen gedacht und enthalten deshalb nicht alle intern vorhandenen Tabellen und Felder. Bei einer Rücksicherung von solchen Dateien würden deshalb Daten verloren gehen.
Den selektiven Export von Kunden, Lieferanten und Adressen (z.B. nach Adressgruppe) nehmen Sie unter Verkauf → Adresse → Anzeigen und ändern vor. Für den selektiven Export von Buchhaltungsbelegen steht die Funktion Excel-Export unter Buchhaltung bzw. Übersicht → Schnittstellen zur Verfügung.
Siehe auch: Schnittstellen für den Datenaustausch, Buchhaltungsbelege exportieren
*Nicht in allen Versionen
Daten können nur gelöscht werden, solange noch keine USt-Voranmeldung verschickt wurde! Alle Einstellungen bleiben erhalten und werden nicht gelöscht (Firmen, Geschäftsjahre, Druckeinstellungen usw.).
Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten und aktivieren Sie das Feld Ja, wirklich löschen. Klicken Sie dann auf Daten löschen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zu löschende Daten | Löschen von Belegen: Es werden alle Belege für alle Firmen gelöscht (Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Angebote, Reisen, Tätigkeiten, usw.).
Löschen von Belegen und Stammdaten: Zusätzlich werden alle Stammdaten für alle Firmen gelöscht (Produkte, Kunden, Lieferanten, Anlagen, Projekte usw.). |
| Ja, wirklich löschen | Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Daten löschen möchten. |
Beim Import der Lieferanten-Preisliste werden in Collmex Lieferantenvereinbarungen und Produkte angelegt bzw. geändert.
Für den Import ist eine Satzart erforderlich, in welcher der Aufbau der Lieferanten-Preisliste festgelegt wurde. Legen Sie sich für jeden Lieferant eine eigene Satzart an, die Sie dann bei jedem Import verwenden.
Für den Import gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis: Wenn Sie nur einmal oder sehr selten Produkte und Preise importieren, können Sie auch die Importfunktion unter Verwaltung → Daten → importieren verwenden. Dort sind die Satzarten mit allen Feldern fest vorgegeben.
Siehe auch: Satzart anlegen, Satzart bearbeiten, Satzarten
Da in der Regel jeder Lieferant anders strukturierte Preislisten hat, legen Sie für jeden Lieferanten eine eigene Satzart an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen.
Siehe auch: Satzart bearbeiten, Satzarten, Lieferanten-Preisliste importieren
Die Satzart wird für den Import der Lieferanten-Preisliste benötigt. In einer Satzart ordnen Sie den internen Feldern (z.B. Produktnummer, EK-Preis usw.) eine Spalte aus der CSV-Preisliste Ihres Lieferanten zu. Wenn ein Feld nicht in der Preisliste enthalten ist (z.B. die interne Nummer der Firma oder die Lieferantennummer), kann auch ein Festwert zugeordnet werden.
Vorgehen
Eingabefelder für die Satzart
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichung | Name der Satzart. Sie können den Namen frei wählen. |
| Vorlage Produkt | Wenn Produkte beim Import neu angelegt werden, wird dieses Produkt als Vorlage benutzt (s. Produkt anlegen → Kopieren von Produkt). |
| Erste Zeile ist Überschrift | Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die erste Zeile beim Import ignoriert werden soll. |
| Dezimalzeichen ist Punkt | Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Dezimalzeichen ein Punkt statt einem Komma ist (z.B. 1.00 statt 1,00). |
Zuordnung der internen Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Internes Feld | Das interne Feld, welches zugeordnet werden soll. Siehe Tabelle unten für eine Beschreibung der internen Felder |
| Feldinhalt kommt aus | Festwert: Festwerte werden verwendet, wenn ein Feld nicht in der Import-Datei enthalten ist, wie z.B. die interne Nummer der Firma oder die Lieferantennummer. Sie geben dann bei Festwert den festen Wert ein. Feld in Datei: Das Feld wird aus der Datei eingelesen. Sie geben dann bei Feld-Nr in Datei die Spalte ein. Festwert + Feld in Datei: Der Festwert und der Feldinhalt werden zusammengefügt (Beispiel: Die Produktnummer kann aus der Lieferantennummer als Festwert und der Produktnummer aus der Datei zusammengesetzt werden). |
| Festwert | Der feste Wert, z.B. beim Feld Firma die interne Nummer der Firma |
| Feld-Nr in Datei | Nummer der Spalte in der CSV-Datei, in der sich der Inhalt befindet. |
Bedeutung der internen Felder
| Feld | Typ | Max.Länge | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Firma | I | 1 | Mussfeld. Interne Nummer der Firma, für die die Preise importiert werden (Verwaltung → Firma). |
| Lieferantennummer | I | 8 | Mussfeld. Nummer des Lieferanten, für den die Preisliste importiert wird. |
| Produktnummer | C | 20 | Mussfeld. Produktnummer. Falls das Produkt noch nicht existiert, wird es angelegt. |
| ProdNr des Lieferanten | C | 20 | Mussfeld. Produktnummer des Lieferanten in der Lieferantenvereinbarung |
| Prod.Bez. des Lieferanten | C | 255 | Mussfeld. Produktbezeichnung des Lieferanten in der Lieferantenvereinbarung |
| Einkaufspreis | M | 18 | Mussfeld. Nettopreis in der Lieferantenvereinbarung. Der Preis ist gültig, von dem Tag an, an dem Sie die Liste importiert haben. |
| Einkaufs-Preismenge | I | 18 | Optional. Pro welcher Menge der Preis gilt (Feld Menge der Lieferantenvereinbarung). Wenn nicht angegeben, wird 1 gesetzt. |
| Mengeneinheit | C | 3 | Optional. Mengeneinheit des Produkts. ISO-Code in Großbuchstaben (siehe Verwaltung → Sonstige Einstellungen → Mengeneinheiten). Wenn nicht angegeben, wird PCE (= Stück) gesetzt. |
| Verkaufspreis | M | 18 | Optional. Verkaufspreis (Feld Preis im Produkt). |
| Verkaufs-Preismenge | I | 18 | Optional. Pro welcher Menge der Preis gilt (Feld Menge im Produkt). |
| Preisgruppe | I | 3 | Optional. Interne Nummer der Preisgruppe (Feld Preisgruppe im Produkt) für den Verkaufspreis. |
| Lieferzeit | I | 8 | Optional. Feld Lieferzeit in Tagen aus der Lieferantenvereinbarung |
| Eigene Produktbezeichnung | C | 255 | Optional. Eigene Produktbezeichnung im Produkt |
| Produktgruppe | I | 8 | Optional. Interne Nummer der Produktgruppe (Verkauf → Produkt → Produktgruppe) |
| Verpackungseinheit | I | 18 | Optional. Verpackungseinheit, in der der Lieferant den Artikel liefert (Feld Verp.Einh in der Lieferantenvereinbarung). |
Datentypen
| Kürzel | Bemerkung | Beispiel |
|---|---|---|
| C | Alphanumerisch | Kunde Müller |
| I | Numerisch, ganze Zahlen | 5 |
| N | Numerisch mit max. drei Nachkommastellen | 5,25 |
| D | Datum im Format JJJJMMTT (ISO-Format) | 20051021 |
| M | Geldbetrag mit zwei Nachkommastellen | 2056,34 |
| T | Uhrzeit im Format HHMM | 1234 |
Siehe auch: Satzart anlegen, Satzarten, Lieferanten-Preisliste importieren
Alle vorhandenen Satzarten werden angezeigt. Zum Bearbeiten einer Satzart klicken Sie auf den Link Anzeigen.
Siehe auch: Satzart anlegen, Satzart bearbeiten, Lieferanten-Preisliste importieren
Bei der Nummernvergabe legen Sie fest, mit welcher Zahl die Nummernvergabe der Dokumente starten soll.
Standardmäßig beginnt die Nummernvergabe bei Eins (1, 2 ...). Bei den Lieferanten startet Sie bei 70.000. Hintergrund: Wenn Ihr Steuerberater Ihre Daten später in Datev übernehmen möchte, müssen die Lieferantennummern zwischen 70.000 und 99.999 liegen. Ansonsten können die Daten nicht in Datev importiert werden.
Geben Sie die Nummer/n ein (z.B. 1000), mit der die Nummervergabe beginnen soll und klicken Sie dann auf Speichern.
Die Wechselkurstabelle verwenden Sie, wenn Sie z.B. Rechnungen in einer Fremdwährung schreiben und diese direkt in die Buchhaltung übernehmen möchten. Bei der Buchung wird die Fremdwährung entsprechend der Tabelle in Euro umgerechnet.
Die aktuellen Wechselkurse finden Sie unter dem Link Wechselkurse im Internet.
| Gültig ab | Betrag | Währung | = | Betrag | Währung |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.2007 | 1,00 | USD | = | 0,79 | EUR |
| 01.02.2007 | 1,00 | USD | = | 0,80 | EUR |
| 10.02.2007 | 1,00 | USD | = | 0,78 | EUR |
| 01.03.2007 | 1.000.000 | TRL | = | 0,59 | EUR |
| 01.07.2007 | 1.000.000 | TRL | = | 0,56 | EUR |
Im Programm sind bereits Zahlungsbedingungen angelegt. Bei Bedarf legen Sie eigene Zahlungsbedingungen an.
Klicken Sie zum Speichern Ihrer Eingabe auf die Schaltfläche Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Periode 1 | Anzahl der Tage bis die zweite Periode beginnt. |
| Skonto 1 | Prozentsatz für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. |
| Periode 2 | Anzahl der Tage bis die dritte Periode beginnt. |
| Skonto 2 | Prozentsatz für die erste Periode. Geben Sie eine Null ein, wenn kein Skonto abziehbar ist. |
| Periode 3 | Anzahl der Tage bis zur letzten Mahnung |
Löschen: Zum Löschen klicken Sie auf den Mülleimer am Ende der Zeile. Gelöscht werden können nur selbst angelegte Zahlungsbedingungen.
Siehe auch: Einführung Mahnung, Einstellungen Mahnung, Offene Posten
Standardmäßig sind nur die wichtigsten Mengeneinheiten vordefiniert. Bei Bedarf ergänzen Sie die Liste:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kürzel | Kürzel, das in deutschsprachigen Dokumenten ausgegeben wird. |
| Englisch | Kürzel für englischsprachige Dokumente |
| Nachkommastellen | Stellen nach dem Komma, die zu der Menge angegeben werden. |
| Bezeichnung | Name der Mengeneinheit. Zur internen Information |
Löschen: Zum Löschen einzelner Mengeneinheiten klicken Sie auf den Mülleimer neben der zu löschenden Zeile. Bei Bedarf kann die Mengeneinheit später wieder in die Liste eingefügt werden (siehe oben).
In der Versandart legen Sie Art (z.B. DHL Paket) und den oder die Preise für den Versand fest.
Hier werden alle Versandarten angezeigt. Zum Ändern einer Versandart klicken Sie auf den Link anzeigen. Um eine neue Versandart hinzufügen, klicken Sie auf Versandart anlegen.
Siehe auch: Versandart bearbeiten
Wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Versandart anlegen.
Siehe auch Versandart bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Versandart. Wird nur intern verwendet. Erscheint nicht auf dem Dokument. |
| Nur gültig für Ländergruppe | Sie können die Versandart auf eine bestimmte Ländergruppe einschränken.
Gilt die Versandart für alle Ländergruppen, wählen Sie keine Gruppe aus. Ländergruppen definieren Sie unter Verwaltung → Versand- und Zahlarten → Ländergruppen. |
| Versandübergabe | Wenn Sie die Versanddaten der Lieferungen in das Programm eines Paket- oder Logistik-Dienstleisters importieren möchten, wählen Sie hier das Format aus. Es stehen die folgenden Formate zur Verfügung:
Den Export der Lieferungen führen Sie dann durch unter Warenwirtschaft → Lieferung → Versandübergabe |
| Gewichtsstaffeln | Die Versandkosten können Sie abhängig oder unabhängig vom Gewicht für jede Preisgruppe
einzeln definieren.
|
| Versandkostenfrei ab | Ab welchem Umsatz eine Sendung versandkostenfrei ist, wird für jede Preisgruppe einzeln definiert. |
Die Nachnahme-Gebühr wird in Angebot, Kundenauftrag und Rechnung gesondert ausgewiesen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Preisgruppe | Preisgruppe, für die die Nachnahme-Gebühr gültig ist. |
| Gebühr | Betrag |
Um eine weitere Zeile einzufügen und Ihre Eingabe zu speichern, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Speichern oder Sie drücken die Enter-Taste.
Um eine Versandart zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Das Löschen ist nur dann möglich, wenn die Versandart in keinem Dokument (z.B. Rechnung) verwendet wird.
Beim Anlegen von Kundenaufträgen für eBay-Verkäufe wird über die zugeordneten eBay-Versandbedingungen die Versandart des Kundenauftrags bestimmt. Voraussetzung ist, dass der Käufer beim eBay-Kauf die gewünschte Versandbedingung ausgewählt hat.
Bei eBay ist Nachnahme keine Zahlart, dafür gibt es eigene eBay-Versandbedingungen. Aus diesem Grund können zwei eBay-Versandbedingungen einer Versandart zugeordnet werden:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Regulärer Versand | Die reguläre eBay-Versandbedingungen (keine Nachnahme), bei deren Auswahl durch den Käufer die Versandart im Kundenauftrag gesetzt werden soll. |
| Nachnahme | Die eBay-Nachnahme-Versandbedingungen, bei deren Auswahl durch den Käufer die Versandart im Kundenauftrag gesetzt werden soll. |
Siehe auch: Versandart anlegen
* Nicht in allen Versionen
Die Versandgruppe legt fest, wie ein Produkt versendet werden kann. Wenn z.B. eine Ware als Paket versendet wird, legen Sie eine Versandgruppe mit der Bezeichnung Paket an und wählen dann aus, welche Versandarten möglich sind (z.B. Dhl-Paket, UPS-Paket). Die Versandarten erstellen Sie unter Verwaltung → Versandarten.
Die Versandgruppe hinterlegen Sie im Produkt unter dem Reiter Verkauf.
Hier werden alle Versandgruppen angezeigt. Zum Ändern einer Versandart klicken Sie auf den Link Anzeigen. Um eine neue Versandgruppe hinzufügen, klicken Sie auf Versandgruppe anlegen.
Siehe auch: Versandgruppe bearbeiten, Versandarten
Wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Versandgruppe anlegen.
Siehe auch: Versandgruppe bearbeiten
Die Versandgruppe hinterlegen Sie im Produkt unter dem Link Verkauf.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Gruppe |
| Priorität | Für den Shop: Geben Sie eine Zahl ein. Die Versandarten werden numerisch aufsteigend im Shop angezeigt. Die Versandart mit der kleinsten Zahl erscheint an erster Stelle. |
| Versandart | Wählen Sie eine Versandart aus. |
Zum Speichern Ihre Eingaben klicken Sie auf Speichern. Um die Versandgruppe zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
Siehe auch: Versandarten
Ländergruppen benötigen Sie, wenn eine Versand- oder Zahlart nur für bestimmte Länder oder Regionen gilt (z.B. Spedition nur in Europa).
Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie auf Ländergruppe anlegen. Um Änderungen vorzunehmen klicken Sie auf Anzeigen.
Siehe auch: Laendergruppe bearbeiten
Wählen Sie die Firma aus und klicken Sie auf Ländergruppe anlegen.
Siehe auch: Ländergruppe bearbeiten
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Gruppe (z.B. Europa) |
| Land | Geben Sie ein Länderkürzel ein oder wählen Sie ein Land aus der Liste (Fernglas). Sobald Sie ein Kürzel eingegeben haben, erscheint eine neue eingabebereite Zeile für die Eingabe eines weiteren Landes. Auf diese Weise fügen Sie beliebig viele Länder in die Liste ein.
Zum Entfernen eines Landes aus der Liste klicken Sie auf den Papierkorb am Ende der Zeile. |
Füllen Sie die beiden Felder aus und drücken Sie dann auf die Enter-Taste oder auf die Schaltfläche Speichern. Um die Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
Siehe auch: Laendergruppe anlegen
Wählen Sie zuerst eine Option im Feld Versandübergabe, nehmen Sie Ihre Eingaben und Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Speichern. Die Versandübergabe hinterlegen Sie bei der Versandart.
Fulfillment-Dienstleister
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Übergabe im CSV-Format | Die Lieferungen werden im CSV-Format exportiert. Jede Liefer-Position in einer eigenen Zeile. |
| Übergabe im PDF-Format | Die Lieferungen werden im PDF-Format exportiert. Alle Lieferungen werden zusammen in eine PDF-Datei geschrieben. Diese kann dann beim Fulfillment-Dienstleister ausgedruckt werden. |
| Direkt per E-Mail senden an | Tragen Sie hier die E-Mailadresse Ihres Fulfillment-Dienstleister ein, wenn die CSV und/oder PDF Dateien per Mail an den Fulfillment-Dienstleister gesendet werden sollen. Mit dem Ausführen der Versandübergabe wird die Mail direkt mit den Dateien im Anhang versendet. Eine Kopie der Mail geht an die E-Mailadresse der eigenen Firma. |
| E-Mail Text | Der Text für die E-Mail an den Fulfillment-Dienstleister |
DHL Intraship
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde-Nr bei DHL | Ihre Kundennummer bei DHL |
| Kontaktperson für DHL | Kontaktperson für DHL in der eigenen Firma |
| Empfänger benachrichtigen | Wenn diese Option markiert ist, sendet DHL eine E-Mail an den Empfänger mit aktuellen Informationen über den Status der Sendung (Sendungs-Tracking). |
| Benachrichtigung zusätzlich senden an | Tragen Sie hier Ihre eigene E-Mailadresse ein, um ebenfalls über den Status der Sendung informiert zu werden. |
Siehe auch: Versandarten, Versandübergabe Lieferungen
Alle bei Collmex hinterlegten Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag können Sie selbst ändern. Beachten Sie, dass die Änderungen von Bankverbindung und Rechnungsadresse erst am folgenden Tag aktiv werden.
Siehe auch: Bankverbindung, Rechnungsadresse, Version
Das ist die Rechnungsadresse für Ihre monatliche Rechnung.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Ändern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Bankverbindung, Version
Bankverbindung für den Lastschrifteinzug: Achten Sie darauf, dass die Bankverbindung aktuell und Ihr Bankkonto immer hinreichend gedeckt ist. Im Falle einer Rücklastschrift berechnet uns die Bank 8,66 €, die wir Ihnen zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen.
Zum Speichern Ihrer Eingaben klicken Sie auf Speichern.
ACHTUNG! Die Änderung wird erst am Folgetag aktiv.
Siehe auch: Vertrag, Rechnungsadresse, Version
Beim Versionswechel bleiben alle Daten erhalten. Sie können gerne eine höhere Konfiguration unverbindlich ausprobieren. Wenn Sie innerhalb eines Monats wieder zurück wechseln, entstehen keine zusätzlichen Kosten. Die Preise entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.
Sollte ein Wechsel auf eine niedrigere Konfiguration nötig sein, senden Sie eine Mail an service@collmex.de.
Bei Kündigung werden offene Rechnungen ausgebucht und zu viel bezahlte Beträge automatisch innerhalb weniger Tage erstattet. Sie erhalten eine Bestätigung per Mail.
Was ist der Grund für Ihre Kündigung? Für ein kurzes Feedback sind wir Ihnen dankbar!
Siehe auch: Preisliste, Vertrag, Rechnungsadresse, Bankverbindung